2. Формуляр документа

За допомогою документів здійснюється значна частина управлінських функцій, a і знаходить в них своє відображення. До кожного документа ставляться певні вимоги: відповідність своєму призначенню, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.

Щоб документ відповідав своєму призначенню, він має бути складений за формою, яка прийнята для даної категорії документів. Від повноти і якості оформлення документів залежить їх юридична сила, оскільки вони є свідоцтвом, підтвердженням конкретних фактів, подій, явищ.

Регламентують процес підготовки та оформлення документів затверджені і діючі в Україні стандарти: ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення; ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови формуляру-зразка документа, ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів, ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

Виходячи з цих стандартів, формуляр-зразок визначається таким чином.

Формуляр-зразок (службового документа) - це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732:2004).

Формуляр являє собою єдині, науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що, у свою чергу, буде сприяти використанню їх в автоматизованих системах управління.

Розрізняють два основних види формулярів - з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних видах документів склад реквізитів неоднаковий і залежить від змісту, призначення і способу опрацювання. Кожний реквізит має чітко визначене місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття і спрощує їх опрацювання.

Бланк документа - це уніфікована форма (службового) документа з надрукованою постійною інформацією й місцем, відведеним для змінної. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.

Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.

Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів.

Реквізити - це елементи, з яких складається документ, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили. Реквізити бувають постійні та змінні. Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, змінні - під час складання документа.

Вигляд формуляра залежить від призначення документа та його конкретного змісту.

До обов'язкових елементів документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та інше, а також текст.

Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у суворій відповідності до вимог Держстандарту.

Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ДСТУ 4163-2003 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.

До них належать:

1. Державний Герб України, Автономної Республіки Крим;

2. Емблема організації;

3. Зображення нагород;

4. Код організації за класифікатором підприємств і організацій (ЗКПО);

5. Код документа за класифікатором управлінських документів (ЗКУД);

6. Найменування міністерства чи відомства;

7. Найменування організації;

8. Найменування структурного підрозділу;

9. 1ндекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа, абонементного телеграфу, номери телефонів, номер розрахункового рахунка в банку;

10. Назва виду документа;

11. Дата;

12. Індекс;

13. Посилання на індекс і дату вхідного документа;

14. Місце складання або видання;

15. Гриф обмеження доступу до документа;

16. Адресат;

17. Гриф затвердження;

18. Резолюція;

19. Заголовок до тексту;

20. Відмітка про контроль;

21. Текст;

22. Відмітка про наявність додатка;

23. Підпис;

24. Гриф погодження;

25. Візи;

26. Відбиток печатки;

27. Відмітка про завірення копії;

28. Прізвище виконавця і номер його телефону;

29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30. Відмітки про наявність документа в електронній формі;

31. Відмітка про надходження документа до організації;

32. Запис про державну реєстрацію.