2. Работа с формулами. Общие сведения об использовании функций.

Для проведения вычислений в таблицах в ячейки необходимо заносить формулы. Все формулы начинаются со знака =. Далее для ячеек, находящихся в разных местах таблицы, следуют адреса ячеек (аргументы) и знаки арифметических операций.

В формулах используются относительные и абсолютные адреса ячеек. Относительными называются адреса, которые изменяются при копировании формул. Абсолютными - адреса, которые не изменяются при копировании формул. Для указания, что адрес является абсолютным, необходимо в формуле адрес ячейки указывать со знаком $. Например, $A$3.

Для ячеек, которые находятся подряд в одной строке или столбце, в формуле могут быть использованы и функции.

Список возможных функций можно посмотреть в режиме Вставка команда Функция. Значения, которые функции возвращают в качестве ответа, называются результатами.

Чтобы использовать функцию, нужно ввести ее как часть формулы в ячейку рабочего листа. Последовательность, в которой должны располагаться используемые в формуле символы, называется синтаксисом функции. Все функции используют одинаковые основные правила синтаксиса. Если Вы нарушите правила синтаксиса, Microsoft Excel выдаст сообщение о том, что в формуле имеется ошибка. Если функция появляется в самом начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства, как и во всякой другой формуле.

Скобки позволяют Microsoft Excel определить, где начинается и где заканчивается список аргументов. Помните о том, что нужны обе скобки, и при этом не следует вставлять пробелов ни перед ними, ни после них. Внутри скобок должны располагаться аргументы. В качестве аргументов можно использовать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Задаваемые аргументы должны иметь допустимые для данного аргумента значения. Некоторые функции могут иметь необязательные аргументы, которые могут отсутствовать при вычислении значения функции.

Аргументы могут быть как константами, так и формулами. В свою очередь эти формулы могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными. В формулах Microsoft Excel можно использовать до семи уровней вложенности функций.

Пример. Расчет суммы по строкам.

Для того, чтобы задать параметры ячейки, содержащей сумму по строкам, необходимо:

• выделить первую ячейку из этого столбца;

• нажать на линейке меню пиктограмму суммы;

• автоматически в параметры функции суммы записываются координаты ячеек соответствующей строки, если эти координаты не устраивают пользователя, их можно откорректировать в строке формул.

Для того, чтобы скопировать формулу, на другие ячейки столбца итогов необходимо:

• выделить ячейку, с формулой;

• установить курсор мыши в правый нижний угол ячейки до получения в этом месте черного крестика, нажав левую кнопку мыши протащить мышь вниз или вправо на необходимое количество ячеек;

Аналогичные операции выполняются и для итоговых ячеек по столбцам.

3. Графический анализ данных. Способы создания диаграмм

Для построения диаграммы необходимо выделить таблицу.

Нажав кнопку с изображением графика, которая находится на панели инструментов Стандартная, указатель мыши примет форму креста. Поместив его в поле рабочего листа и держа нажатой кнопку мыши, растянуть его до прямоугольника. На его месте откроется первый диалог Мастера диаграмм, в котором EXCEL указывает выделенный в таблице интервал ячеек. В этом поле можно произвести необходимые исправления.

Щелкнув мышью на кнопке ШАГ>, Мастер предлагает выбрать тип будущей диаграммы. Выберите один из типов диаграмм и щелкните на нем мышью. Затем, нажав кнопку ШАГ, перейдите к следующему диалогу, где указаны разновидности выбранного типа диаграммы. Выделите необходимый с помощью мыши.

Затем снова нажмите кнопку ШАГ и EXCEL в поле Пример диаграммы продемонстрирует внешний вид диаграммы.

Если полученный результат вас не устраивает, можно вернуться к предыдущему диалогу, нажав кнопку ШАГ<.

В последнем диалоге Мастера диаграмм определяются названия осей и заголовка всей диаграммы. Затем нажмите кнопку Закончить и диаграмма появится на экране.

Панель инструментов Диаграмма

Диаграммы можно создавать не только с помощью Мастера диаграмм. Аналогичного результата, даже более быстро, можно добиться с помощью панели инструментов Диаграмма. Панель включается с помощью команды меню Вид - Панели инструментов.

Выделите данные и нажмите на панели инструментов кнопку, открывающую список типов диаграмм. Выбрав тип диаграммы, с помощью соответствующей кнопки запускайте Мастер, выполняющий дальнейшую работу.

Редактирование диаграммы

ВЫДЕЛЕНИЕ ДИАГРАММ

Если вы хотите отредактировать диаграмму, дважды щелкните на ней мышью, или выберите команду меню Правка режим Объект. В результате вокруг внедренной диаграммы появится серая штриховая рамка.

ЭЛЕМЕНТЫ ДИАГРАММЫ

В EXCEL можно отдельно редактировать различные компоненты диаграмм, но предварительно нужно выделить их с помощью мыши или клавиш управления курсором. Например, выделите ось У, щелкнув на ней мышью. В результате концы оси будут помечены двумя квадратиками.

