2.Організація облікових номенклатур та носіїв облікової інформації

Облікова номенклатура (табл. 4.1) – це перелік господарських фактів про функціонування майна (господарські засоби) та капіталу (джерела утворення господарських засобів) у процесі господарської діяльності, а також результати цієї діяльності, які мають бути відо­бражені у бухгалтерському обліку.

Таблиця 4.1.

Облікові номенклатури з організації обліку виробничих запасів

Характеристика даних для обліку	Викорис­тання облікових даних	У вираженні		У яких носіях інформації з’являється впер­ше	При-мітки
		Натуральному	Вартісномуу
Надходження за-пасів на склад: назва кількість ціна сума від кого надійшли постачальник	Облік на-явності та руху, кон­тролю своєчас­ного над-ходження та розрахунків	+ + + - - -	- - - + + +	Рахунок, платіжна вимога, товар­но-транспортна накладна, прибутковий ордер
Видача матеріалів: назва кількість ціна сума кому відпущено	Облік на-явності та руху, кон­тролю своєчасного вибуття	+ + + -	+ + +	Вимога, забірні листи, лімітно-забірні картки, накладні на відпуск матеріалів на сторону

Облікові номенклатури повинні бути організовані у певній послідовності, тобто за етапами організації облікового процесу. Як уже вище зазначалося, існує три етапи облікового процесу: первинний, поточний і підсумковий облік, кожному з яких притаманні свої облікові номенклатури. Розглянемо це детальніше.

Організація первинного обліку. Первинний облік є першим етапом облікового процесу. Його основний зміст полягає в спостереженні, вимірюванні господарських фактів, явищ і процесів, фіксації резуль­татів спостереження в носіях облікової інформації – документі. Об’єктами первинного обліку є облікові номенклатури, їх носії, до­кументообіг і забезпечення. Тут у першу чергу визначають господар­ські факти, котрі повинні зафіксуватися в носії облікової інформації, щоб знайти своє відображення в системі бухгалтерського обліку.

То­му організація первинного обліку починається з вивчення складу облікових номенклатур, на який впливають система показників звітнос­ті і об’єкти проміжного контролю їх формування. Після визначення облікових номенклатур починають відбір носіїв інформації, який закінчується процесом їх систематизації. Відносно документів така сис­тематизація проводиться шляхом формування альбомів первинних документів. Їх рух передбачає необхідність складання Графіку документообігу як кожного документа, так і в цілому за окремою ділянкою роботи, який дозволяє провести раціональну організацію їх передачі й обробки за кожним виконавцем; встановити терміни передачі від виконавця до виконавця, із сектора в сектор. Останньою операцією первинного обліку є передача документа для поточного обліку в бухгалтерію.

Організація поточного обліку. Поточний облік є другим етапом облікового процесу. Він включає обробку і систематизацію записів (реєстрацію) даних первинного обліку носіїв облікової інформації в облікові регістри, їх групування, підрахунок, перегрупування з метою отримання певної інформації.

Всі операції поточного обліку можна умовно об’єднати в чотири види: передача; реєстрація; арифметичні розрахунки; групування і перегрупування.

Об’єктами поточного обліку є теж облікові номенклатури, їх носії, документообіг і забезпечення. Кожен із них складається з різних видів робіт, зміст яких і відрізняє поточний облік від інших етапів облікового процесу. Так, ос­новним носієм облікової інформації стає обліковий регістр.

За своїм змістом облікові номенклатури поточного обліку бувають двох видів: прості, що не підлягають подальшій деталізації та складні, що підлягають деталізації. Це стосується рахунків бухгалтерського обліку. Деякі синтетичні рахунки мають субрахунки і однорівневі аналітичні рахунки, в інших - аналітичні рахунки мають багато рівнів. Саме розробка облікових номенклатур є базою для розробки Робочого плану рахунків.

Організація підсумкового обліку. Підсумковий облік (бухгалтерське, балансове узагальнення облікової інформації) є заключним етапом облікового процесу. В найбільш загальному вигляді його можна охарактеризувати як упорядковану сукупність операцій з формування показників, що відображають результати діяльності підприємств за звітний період. Організація підсумкового обліку багато в чому залежить від рівня організації обліку на перших двох етапах. На цьому етапі облікового процесу, як і на етапі первинного обліку, приймають участь працівники інших управлінських служб підприємства. Визначення підсумкового обліку як частини облікового процесу передбачає ті організаційні елементи, сукупність яких формує його як об’єкт організації.