2. Організація документообігу

Правильна організація документообігу - невід'ємна умова успішної роботи будь-якої бухгалтерії.

Виконання вимог до оформлення документів забезпечує їхню юридичну чинність.

Під документообігом розуміється створення або одержання від інших підприємств, прийняття до обліку, обробка й передача в архів первинних документів. Рух же первинних документів у бухгалтерському обліку регламентується графіком документообігу.

Первинні й зведені облікові документи можна становити на паперових і машинних носіях інформації. В останньому випадку організація зобов'язана виготовляти за свій рахунок копії таких документів на паперових носіях для інших учасників господарських операцій, а також для працівників органів, що здійснюють контроль.

Відповідно до Закону «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність» первинні облікові документи повинні бути складені по формах, що містяться в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, а документи, непередбачені в таких альбомах, повинні містити наступні обов'язкові реквізити:

а) найменування документа;

б) дата складання документа;

в) найменування організації, від імені якої складений документ;

г) зміст господарської операції;

д) вимірники господарської операції в натуральному й грошовому вираженні;

е) найменування посадових осіб, відповідальних за здійснення господарської операції й правильність її оформлення;

ж) особисті підписи зазначених осіб.

Регістри бухгалтерського обліку використовуються для систематизації нагромадження інформації, що міститься в прийнятих до обліку первинних документах, для відображення їх на рахунках бухгалтерського обліку та у звітності. Зміст таких регістрів відповідно до закону «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність» є комерційної таємної організації.

Відповідальність за протиправні дії з документами й інформацією передбачена Кримінальним кодексом.

Незаконні дії по розголошенню або використанню без згоди власника відомостей, що становлять комерційну або банківську таємницю, зроблені з корисливої або особистої зацікавленості й причинивши великий збиток, караються штрафом.

Типові форми фінансово-облікових документів створюються й затверджуються Міністерством фінансів, НБУ, Міністерством статистики, ДПІ.

При необхідності в документи можна вносити виправлення, використовуючи три види застережень: «виправленому вірити», «уписаному вірити» і «закреслене не читати». Виправлення повинні бути погоджені з учасниками господарських операцій, що підтверджується підписами тих же осіб, які завізували документ, із вказівкою дати внесення виправлень.

У касових і банківських документах виправлення не допускаються. Багато документів необхідно реєструвати в спеціальному журналі із присвоєнням їм реєстраційних номерів.

У фінансово-бухгалтерських службах реєструють видані доручення, платіжні доручення, прибуткові й видаткові касові ордери, що надходять вантажі й т.п.

Номера документам привласнюються в порядку зростання цифр. Нумерацію прийнято починати з 1 січня кожного року. Документам, до яких доводиться звертатися часто (договори, гарантійні листи й т.п.), привласнюють реєстраційний індекс, що включає позначення року, структурного підрозділу, до якого ставиться документ, і при необхідності вказується число й місяць складання документа.

Рух документів (надходження від сторонніх організацій і осіб, обробка, прийняття до обліку, здача в архів) регламентується графіком документообігу. Він може бути оформлений у двох варіантах - у вигляді схеми й у вигляді переліку робіт зі створення, перевірці й обробці документів, виконуваних структурними підрозділами організацій, із вказівкою відповідальних виконавців і строків.

Графік документообігу повинен бути вв'язаний з посадовими інструкціями й обліковою політикою організації. Ці документи повинні взаємодоповнювати один одного.

Заключним етапом руху документів є їхня здача архів. Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти й баланси до передачі їх в архів організації зберігаються в бухгалтерії в спеціальних приміщеннях або шафах, що закриваються, і перебувають під відповідальністю осіб, уповноваженим головним бухгалтером. Бланки суворої звітності зберігаються в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їхня схоронність, або в касі організації.

Вилучення облікових документів в організацій провадиться тільки органами дізнання, попереднього слідства, прокуратури, судами, податковою інспекцією й податковою поліцією на підставі постанов цих органів відповідно до діючого законодавства України. Вилучення оформляють протоколом, копію якого вручають відповідній посадовій особі організації.

Головний бухгалтер або інша посадова особа вправі з дозволу й у присутності представників органів, що проводять вилучення документів, зняти з документів копії із вказівкою підстави й дати вилучення.

У випадку пропажі або загибелі первинних документів керівник організації призначає наказом комісію з розслідування причин того, що сталося. У необхідних випадках для участі в роботі комісії запрошують представників слідчих органів, органів охорони й державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляють актом, що затверджує керівник організації.

Знищення документів оформляють актом, що підписують члени експертної комісії й керівник організації.

Первинні документи можуть бути отримані підприємством (організацією) від інших підприємств (організацій) (мал. 6) або створені самим підприємством (організацією) (мал. 7).

Н адходження документів в організацію

С ортування документів

П еревірка правильності оформлення документів

Р еєстрація документів

Передача документів керівникові (посадовим особам) організації

Р езолюція на документи (при необхідності)

В иконання документів

Поточне зберігання документів

Передача документів в архів організації

документів, що надходять в

Рис. 6. Технологічна схема руху

Передача документів у державний архів

орг

При затвердженні облікової політики необхідно встановлювати правила документообігу на підприємстві, до яких звичайно додають графік документообігу.

Графіком установлюється на підприємстві раціональний документообіг, тобто передбачається оптимальне число підрозділів і виконавців, через які буде проходити кожний первинний документ, і визначається мінімальний строк його знаходження в тім або іншому підрозділі.

Графік документообігу повинен сприяти поліпшенню всієї облікової роботи на підприємстві, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня механізації й автоматизації облікових робіт.

Як і облікову політику, графік документообігу розробляє головний бухгалтер, а затверджує - керівник підприємства.

Працівники створюють і представляють головному бухгалтерові застосовувані на підприємстві первинні нетипові документи, що ставляться до сфери їхньої діяльності за графіком документообігу. Ці первинні документи затверджуються генеральним директором і у вигляді додатка даються до облікової політики підприємства.

Графік документообігу може бути оформлений у вигляді схеми або наказу з переліком робіт зі створення, перевірці й обробці документів, виконуваних кожним підрозділом підприємства й всіх виконавців.