Текстовые нормы и языковые средства деловой речи

Текстовые нормы. Структура текста. Выражение в текстовом документе основного содержания управленческого решения или действия. Обязательное требование составления документа на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством о государственных языках.

Заданность формуляром документа его текстовых норм. Несколько степеней жесткости текстовых норм: образец-матрица, образец-модель, образец-схема.

Фиксирование в образце-матрице всех основных параметров текста: набора реквизитов, их последовательности, а также их пространственного расположения. Исполнение таких документов на специальных бланках (справка, доверенность). Специфика исполнения пишущим образцов-матриц. Трафарет, анкета, таблица – традиционно выделяемые виды текстов, относимых к образцам-матрицам.

Фиксирование в образце-модели (или текстах-аналогах, или типовых текстах) только двух параметров текста: набора реквизитов и их последовательности. В силу этого большая свобода для пишущего в исполнении таких документов. Тексты типа образца-модели: заявление, большая часть деловых писем, циркулярные письма, решения коллегий и т. п.

Наличие лишь набора реквизитов в образце-схеме (например, объяснительная записка, где воспроизводится лишь шапка текста, а содержательную часть текста автор создает самостоятельно применительно к каждой конкретной ситуации).

Отражение унификации текстов документов в рубрикации – членении текста на части. Использование рубрикации только в случае, когда в тексте выделено не менее двух пунктов. Заголовки и подзаголовки как важное средство рубрикации. Требования к заголовкам.

Содержательное членение связного текста документа. Традиционное членение на две части: мотивирующую (излагающую причины и цели составления документа) и излагающую решения, рекомендации и т. п. Документы, состоящие из одной части (второй), создаваемые в случае, если нет необходимости излагать цели их создания (приказы, письма, заявления, справки, докладные записки).

Рекомендуемое деление на абзацы текста, состоящего из нескольких фраз, характеризующихся смысловой законченностью, с целью его лучшего восприятия.

Деление документов на простые и сложные в зависимости от количества затронутых в них вопросов.

Простые документы, т. е. содержащие один вопрос; значительная простота работы с ними в делопроизводстве (регистрация, количество исполнителей, согласований, формирование дел).

Сложные (политематические) документы. Специфика работы с ними в делопроизводстве (копирование, рассылка по подразделениям и т. п.). В этой связи рекомендации по составлению информационно-справочных материалов. Рекомендуемое государственным стандартом деление на разделы и подразделы, пункты (нумерация их арабскими цифрами) текстов, состоящих из нескольких вопросов и содержащих несколько решений.

Общепринятые сокращения наименований, учреждений, организаций.

Правила написания знаков и числовых обозначений.

Языковые средства деловой речи. Точность, ясность, лаконичность, стереотипность, стандартность изложения – общие черты текстов официально-делового стиля. Языковые средства, используемые при составлении документов и обеспечивающие реализацию этих особенностей.

Лексика. Особенности лексики деловой речи, обусловленные необходимостью максимально точного и однозначного выражения представленной в документе конкретной ситуации как некоего стереотипа с фиксированным набором типовых действий и ролей:

- активное употребление имен существительных, обозначающих лиц по их роли в деловой ситуации (заявитель, свидетель, ответчик);

- использование слов с родовым значением (гиперонимов): прибыть, населенный пункт и т.п. вместо более конкретных слов с видовым значением (гипонимов): приехать, город и т. п.;

- стремление к однозначности используемых слов¹;

- отсутствие синонимических замен у терминов как приводящих к потере точности;

- стремление к ограниченному употреблению профессиональных терминов, обязательное разъяснение их в скобках, если избежать употребления невозможно;

- использование международной лексики, аббревиатур (сложносокращенных слов); необходимость толкования сокращений при их первом употреблении;

- недопустимость использования заимствований, имеющих русские аналоги, архаизмов (устаревших слов), экспрессивно окрашенных слов, жаргонизмов и т. п. Важность проведения соответствующей замены без ущерба для содержания документа;

- стремление к исключению в деловых текстах личных и указательных местоимений (он, она, оно, это) как противоречащих требованию точности и ясности изложения;

- во избежание неточности отсутствие форм косвенных падежей у географических наименований в военных документах.

