1.3 Учет сделок с ценными бумагами.

ЗАО «Инвестиционная компания ДжиЭрБи» осуществляет обособленный учет:

• сделок, совершенных ЗАО «Инвестиционная компания ДжиЭрБи» от своего имени и за свой счет;

• договоров поручения и комиссии;

• сделок, совершенных во исполнение договоров поручения, комиссии;

• сделок, совершенных на внебиржевом рынке, зарегистрированных компанией, по которым профучастник не выступает стороной по сделке.

Учет сделок, совершенных на биржевом и внебиржевом рынке, осуществляется ЗАО «Инвестиционная компания ДжиЭрБи» в хронологическом порядке в учетных регистрах (далее - журнал).

Организация ведет журналы на бумажном носителе или в электронном виде, и обеспечивает сохранность информации, содержащейся в журналах, от утраты (уничтожения), несанкционированного доступа и внесения несанкционированных изменений.

При ведении электронного журнала организация обеспечивает резервное копирование информации, содержащейся в журналах, по завершении каждого операционного дня.

Раскрытие информации, содержащейся в журналах и составляющей коммерческую тайну сторон сделок, допускается только в случаях и порядке, установленных законодательством.

Журналы хранятся ЗАО «Инвестиционная компания ДжиЭрБи» бессрочно.

Журналы на бумажном носителе пронумеровываются, прошнуровываются, подписываются уполномоченными лицами и скрепляются печатью.

В случае ведения электронных журналов используемые программно-технические средства должны обеспечивать выборку учетных записей из журналов за определенный период времени с выводом их на бумажный носитель.

Протоколы о результатах биржевых торгов брошюруются по периодам времени и хранятся ЗАО бессрочно.

Договоры и иные документы, сопровождающие сделки, хранятся не менее пяти лет и должны представляться по требованию Департамента по ценным бумагам и иных уполномоченных республиканских органов государственного управления в порядке, установленном законодательством.

Договоры, заключенные во исполнение договора поручения, комиссии в период проведения подписки на акции (протоколы о результатах торгов при проведении открытой продажи акций), передаются на хранение эмитенту с оформлением акта приемки-передачи.

2 Документация и документооборот

Первичные учетные документы создаются в организации исполнителями и поступают в бухгалтерию в соответствии с утвержденным графиком документооборота.

Первичные учетные документы составляются по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Оформление хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, осуществляется по формам документов, разработанными организацией.

С целью экономии рабочего времени при вводе информации в бухгалтерскую программу 1.С. в организации применяется самостоятельно разработанный документ «Ведомость оказанных услуг по брокерской деятельности» (приложение №1), который содержит все необходимые обязательные реквизиты первичного учетного документа:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации;

- содержание и основание совершения хозяйственной операции;

- оценку хозяйственной операции в количественных и стоимостных показателях (или в стоимостных показателях);

- должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Документ «Ведомость оказанных услуг по брокерской деятельности» может применяться при осуществлении крупных по количеству сделок по покупке/продаже ценных бумаг конкретной организации. Записи в «Ведомость оказанных услуг по брокерской деятельности» осуществляются на основании отчетов комиссионера/поручителя за определенный день. Дата документа «Ведомость оказанных услуг по брокерской деятельности» соответствует дате отчета комиссионера/поверенного и соответственно является датой оказания услуг по брокерским сделкам.

Документ содержит все накопительные сведения, необходимые для оперативного и правильного отражения операций в бухгалтерском учете и отчетности:

- Ф.И.О. клиента;

- № и дата договоров с клиентом;

- № и дата отчета комиссионера/поверенного;

- Сумма сделки и произведенные удержания;

- Сумма расчета с клиентом по сделке; сумма расчетов с бюджетом по сделке;

- № платежных документов по сделке.