Если консолидация выполняется по положению, оставьте все поля в группе Использовать в качестве имен пустыми. В Microsoft Excel подписи исходных строк и столбцов не копируются в консолидированные данные. Если требуется скопировать подписи в консолидированные данные, сделайте это вручную.

Если консолидация выполняется по категории, в группе Использовать в качестве имен установите флажки, соответствующие расположению подписей в исходных диапазонах: в верхней строке, в левом столбце или в верхней строке и в левом столбце одновременно. Все подписи, не совпадающие с подписями в других исходных областях, в консолидированных данных будут расположены в отдельных строках или столбцах.

5. Подготовка к печати.

С помощью Excel можно поменять внешний вид данных в электронной таблице, изменяя шрифт, размер, стиль и цвет информации, которая выводится в ячейки и текстовые поля.

Все действия по форматированию можно выполнить, пользуясь командами Шрифт и Число меню Формат. Кроме того, чаще всего использующиеся операции форматирования вынесены в качестве кнопок инструментов Стандартной панели инструментов и панели инструментов Форматирование.

Обрамление таблицы

Excel позволяет затенить некоторые ячейки или заключить их в рамку. Можно рисовать произвольные комбинации горизонтальных и вертикальных линий слева, справа, вверху или внизу ячейки, а также задавать двойное подчеркивание и пунктирное. Эти операции выполняются в режиме Ячейки меню Формат.

Для оформления таблиц также можно использовать автоформатирование (режим Автоформат), которое позволяет выбрать стандартный формат для вашей таблицы.

Для подготовки таблиц к печати необходимо выполнить следующие действия:

Определить параметры страницы (задать формат бумаги: А4; размеры полей: верхнее, нижнее - 3 см., слева, справа - 2 см.; расположение таблицы на листе: выравнивание по горизонтали).

Задать верхние и нижние колонтитулы (верхний колонтитул: “Лабораторная работа № 1. Задание №….Выполнил (ФИО)”, нижний колонтитул: “лист #”).

Сформировать общий заголовок таблицы и выровнять его по центру листа.

Просмотр готового листа

После того, как таблица подготовлена, целесообразно выполнить ее просмотр в том виде, в каком она будет выводиться на печать. Для этого выбрать режим Просмотр в меню Файл. В этом режиме можно изменить параметры страницы, полей, колонтитулов, центрирования, а также отменить вывод сетки на печать и др.

Контрольные вопросы.

1. Перечислите категории вводимых в ячейку данных.

2. Как производится фиксация введенных данных в ячейке?

3. Что называется адресом ячейки? Виды адресов.

4. Как производится копирование и вставка данных в ячейки?

5. Как в EXСEL производится проверка орфографии?

6. Каким образом произвести форматирование чисел в ячейках?

7. Что входит в понятие форматирование ячейки?

8. Как сделать разграфление и обрамление таблицы?

9. Как провести графический анализ данных?

10. Какие виды диаграмм можно использовать в EXСEL?

11. Иногда после создания диаграммы числовые значения требуется изменить. Как обновить такую диаграмму?

12. Назовите способы связывания и консолидации рабочих листов

13. Для чего предназначено связывание рабочих листов?

14. Как подготовить таблицы к печати?

Задания.

Часть 1

1. В личной папке создайте папку «Лабораторная работа 5».

2. Откройте рабочую книгу EXСEL. Составить на листе 1 таблицу статистической информации за первое полугодие. На листе 2 – таблицу статистической информации за второе полугодие.

3. В каждой таблице подсчитать по строчкам и столбцам сумму, а также определить с помощью Мастера функций максимальное, минимальное, среднее значение (по строкам, столбцам и за полугодие). По данным каждого месяца посчитать отклонение максимального и минимального значений от среднего значения.

Таблица № 1 . Сводка за первое полугодие.

4. Для каждой таблицы по месячным данным на соответствующем листе построить гистограммы типа №3 и типа №4.

5. На листе 3 построить таблицу статистической информации за год, используя связанные ячейки с итоговыми данными по полугодиям с ячейками первой и второй таблиц, а также трехмерную консолидацию для подсчетов итогов за год.

Таблица №3. Итоговые значения за год.

6. Создайте отчет по лабораторной работе в текстовом редакторе и поместите туда созданные таблицы и диаграммы.

