3. Область контроля. Виды контроля

Экспертами было подсчитано, что группа из п'ятьох-восьми работников есть максимальной для одного руководителя. Надзор за слишком большим количеством людей делает затруднительное состояние для любого руководителя, поскольку у его не остается время на важные вопросы общей политики компании и планирования. Однако численность подчиненных сильно зависит от внутренних условий организации. Если люди имеют значительные расхождения друг с другом и существует необходимость постоянно разрешать возникающую проблему, то руководитель не сможет справиться больше, чем, скажем, из 8 подчиненными. С другой стороны, если контроль за людьми осуществляется в самостоятельной организации, тогда руководитель может иметь в своем непосредственном подчинении хотя бы и 100 человек.

Преимущество контроля над большим количеством людей заключается в том, что положение руководителя не позволяет ему вмешиваться слишком сильно в работу своих подчиненных. Это неминуемо приведет к более благоприятному моральному климату и большей инициативе со стороны младших менеджеров. Некоторая компания целеустремленно расширяет область контроля для своих руководителей. Они поручают им контроль за работой не меньше чем за 40 младшими менеджерами, с тем, чтобы ослабить контроль сверху. В итоге эти менеджеры обнаруживают исключительную инициативу, работают очень хорошо и имеют высокий моральный дух. Люди отдают преимущество самостоятельному труду, с минимальным посторонним вмешательством.

Чем больше люди входят в зону контроля, тем эффективнее будет коммуникация в обоих направлениях, что значительно снизит количество терть в организации. Это, в свою очередь, уменьшит дистанцию между верховным руководством и нижней частью иерархии.

На самом нижнем уровне руководства, чем меньше люди находятся в подчинении начальника, тем это лучше с точки зрения человеческих взаимоотношений. Именно по этой причине значительная автомобильная компания объявила о своем решении ограничить численность рабочих, которые находятся в подчинении каждого мастера, до 10 человек.

Ни один человек не должен иметь больше одного начальника. Он может принимать советы от много, но только один начальник повинен иметь право сделать ему выговор или наградить. Если человек имеет больше одного босса, у его всегда будет искушение настроить их один против одного. Он может получить противоречивые приказы, что приведет к недоразумениям. Удивленный человек столкнется с такой проблемой: чей приказ выполнить первым, как распределить свое время таким образом, чтобы всем угодить и ни у кого не вызывать недовольства, и что делать, если он получил противоречивые друг вторую приказы из разных источников.

Ленивый рабочий получит прекрасную возможность уклоняться от работы, объясняя одному боссу, который не может выполнить задания, поскольку он очень занят, выполняя поручение, данные ему другим.

Контроль классифицируют за разными признаками.

По содержанию: финансовый, производственный, маркетинговый но др.

Финансовый контроль появляется как система наблюдений, проверки, исследований эффективности функционирования и развития финансовых ресурсов. Производственный контроль заключается в сравнении показателей производственного планирования с фактическими данными, а также в анализировании отклонений. Контроль маркетинговый – это комплекс действий и мероприятий, связанных с проверкой уровня реализации маркетинговой концепции предприятия. Основными критериями при этом является эффективность рекламной кампании, уровень конкурентоспособности продукции, качество, после продажного обслуживания потребителей, уровень расходов на сбыт и продвижение товара и тому подобное.

За этапами производственно-хозяйственной деятельности: предыдущий, текущий и завершающий.

Предыдущий контроль осуществляют на входе в систему организации на основе установленных правил, процедуры, нормы поведения и тому подобное. Этот вид контроля используют относительно человеческих (трудовых), материальных, финансовых, информационных и других ресурсов.

Текущий контроль реализуется в процессе производственно-хозяйственной деятельности. Его характеризует такая особенность: управленческая необходимость; наличие цели, направленность на конкретные рабочие места; использование внешних ресурсов для внутреннего потребления организации; нацеленность на все виды деятельности организации.

Завершающий контроль осуществляют на выходе из системы организации. Он необходим для выявления уровня достигнутых результатов в организацию, обеспечения мотивации.

За уровнем централизации контроля: централизованный и децентрализующий.

Централизованный контроль появляется как целеустремленная деятельность специализированной контрольной службы, основанная на использовании суровых правил, инструкции, жестких нормативов. Его особенностью последователен, направлен на субъект на субъект влияние “сверху к низу”; по большей части ему свойственная закрытость информации.

Децентрализующий контроль основывается на социальной норме, ценности, традиции, корпоративной культуре. В значительной мере он сориентирован на самоконтроль и внутренний групповой контроль, который осуществляется на принципах социального взаимодействия. Ему свойственная прозрачность информации о цели, средствах, сроках проведения контроля. Не менее важной его особенностью является и обеспечение двустороннего влияния.

Процесс контроля реализуется в несколько этапов:

1. Определение стандартов и критериев. Стандарт – это официальный государственный или нормативно технический документ отрасли, предприятия, которое определяет характеристику требований, которой должен отвечать определенный вид продукции; критерий – показатель, за которым оценивают качество работы, продукции, и тому подобное. Общепринятыми относительно их являются такие требования: ограниченность во времени, конкретность, реальность, возможность прогнозирования показателей и результатов.

2. Оценивание выполнения. Заключается в выяснении соответствия количества и качества работы, продукции, общего состояния субъекта, установленным стандартам, общепринятой норме и критериям. Нуждается в привлечении соответствующих ресурсов, специальных контрольных средств и приборов; может осуществляться централизовано и децентрализуют.

3. Сравнение достигнутых результатов с установленными стандартами. Его осуществляют в несколько этапов: установление масштаба допустимых отклонений; измерении результатов; передача и распространение информации о конкретных результатах; оценка информации о полученных результатах.

4. Выяснение необходимости коррективы. Осуществляется на основе обоснованных выводов относительно соответствия или несоответствия работы, продукции, установленным стандартам.

Контроль должен быть эффективным. Его эффективность зависит от таких факторов:

- объективность критериев и стандартов, которые бы обеспечивали реальную возможность людей и справедливость контроля;

- качественное обоснование о состоянии контролируемых объектов и процессов;

- двустороннее общение между работниками органов контроля и лицами, деятельность которых контролируется;

• избежание придирчивого контроля;

• использование методов материального стимулирования за соблюдение установленных критериев, достижения запланированных результатов;

• внедрение информационно управленческой система контроля;

• предоставление особенной внимания контроля производственных процессов.

Не менее важным при этом есть эффективное функционирование информационно управленческой системе контроля – формализированной системы подготовки информации, необходимой для принятия управленческих решений.