V. Порядок оформлення, подання та приймання документів. Порядок обміну інформацією та повідомленнями з депонетами та/або емітентами.

1. До Депозитарної установи замість оригіналів документів, подання яких передбачено законодавством та цим Положенням, можуть подаватися їх копії. При поданні копій документів, крім завірених у встановленому законодавством порядку (нотаріусом, іншою посадовою особою, яка відповідно до закону має право на вчинення таких нотаріальних дій, або особою, яка видала оригінал такого документа), мають бути пред'явлені їх оригінали або нотаріально завірені копії. Уповноважений спеціаліст Депозитарної установи, що приймає документи, звіряє копію з оригіналом або нотаріально завіреною копією. У разі їх ідентичності копія документа засвідчується підписом цього спеціаліста та печаткою Депозитарної установи як така, що відповідає оригіналу чи нотаріально завіреній копії. Засвідчена таким чином копія документа залишається в Депозитарній установі, а оригінал документа чи його нотаріально завірена копія повертається заявнику.

(Примітка. Положенням про провадження депозитарної діяльності передбачено, що вказана процедура засвідчення копії документа застосовується за умови, коли це передбачено внутрішніми документами депозитарної установи. Тобто не обов’язково.

Відповідно депозитарна установа може не зазначати вказану норму в своїх внутрішніх документах, але при цьому вона повинна враховувати, що не зможе використувавати в роботі відповідний порядок засвідчення копії документа.)

2. Депозитарні операції на рахунках у цінних паперах здійснюються Депозитарної установою на підставі розпоряджень (наказів) депонентів, або емітентів оформлених у відповідності до вимог, встановлених законодавством та цим Положенням.

3. Вхідні документи (розпорядження (накази), заяви, запити, анкети тощо), для яких Депозитарною установою встановлені форми, оформлюються згідно із цими формами.

Депозитарною установою встановлені такі форми вхідних документів:

1. анкета рахунку в цінних паперах (додаток___до Положення);

2. анкета керуючого рахунком в цінних паперах (додаток___до Положення);

3. заява про відкриття рахунку в цінних паперах (додаток___до Положення);

4. розпорядження (наказ) на внесення змін до анкети рахунку у цінних паперах (додаток___до Положення);

5. розпорядження (наказ) на закриття рахунку у цінних паперах (додаток___до Положення);

6. розпорядження (наказ) на виконання облікової операції блокування/розблокування цінних паперів (додаток___до Положення);

7. розпорядження (наказ) на одержання цінних папарів, прав на цінні папери/поставку цінних паперів, прав на цінні папери (додаток___до Положення);

8. розпорядження (запит) на виконання інформаційної операції (додаток___до Положення);

9. розпорядження (наказ) на відміну (анулювання) розпорядження на виконання облікової операції (додаток___до Положення);

10. _____________________________________;

(Примітка. Зазначається перелік зразків вхідних документів, що встановлений Депозитарною установою. Такий перелік може бути різний у кожної депозитарної установи, тому в цьому Положення зазначено лише обов’язкові (не вичерпний перелік) назви форм вхідних документів. При розробці Положення депозитарна установа має перелічити всі форми документів, які нею встановлені).

Перелік та форми вхідних та вихідних документів згідно Положення про провадження депозитарної діяльності повинні містится у внутрішньому положенні про депозитарну діяльність.

Комісією встановлено вимоги до деяких розпоряджень депозитарної установи)

4. Вихідні документи, для яких Депозитарною установою встановлено форми, оформлюються згідно з цими формами.

Депозитарною установою встановлені такі форми вихідних документів:

1. _________________________________________;

2. _________________________________________.

(Примітка. Зазначається перелік зразків видних документів, що встановлений Депозитарною установою. Такий перелік може бути різний у кожної депозитарної установи. При розробці Положення депозитарна установа має перелічити всі форми вихідних документів, які нею встановлені).

5. Розпорядження та документи, що підтверджують правомірність здійснення депозитарних операцій Депозитарною установою, повинні повністю розкривати зміст виконання операцій за рахунками в цінних паперах та відповідати вимогам законодавства. Якщо розпорядження та документи не містять усіх необхідних даних для виконання депозитарних операцій, Депозитарна установа має право вимагати надання необхідної інформації.

6. Усі офіційні документи, що подаються до Депозитарної установи, які були видані чи оформлені на території іноземної держави, мають бути легалізовані в установленому порядку, якщо міжнародними договорами, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України, не передбачено інше. Ці документи можуть бути засвідчені згідно із законодавством країни його видачі, перекладені на українську мову (крім документів, викладених російською мовою або перекладених на російську мову) та легалізовані в консульській установі України, або засвідчені в посольстві відповідної держави в Україні та легалізовані в Міністерстві закордонних справ України, або засвідчені шляхом проставляння апостилю, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, від 05 жовтня 1961 року. Копії цих документів мають бути нотаріально засвідченими.

Неофіційні документи, видані чи оформлені на території іноземної держави, не потребують обов'язкової легалізації. Такі документи мають бути перекладені на українську мову (крім документів, викладених російською мовою), а їх переклад має бути засвідчений нотаріусом, іншою посадовою особою, яка відповідно до закону має право на вчинення таких нотаріальних дій. Якщо такі документи були створені українською мовою та засвідчені на території країни їх видачі згідно із законодавством цієї країни або засвідчені шляхом проставляння апостилю згідно з міжнародними нормами, вони не потребують додаткового перекладу чи засвідчення.