При желании можно выделить всю диаграмму целиком, или только ее область построения (координатные оси и построенные дан-ные), или каждую ось в отдельности; также можно отдельно редактировать столбцы данных диаграм-мы, заголовок, легенду, обозначения осей и т.д.

РЕДАКТИРОВАНИЕ ДИАГРАММЫ

После того, как выделили диаграмму, дважды щелкнув левой кнопкой мыши, выбрать режим Формат или Данные для редактирования элементов таблицы.

ИЗМЕНЕНИЕ ОБЛАСТИ ПОСТРОЕНИЯ ДИАГРАММЫ

Выделив область построения диаграммы, появится серая штриховая рамка вокруг нее. Теперь можно передвинуть эту область с помощью мыши. По периметру рамки находятся темные квадраты. Схватив мышью и перетаскивая их, можно изменить размер области построения.

ЛЕГЕНДА

Легенда отображает принадлежность серии данных к определенной группе, объединяет их по определенному признаку. Легенда содержит ту группу заголовков таблицы, которая не входит в саму диаграмму. Для включения легенды в диаграмму в панели инструментов имеется кнопка Легенда.

ТЕКСТ В ДИАГРАММАХ

При создании диаграмм используется два вида текста: связанный (заголовки элементов диаграммы) и свободный (вводимый произвольно)

СВЯЗАННЫЙ ТЕКСТ. Связанный текст в диаграммах отличается тем, что ему отводится определенное место и роль. Общий заголовок, названия осей, текст легенды - все это относится к определенным элементам диаграммы. Если в процессе создания диаграммы вы не вставили заголовок или названия осей, выберите команду меню Вставка режим Название, и в появившемся диалоге щелкните мышью напротив необходимых названий.

СВОБОДНЫЙ ТЕКСТ. Свободный текст можно просто набрать в строке обработки (следите за тем, чтобы в диаграмме не был выделен ни один элемент, иначе текст станет его заголовком). Набранный текст появляется в середине диаграммы. Затем нажмите кнопку СВОБОДНЫЙ ТЕКСТ (с изображением исписанного листа бумаги). Вставленный текст заключается в рамку, с помощью которой его можно перемещать по области построения, а также менять его размер. Одним из описанных выше способов можно вызвать диалог, позволяющий изменить шрифт, вид, выравнивание и т.д. Маленький секрет: если вы хотите, чтобы ваш свободный текст не имел под собой цветной основы, закрывающей расположенную под ним часть диаграммы, выберите во вкладке ВИД прозрачную закраску области текста.

ЛИНИИ СЕТКИ. График будет более наглядным, если вы проведете на нем линии сетки. Для этого выберите в меню Вставка команду Сетка. В панели Диаграмма также существует кнопка, позволяющая включать и выключать горизонтальные линии сетки.

ОСИ. С помощью команды меню Вставка режим Оси можно включать и выключать изображение осей диаграммы.

РИСУНКИ В КАЧЕСТВЕ СТОЛБЦОВ

Если требуется немного разнообразить график, можно использовать рисунки, созданные в другой программе среды WINDOWS (например, в Paintbrush или CorelDraw). Для этого рисунок или символ с помощью команды Копировать переносится в буфер обмена. Затем войдите в EXCEL и выделите столбцы, которые нужно заполнить рисунком. Наконец, выберите команду меню Правка - Вставить или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+V. Картинка окажется встроенной в диаграмму.

ВИДЫ ДИАГРАММ

ОБЪЕМНЫЕ ДИАГРАММЫ. Объемные диаграммы, как правило, более наглядны и выразительны, но могут возникнуть сложности в случае, когда более высокие колонки на переднем плане закрывают более низкие на заднем. Это можно исправить, выделив диаграмму и выбрав команду меню Формат - Объемные гистограммы, и в появившемся диалоге выбрать вкладку Порядок рядов, выбрать группу более низких колонок и нажать кнопку Сместить вниз.

ЛИНЕЙЧАТАЯ ДИАГРАММА. Этот тип диаграмм хорош для сравнения отдельных значений. Однако изображает ряд данных с небольшими искажениями.

ЛЕНТОЧНАЯ ДИАГРАММА. Позволяет изобразить тенденцию изменения рядов данных, но сложна для восприятия, так как трех мерность лент затрудняет оценку скорости возрастания и убывания ряда данных.

ДИАГРАММА -”торт”. На ней одиночный ряд данных представляется объемным сектором цилиндра. Рекомендуется обозначать величину долей процентами.

ПЛОСКОСТНЫЕ ДИАГРАММЫ

ГРАФИК - ряды данных на нем представляются в виде точек, располагающихся на линии. Позволяет хорошо отразить тенденцию рядов данных (скажем, к росту или к уменьшению).

РАДАР. Ряды данных представлены пучком лучей, расходящихся из одной точки. Каждой категории данных соответствует определенный луч.

КОЛЬЦЕВАЯ диаграмма - ряд данных изображается в виде кольца, сегменты которого соответствуют тому или иному значению.