Часть 2.

1. Постройте на новом листе диаграмму Ганта, а затем сравнительную диаграмму, используя изложенные ниже алгоритмы.

а) Построение диаграммы Ганта

С помощью Excel можно построить простую диаграмму Ганта. Диаграмма Ганта часто используются при составлении сетевых графиков выполнения операций какого-либо проекта. Она является графическим способом представления решения задачи управления проектами. По ней можно видеть не только время выполнения проекта, но и одно, из возможных его расписаний, когда каждая стадия начинается так рано, как только возможно.

Пример. Отдел рыночных исследований планирует провести выборочное обследование в форме анкеты. На рис. 1 показаны данные на рабочем листе Excel, которые представлены в виде диаграммы Ганта (рис. 2).

Рис.1. Пример набора данных для построения диаграммы Ганта

1

Рис.2. Пример диаграммы Ганта

Чтобы создать диаграмму Ганта, надо выполнить следующие действия.

1. Введите данные, как показано на рисунке 1. В ячейке D2 содержится

формула, которая была скопирована во все строки, расположенные ниже : = В2 + С2 -1.

2. С помощью средства Мастер диаграмм постройте линейчатую диаграмму на основе данных диапазона А2:С13.

3. На втором шаге работы средства Мастер диаграмм выберите опцию Ряды в столбцах. Обратите внимание, что Excel неправильно использует данные первого столбца в качестве меток оси категорий.

4. На втором шаге работы средства Мастер диаграмм щелкните на вкладке Ряд и добавьте новый ряд данных. Затем укажите такие ряды для диаграммы

Ряд 1: В2:В13

Ряд 2: С2:С13

Подписи по оси X: А2-.А13

5. На третьем шаге работы средства Мастер диаграмм удалите легенду, а затем щелкните на кнопке Готово для создания внедренной диаграммы.

6. Измените высоту диаграммы так, чтобы все метки оси были видны. Этого можно добиться также путем использования более мелкого шрифта.

7. Активизируйте диалоговое окно Формат оси для горизонтальной оси.

Скорректируйте максимальное и минимальное значения шкалы горизонтальной оси соответственно для самой ранней и самой поздней даты из данных. Можно также изменить формат меток оси.

8. Активизируйте диалоговое окно для вертикальной оси, во вкладке Шкала. Выберите опцию Обратный порядок категорий, а также установите флажок опции Пересечение с осью Y (значений) в максимальной категории.

9. Выберите первый ряд данных и активизируйте диалоговое окно Формат ряда данных. Во вкладке Вид установите такие опции: Граница: Нет, Заливка: прозрачная. В результате Вы сделаете этот ряд невидимым.

10. При необходимости добавьте другие атрибуты форматирования.

б) Построение сравнительные гистограммы.

На рисунке 1 отображены данные, которые были использованы для построения сравнительных гистограмм (рис. 2). Такие графики часто используют представления данных о группе людей. Далее рассмотрим сравнительные гистограммы.

Рис. 1. Пример набора данных для построения сравнительной гистограммы

Рис.2. Пример сравнительной гистограммы

Для построения такой гистограммы выполните следующее:

1. Введите данные, как показано на рисунке 1. Обратите внимание, значения группы женщин введены в виде отрицательных чисел.

2. Выделите диапазон А1:С8 и создайте двухмерную (с накоплением) линейчатую диаграмму.

3. К горизонтальной оси добавьте специальный числовой формат: 0%; 0%; 0%;. Это специальное форматирование переводит отрицательные значения в проценты.

4. Выделите вертикальную ось и активизируйте диалоговое окно Формат оси. Щелкните на вкладке Вид и удалите все деления на оси. Расположите метки делений оси наружу (опция Внизу). Таким образом, ось будет размещаться в центре диаграммы, а метки осей будут находиться с левой стороны.

5. Выберите любой ряд данных и активизируйте диалоговое окно Формат ряда данных. Щелкните на вкладке Параметры и установите значение опций Перекрытие равным 100, а опции Ширина зазора - равным 0.

6. Вместо легенды дополните диаграмму двумя текстовыми окнами с надписями Женщины и Мужчины.

7. Примените необходимые атрибуты форматирования.