4.4.Порядок передачі справ новопризначеному бухгалтеру

Іноді у практичній роботі керівнику підприємства доводиться стикатися з ситуацією, коли з тих або інших причин відбувається зміна головного бухгалтера. При цьому керівник згідно з нормами Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" зобов'язаний забезпечити передачу справ новопризначеному головному бухгалтеру, а за відсутності останнього - особі, яка тимчасово його замінює.

Посада бухгалтера вимагає особливого порядку передачі документів від бухгалтера, що звільняється, до бухгалтера, який приймає справи.

На сьогодні чинним законодавством не регламентується порядок здачі та прийому справ головними бухгалтерами. Однак практика показала, що у цій ситуації доцільно дотримуватися певної процедури передачі справ, яка дозволить уникнути порушення системи обліку та контролю на підприємстві.

Крім того, дотримання зазначеної процедури, яка супроводжується оформленням відповідних документів, дозволяє чітко розмежувати віднині дальність між новим головним бум атером і його попередником.

Процедура передачі прав повинна складатися з кількох етапів:

1. Видання наказу про призначення на посаду нового головного бухгалтера.

1. Підготовка комплекту бухгалтерських документів.

2. Перевірка стану бухгалтерського обліку та звітності підприємства.

3. Інвентаризація майна та зобов'язань підприємства.

4. Складання акту приймання-передачі бухгалтерських справ.

Здача і прийом (далі - передача) справ головними бухгалтерами проводиться на підставі наказу (розпорядження) керівника підприємства. У філіях і дочірніх підприємствах призначення на посаду та звільнення з посади головного бухгалтера відбуваються за погодженням з головним підприємством.

У наказі керівника зазначають такі дані:

1. прізвище, ім'я, по батькові особи, яка приймає обов'язки головного бухгалтера, або особи, яка його заміняє;

2. дані про характер виконання обов'язків (тимчасовий або постійний)

3. період, протягом якого відбувається передача справ (встановлюють з огляду на умови конкретного підприємства, звичайно у межах 5-7 днів);

4. необхідність залучення третіх осіб (аудиторської фірми, представників вищої організації).

Дату передачі справ встановлюють, залежно від певних умов, характеру та обсягів діяльності окремо взятого підприємства. При цьому дату передачі справ, зазначену в наказі керівника підприємства, погоджують із головним бухгалтером, який звільняється.

Наказом по підприємству створюється комісія з передачі справ, до складу якої (крім колишнього і нового головного бухгалтера) доцільно включити представника адміністрації підприємства, а для філій або дочірніх підприємств - представника адміністрації головного бухгалтера підприємства, який володіє необхідними знаннями.

На момент передачі справ кандидатуру нового головного бухгалтера може бути і не визначено. У цьому разі приймає справи працівник підприємства, який тимчасово виконує обов'язки головного бухгалтера (за умови відсутності штатного заступника) на підставі наказу по підприємству. При цьому тимчасове переведення працівника підприємства на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором, допускається тільки за згодою цього працівника.

У разі, коли працівник підприємства не дасть своєї згоди на виконання обов'язків головного бухгалтера або у штаті підприємства немає працівника відповідної кваліфікації, то справи зобов'язаний прийняти власник або керівник підприємства.

На визначену та погоджену з головним бухгалтером, який звільняється, дату передачі бухгалтерських справ усі облікові операції за минулий період повинні бути завершені.

Облікові операції вважаються завершеними, якщо:

- виконано всі бухгалтерські записи за минулий період;

- заповнено податкові відомості (відомості обліку валових доходів та

валових витрат);

- укомплектовано в справи створені бухгалтерією та Іншими підрозділами підприємства первинні документи, які є підставою для кожного виконаного запису в бухгалтерському обліку;

- сформовано оборотний баланс (або інший аналогічний регістр

бухгалтерського обліку);

- заповнено форми фінансової та податкової звітності підприємства.

Перевірка ведення бухгалтерського обліку, оформлення первинних документів і складання фінансової звітності у процесі передачі справ може проводитись як власними силами підприємства, так і з залученням аудиторської фірми. На підставі її висновку складають акт приймання-передачі бухгалтерських справ.