Фразеология. Характерные особенности употребления фразеологических сочетаний в текстах официально-делового стиля:

- использование большого числа аналитических единиц номинации (наименований, состоящих более чем из одного слова): налоговая декларация;

- использование большого числа глагольно-именных словосочетаний вместо глаголов: принять участие вместо участвовать;

- активное употребление клише, характерных только для официально-делового языка: в порядке обмена опытом.

Словообразование. Особенности образования слов в деловой речи, обусловленное требованием точности наименования ситуации и ее отдельных компонентов. Черты, характерные для словообразования в сфере делового языка:

- образование отглагольных существительных (предъявление);

- образование значительного по объему корпуса сложных слов (работодатель, квартиросъемщик);

- активный процесс образования прилагательных по модели «наречие + причастие» (вышеуказанный, нижеподписавшиеся).

Морфология. Выбор грамматических форм различных частей речи, обусловленный требованием точности изложения и необходимостью однозначного стандартного наименования компонентов ситуации:

- употребление существительных, обозначающих роли в деловой ситуации, в форме мужского рода, даже если они относятся к лицам женского пола (ответчик Петрова);

- использование причастий и отглагольных прилагательных в роли местоимений (указанный, настоящий – в значении «тот», «этот»);

- использование глаголов в форме инфинитива (приказываю сформировать комиссию…);

- использование также форм инфинитива в значении императива (повелительного наклонения) в контекстах предписывающего характера (Совет Государственной Думы постановил: направить законопроект на доработку);

- употребление глаголов в форме 3 лица единственного числа, обозначающих действие, которое предписывается провести в подобных условиях (обвиняемому обеспечивается право на защиту).

Синтаксис. Использование типовых синтаксических конструкций для передачи стандартной организации ситуаций. Наиболее типичное для деловых текстов использование синтаксических средств:

- словосочетаний со сложными отыменными предлогами (во избежание, в соответствии с…, в связи с…);

- безличных и пассивных конструкций (доставка товара гарантируется) в том случае, если не подчеркивается личная ответственность кого-либо; вводных слов (с одной стороны, по нашему мнению и т. п.);

- конструкций с однородными членами (в своей деятельности министерство руководствуется Конституцией Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации и т. п.);

- конструкций утверждения через отрицание (ученый совет не возражает);

- сложных предложений с союзами, передающими логические отношения (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, Работодатель обязан…, если это является условием выполнения…);

- причастных и деепричастных оборотов с целью уточнения и детализации;

- цепочек существительных в родительном падеже (разработка проблем дальнейшего совершенствования очистки промышленных стоков);

- сложных синтаксических конструкций.

Сложные вопросы лексики, грамматики, орфографии и пунктуации, встречающиеся при составлении текста официально-делового стиля:

- особенности использования лексики (многозначные слова – их прямое и переносные значения; слова-синонимы, слова-антонимы, слова-паронимы, заимствования, их русские соответствия и др.);

- принципы определения рода: у имен существительных, обозначающих лиц по их роли в деловой ситуации; у сокращенных составных наименований (аббревиатур); у неизменяемых существительных и др.;

- особенности употребления числовых форм имени существительного;

- сложные вопросы написания безударных окончаний в некоторых падежных формах существительных;

- грамматика личных имен и фамилий;

- особенности употребления причастий и деепричастий;

- некоторые особенности синтаксического управления между членами предложения;

- постановка знаков препинания при вводных словах, предложениях и конструкциях, сходных с ними;

- знаки препинания при однородных членах предложения;

- знаки препинания при обособленных приложениях и др.