4.3. Фактичні та касові видатки, їх облік

Однією із особливостей обліку в бюджетних установах є облік видатків, який має своєрідний поділ на касові та фактичні. Розподіл видатків в обліку визначається необхід­ністю контролю з боку держави за використанням коштів.

Касові видатки (відображають касове виконання бюджету) - це всі суми, отримані або перераховані установою, чи організацією з рахунків у відповідних органах Державної казначейської служби для їх використання згідно з кошторисом.

При цьому касовими видатками вважають як кошти, отримані готівкою в касу установи, так і суми, перераховані шляхом безготівкової оплати рахунків. Касові видатки не можна отожнювати з касовими операціями.

Облік касових видатків ведеться за кодами економічної класифікації, тому в первинних документах на списання грошей з бюджетних (реєстраційних) рахунків обов'язково необхідно вказувати цільове призначення (код) видатків.

Облік касових видатків забезпечує інформацію про касове виконання кошторису та залишки невикористаних асигаувань на кожну конкретну дату.

Фактичні видатки - дійсні видатки установ, які повинні бути підтверджені відповідними документами, проведені за рахунок бюджету тим чи іншим установам у процесі виконання кошторису.

До них включаються видатки, які проведені, але не оплачені через відсутність коштів, і такі, які обліковуються за місцем проведення видатків. Фактичні видатки дають повну уяву про витратну частину бюджету.

Прикладами фактичних видатків є нарахована заробітна плата працівникам; списані використані продукти харчування; затверджений звіт з видатків на відрядження та ін.

Облік фактичних видатків дає можливість контролювати хід фактичного виконання кошторису видатків установи в цілому та дотримання встановлених норм за окремими статтями і структурними підрозділами.

Облік фактичних видатків, як і касових, ведеться за кодами економічної класифікації видатків бюджету. У сучасних умовах фактичні видатки часто перевищують касові, бо не завжди фінансування з бюджету дозволяє вчасно погасити заборго­ваність із зарплати, за енергоносії та інші господарські втрати бюджетних установ. Порівняння касових і фактичних видатків із сумами одержаного фінансування за відповідними кодами економічної класифікації видатків створює можливість контро­лю з боку держави за станом виконання кошторису доходів і видатків, розрахунків з працівниками, постачальниками, різними кредиторами, за доцільністю використання виділених коштів згідно з їх цільовим призначенням. Таке порівняння дає можливість виявити факти порушення фінансової дисципліни, безпідставного, нецільового використання державних коштів.

Касові та фактичні видатки на практиці найчастіше не збігаються у часі, оскільки в

їх основу покладено різні принципи запису бухгалтерських операцій: для касових видатків - це касовий метод, за якого запис доходів і видатків здійснюється в момент отримання коштів, незалежно від періоду, до якого вони належать; для фактичних видатків - це метод нарахувань, за яким запис операцій здійснюються в момент їх визначення (нарахування), а не в момент фактичного витрачання (виплати) коштів.

Так, наприклад, фактичні видатки за кодами 2110 "Оплата праці працівників бюджетних установ", 2120 "Нарахування на заробітну плату" у часовому вимірі випереджають касові, тобто нарахування заробітної плати та внесків на соціальні заходи відбувається раніше, ніж отримання грошей в касу на виплату зарплати або перерахування коштів у відповідні фонди. За іншими кодами, як правило, касові видатки випереджають фактичні. Наприклад, спочатку перерахування коштів за матеріали (касові видатки за кодом 2210), а потім списання витрачених матеріалів після їх отримання та використання (фактичні видатки за тим же кодом 2210). Якщо касові та фактичні видатки збігаються у часі (що буває досить рідко), їх називають прямими видатками.

Основні види касових і фактичних видатків у розрізі окремих кодів економічної класифікації видатків бюджету наведені в табл. 4.1.

Таблиця 4.1