Усі виявлені у процесі перевірки порушення, помилки та неточності вказують в акті приймання-передачі бухгалтерських справ. Внесення виправлень до регістрів бухгалтерського обліку супроводжуються оформленням довідки бухгалтерії за підписом головного бухгалтера, який звільняється, або особи, яка тимчасово виконує його обов'язки.

Інвентаризацію окремих видів майна і зобов'язань підприємства під час передачі справ проводять у добровільному порядку за згодою між головним бухгалтером, який звільняється, новим головним бухгалтером і керівником

підприємства.

Однак у разі, коли головний бухгалтер виконує обов'язки касира і є матеріально-відповідальною особою (тобто при зміні матеріально- відповідальних осіб), проведення Інвентаризації каси є обов'язковим.

Завершальним етапом процедури передачі справ є складання акта приймання-передачі, у якому зазначають усі суттєві моменти, що характеризують стан справ на підприємстві. При цьому акт. приймання-передачі справ повинен бути документально обґрунтованим.

Акт приймання-передачі бухгалтерських справ складають у двох примірниках. Перший залишають у бухгалтерії підприємства, другий - у головного бухгалтера, який передає справи. Якщо справи передає філія або дочірнє підприємство, акт складають у трьох примірниках, один з яких подають до головного підприємства.

Підписують акт приймання-передачі справ головний бухгалтер, який передає справи, і головний бухгалтер, який приймає справи, та інші члени комісії з передачі справ. Далі акт затверджує керівник підприємства.

Складаючи акти приймання-передачі справ, бухгалтер тим самим знімає з себе відповідальність. Кожен новий бухгалтер несе відповідальність за правопорушення, вчинені в період саме його роботи на підприємстві.

Акт приймання-передачі справ повинен містити наступні основні дані:

* загальну характеристику папок, що передаються (вказати їх зміст, наприклад каса, банк, розрахунки з постачальниками, розрахунки з покупцями тощо), з проведеною нумерацією аркушів;

* залишок грошових коштів у касі, підтверджений актом ревізії каси;

* залишок грошових коштів на поточному рахунку в банку;

* наявність невикористаних чекових книжок (вказати номери невикористаних чеків, з якого і по який номер);

* фінансовий стан підприємства за балансом на перше число поточного місяця (стан розрахунків з бюджетом, покупцями і постачальниками, різними дебіторами і кредиторами, підзвітними особами, працівниками по зарплаті тощо).

В акті приймання-передачі бухгалтерських документів можна зазначити, що відповідність податкової і бухгалтерської звітності переданим первинним документам не перевірялася, оскільки такі дії ні законодавством, ні наказами по підприємству, ні посадовими обов'язками головного бухгалтера не передбачені.

Бухгалтер, який, перш ніж розпочати роботу, не прийняв бухгалтерських документів від попередника за актом приймання-передачі, жодної відповідальності за їх складання не несе. Якщо бухгалтер і прийняв документи за актом приймання-передачі, то відповідальність він повинен нести лише за їх зберігання. Таким чином, кожен новий бухгалтер несе відповідальність за правопорушення, вчинені в період саме його роботи на підприємстві.

Невиявлені помилки попередника криють у собі небезпеку появи нових помилок. Наприклад, можлива ситуація, що попередній бухгалтер допустив помилку в податковій звітності, що зумовило заниження суми платежів до бюджету новим бухгалтером. Використання даних звітності, складеної попередником, цілком правомірне. Але якщо у цій звітності є помилки, її використання тягне за собою наступні правопорушення.

Законодавством не врегульовано питання, хто несе відповідальність за вчинене правопорушення, оскільки чинними нормативними документами не вимагається перевіряти дані документів, складених попереднім бухгалтером, у ході їх передачі наступнику.

Бухгалтер, який звільняється, несе дисциплінарну, адміністративну та кримінальну відповідальність. Після звільнення притягнути його до дисциплінарної відповідальності неможливо, однак може застосовуватися адміністративна та кримінальна відповідальність протягом термінів позовної давності, встановлених законодавством.

Після завершення процедури приймання-передачі справ про зміну бухгалтера необхідно повідомити працівників підприємства, основних контрагентів, а також за потреби органи податкової служби за місцем реєстрації підприємства як платника податків і митні органи. Також необхідно оформити право підпису документів, які надаються в обслуговуючий банк, на новопризначеного бухгалтера.