5. Анализ выполнения основных функций управления

5.1. Планирование

Планирование – это решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать сотрудники, чтобы достичь этих целей.

Планирование – это определение системы целей функционирования и развития организации, а также путей и средств их достижения. Любая организация не может обходиться без планирования, так как необходимо принимать управленческие решения относительно:

– распределения ресурсов;

– координации деятельности между отдельными подразделениями;

– координации с внешней средой (рынком);

– создания эффективной внутренней структуры;

– контроля за деятельностью;

– развития организации в будущем.

Планирование обеспечивает своевременность решений, позволяет избегать поспешности в решениях, устанавливает четкую цель и ясный способ ее реализации, а также даст возможность контролировать ситуацию.

Пример анализа выполнения данной функции в отделе сбыта можно кратко представить в виде таблицы 5.1.1.

Анализ выполнения функции «Планирование» в отделе сбыта

Таблица 5.1.1.

Деятельность отдела	Подход к планированию	Виды планов
		По образу действия	По срокам
1	2	3	4
Создание сети постоянных клиентов в городе и регионе	Оптимизационный	План для повторяющихся действий	Стратегический

Продолжение таблицы 5.1.1.

1	2	3	4
Анализ положения компании на рынке	Адаптационный	План для повторяющихся действий	Оперативный
Продвижение новых товарных групп на рынок сбыта	Оптимизационный	План для повторяющихся действий	Оперативный
Обеспечение реализации продукции	Адаптационный	План для повторяющихся действий	Оперативный
Оптимизация работы отдела, снижение затрат на сбыт продукции	Оптимизационный	План для повторяющихся действий	Оперативный

Вывод: Эффективность выполнения функции «Планирование» достаточно высокая. В отдела соблюдены следующие принципы функции «Планирование»:

– Гибкость и эластичность планирования (динамичная реакция планов на отклонения в ходе работ или изменения внутренних и внешних факторов, а также способности сохранять необходимые резервы и предусматривать плановые альтернативы);

– Комплексность планирования (осуществлена системная увязка всех разрабатываемых планов);

– Непрерывность планирования (благодаря периодическому продлению планов долгосрочные укрупненные расчеты сочетаются с краткосрочным детальным планированием);

– Использование специфических форм стратегического планирования и подчинения ему всех других видов оперативного планирования.

5.2. Организация

Организация – это вид управленческой деятельности по разработке структуры управления, распределению полномочий и ответственности.

Осуществление функции «Организация» тесно связано с делегированием полномочий.

Делегирование полномочий – это процесс передачи части функций руководителя другим управляющим или сотрудникам для достижения конкретных целей организации.

Делегатор (тот, кто передает) не только перераспределяет функции, но и передает решение менее значимых проблем, необходимые для этого полномочия и сопряженную с ними ответственность, при этом сохраняя за собой контроль и общее руководство.

Основное требование эффективного делегирования – это соответствие полномочий решаемым задачам.

Пример анализа процесса делегирования полномочий в отделе сбыта можно кратко представить в виде таблицы 5.2.1.

Анализ процесса делегирования полномочий в отделе сбыта

Таблица 5.2.1.

Деятельность отдела	Делегатор	Вид делегирования полномочий	Получатель	Причины делегирования
1	2	3	4	5
Анализ положения на рынке и продвижение новых товарных групп на рынок сбыта	Начальник отдела	Линейные	Менеджеры по продажам	Разгрузка начальника отдела от рутинной работы

Продолжение таблицы 5.2.1.

1	2	3	4	5
Рациональная организация сбыта продукции	Начальник отдела	Линейные	Менеджеры по продажам	Разгрузка начальника отдела от рутинной работы
Анализ потребительского рынка	Начальник отдела	Линейные	Менеджеры по продажам	Формирование качественного опыта у менеджеров для личного и профессионального развития
Оптимизация работы отдела, снижение затрат на сбыт продукции	Начальник отдела	Линейные	Менеджеры по продажам	Разгрузка начальника отдела от рутинной работы
Создание сети постоянных клиентов в городе и регионе	Начальник отдела	Линейные	Менеджеры по продажам	Формирование качественного опыта у менеджеров для личного и профессионального развития
Организация оптовой торговли	Начальник отдела	Линейные	Менеджеры по продажам	Формирование качественного опыта у менеджеров для личного и профессионального развития
Учет выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной готовой продукции	Начальник отдела	Линейные	Менеджеры по продажам	Разгрузка начальника отдела от рутинной работы

Продолжение таблицы 5.2.1.

1	2	3	4	5
Своевременное оформление сбытовой документации, составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам), о выполнении плана реализации	Начальник отдела	Линейные	Менеджеры по продажам	Формирование качественного опыта у менеджеров для личного и профессионального развития
Подготовка и заключение договоров на поставку продукции, согласование условий поставок	Начальник отдела	Линейные	Менеджеры по продажам	Разгрузка начальника отдела от рутинной работы

Вывод: Определить эффективность процесса делегирования полномочий.

В основе процесса делегирования полномочий на предприятии лежит принцип единства доверия и требовательности. Доверяя, руководитель предоставляет работникам возможность максимально использовать свой опыт, знания и способности в выполнении заданий. Требуя, он повышает ответственность работников за его качество, объемы и сроки.

Эффективность процесса делегирования полномочий – высокая.

Эффективное делегирование полномочий повышает результативность труда работников увеличением числа работ, рекомендаций и предложений по повышению производительности труда.

Для повышения эффективности делегирования руководители могут:

– Создать систему контроля, необходимую для того, чтобы обезопасить себя при делегировании больших полномочий подчиненным.

– Решить проблему коммуникации. Четкий обмен информацией, принцип соответствия и положительные стимулы. Когда подчиненный не выполняет свои задачи так, как требует руководство, причиной может быть неправильная передача информации. Понятное изложение подчиненным их обязанностей, задач и пределов полномочий имеет существенное значение для эффективного делегирования.