6. Аудит подотчетных сумм

Особое внимание аудиторы уделяют проверке внутренних расчетных операций, которые относятся к зонам с повышенным контрольным риском.

В финансово-хозяйственной деятельности организации часто возникает ситуация, когда требуется производить расходы через сотрудников. Расчеты с подотчетными лицами возникают по сум­мам денежных средств, выдаваемых работникам организации на вы­полнение операционно-хозяйственных задач и компенсации расхо­дов на служебные командировки. Кроме того, расчеты с подотчет­ными лицами возникают при расчетах за отпущенную им продук­цию на реализацию, полученные расчетные документы и т.п.

Поскольку в основном средства выплачиваются в наличной форме, то при данных операциях возможность злоупотреблений максимальна. Зная об этом, проверяющие особое внимание при проверке деятельности организаций уделяют данному аспекту.

Основными задачами контроля расчетов с подотчетными ли­цами являются: установление правильного и целевого использо­вания подотчетных сумм; выявление незаконных и нецелесооб­разных с хозяйственной точки зрения расходов; соблюдение ус­тановленного порядка возмещения командировочных расходов.

Источниками проверки являются: приказы и распоряжения по организации, авансовые отчеты с приложенными к ним оправда­тельными документами об использовании подотчетных сумм, от­четы кассира, Главная книга, данные аналитического и синтети­ческого учета по счету.71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится сплош­ным способом в такой последовательности:

• проверяют правильность выдачи денег под отчет;

• проверяют остатки этих сумм по счету 71 на 1-е число последнего месяца перед датой проведения этой ревизии;

• проверяют законность и целесообразность расходования подотчетных сумм;

• проверяют правильность оформления авансовых отчетов и приложенных к ним документов и своевременность представления их в бухгалтерию организации;

• проверяют состояние учета расчетов с подотчетными ли­цами;

• выявляют остатки неиспользованных авансов на момент проведения ревизии.

Аудитор устанавливает, определен ли круг лиц, которые име­ют право получать деньги в подотчет. Список лиц, которым мож­но выдавать деньги в подотчет, утверждается приказом (распоря­жением) руководителя организации.

Авансы в подотчет выдаются из кассы организации для операционно-хозяйственных затрат и на служебные командировки. Поэтому аудитор проверяет использования подотчетных сумм по целевому назначению. Проверяется также наличие приказов о направлении сотрудников в командировку, правильность оформ­ления и своевременность представления авансовых отчетов, на­личие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кас­су неиспользованных сумм.

По регистрам аналитического учета (журналами-ордерами, оборотными ведомостями), авансовыми отчетами с приложенны­ми к ним документами аудитор устанавливает, не числятся ли подотчетные суммы за лицами, уволенными с работы, не выдава­лись ли деньги работникам в счет заработной платы.

Для установления реальности и законности расходов на операционно-хозяйственные потребности следует сопоставить дан­ные авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату денежной наличностью за выполнение погрузочно-разгрузочных работ, а также, чем приобретение материальных цен­ностей с данными документов, которые подтверждают фактичес­ки выполненную работу и поступление материальных ценностей на склад организации.

Для этого сравнивают, счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей, с книгами (карточка­ми) складского учета, с отчетами заведующего складами.

Аудитор устанавливает, были ли оприходованы приобретен­ные подотчетным лицом предметы и нет ли фактов списания не­посредственно на счета затрат стоимости этих предметов без под­тверждения факта передачи в производство или эксплуатацию.

При проверке документов, подтверждающих произведенные расходы, выявляется правомерность выделения и предъявления бюджету НДС. Кроме того, проверяющий прослеживает выделе­ние НДС во всех первичных документах для подтверждения обо­снованности предъявления НДС к зачету и в пределах установ­ленных норм командировочных расходов.

Тщательно проверяют авансовые отчеты о расходах на ко­мандировку. При этом устанавливают наличие отметок в удосто­верении о командировке относительно прибытия и убытие и све­ряют эти даты с компостерами проездных билетов.

При проверке использования подотчетных сумм на оплату представительских расходов необходимо установить соблюдение следующих условий:

• наличие сметы на представительские расходы, утвержденной на отчетный год в пределах рассчитанных норма­тивов;

• наличие актов, составленных по утвержденной руково­дителем форме, о составе и характере приемов делегаций и величине расходов;

• наличие оправдательных документов.

Заканчивается проверка подотчетных сумм выявлением остат­ков неиспользованных авансов на момент ее проведения, установ­лением их реальности и возможности своевременно возвратить в кассу организации или использовать их по назначению.