7. Документи від юридичних осіб повинні мати дату та вихідний реєстраційний номер.

(Примітка. Згідно Положення про провадження депозитарної діяльності вказана вимога поширюється на документи від юридичних осіб, якщо інше не встановлено внутрішніми документами депозитарної установи.)

Документи від органів державної влади до Депозитарної установи подаються оформлені на бланках відповідних органів, підписуються відповідальною особою такого органу.

8. У розпорядженнях (наказах)/заявах/запитах, які є підставою для здійснення депозитарних операцій, виправлення не допускаються, вільні рядки підлягають обов’язковому прокреслюванню.

Відповідальність за оформлення документів, що є підставою для проведення депозитарної операції на рахунку у цінних паперах, і достовірність інформації, яка міститься в них, несе депонент, емітент або заявник Депозитарної установи.

9. У разі подання розпорядження (наказу) на проведення депозитарної операції у паперовому вигляді:

9.1. Розпорядження (наказ), якщо ініціатором депозитарної операції виступає депонент або керуючий його рахунком підписується розпорядником рахунку у цінних паперах. Підпис розпорядника рахунку у цінних паперах, якщо депонентом або керуючим рахунком є юридична особа, засвідчується печаткою відповідної юридичною особи.

9.2. Розпорядження (наказ), якщо ініціатором депозитарної операції виступає нотаріус, на депозит якого внесені цінні папери, що є депонентом Депозитарної установи підписується розпорядником рахунку у цінних паперах. Підпис розпорядника рахунку у цінних паперах засвідчується печаткою відповідного нотаріуса.

9.3. Розпорядження (наказ), якщо проведення депозитарної операції ініціює заявник підписується таким заявником (його уповноваженою особою) та засвідчується печаткою (для юридичних осіб). Такі розпорядження складені заявниками, беруться до виконання Депозитарною установою лише у випадку переведення акцій з рахунку в цінних паперах заявника, відкритого за договором з емітентом, на рахунок у цінних паперах цього заявника, відкритий у іншого зберігача (депозитарної установи), або на рахунок у цінних паперах цього заявника, відкритий йому зберігачем (депозитарною установою) до проведення дематеріалізації акцій, та наступне закриття рахунку заявника, відкритого за договором з емітентом.

9.4. Розпорядження (наказ) емітента, з яким Депозитарна установа уклала договір про відкриття рахунків у цінних паперах у процесі дематеріалізації/зміни депозитарної установи по дематеріалізованим цінних паперам, на проведення депозитарної операції підписується уповноваженою особою емітента (щодо якої Депозитарній установі надано картку із зразком підпису розпорядника рахунку у цінних паперах) та засвідчується печаткою емітента.

10. У разі подання розпорядження (наказу) на проведення депозитарної операції у вигляді електронного документу:

10.1. На розпорядження (наказ), якщо ініціатором депозитарної операції виступає депонент або керуючий його рахунком за допомогою особистого ключа електронного цифрового підпису накладається електронний цифровий підпис розпорядника рахунку у цінних паперах та, якщо депонентом або керуючим рахунком є юридична особа, електронний цифровий підпис, що за правовим статусом прирівнюється до печатки юридичної особи (крім юридичних осіб нерезидентів – депонентів або керуючих рахунком).

10.2. На розпорядження (наказ) емітента, з яким Депозитарна установа уклала договір про відкриття рахунків у цінних паперах у процесі дематеріалізації/зміни депозитарної установи по дематеріалізованим цінних паперам, на проведення депозитарної операції за допомогою особистого ключа електронного цифрового підпису накладається електронний цифровий підпис уповноваженої особи емітента (щодо якої Депозитарній установі надано картку із зразком підпису розпорядника рахунку у цінних паперах) та електронний цифровий підпис, що за правовим статусом прирівнюється до печатки юридичної особи-емітента.

11. У випадку подання розпорядження (наказу) у вигляді електронного документу у формі S.W.I.F.T. – повідомлення способом підтвердження справжності підпису є електронне підтвердження (авторизація) підписання розпорядження ініціатором депозитарної операції (користувачем системи S.W.I.F.T.).

12. Інформаційне повідомлення Депозитарної установи, що надсилається нею у вигляді паперового документу, підписується уповноваженою особою Депозитарної установи та скріплюється печаткою.

Інформаційне повідомлення Депозитарної установи, що надсилається нею у вигляді електронного документу підписується електронним цифровим підписом уповноваженої особи Депозитарної установи та електронним цифровим підписом, що за правовим статусом прирівнюється до печатки юридичної особи.

У випадку надання Депозитарною установою інформаційного повідомлення у вигляді електронного документу у формі S.W.I.F.T. – повідомлення способом підтвердження справжності підпису є електронне підтвердження (авторизація) підписання відповідного розпорядження користувачем системи S.W.I.F.T..

13. Розпорядження (накази, заяви, запити), інші документи, що є підставою для проведення депозитарної операції, інформаційні повідомлення можуть надаватися Депозитарній установі:

13.1. особисто ініціатором депозитарної операції або його уповноваженою особою за місцезнаходженням Депозитарної установи;

13.2. засобами поштового зв’язку;

13.3. кур’єром;

13.4. електронними засобами передачі інформації відповідно до Законів України "Про електронний цифровий підпис" та "Про електронні документи та електронний документообіг" (якщо зазначений спосіб обміну інформацією передбачений договором про обслуговування рахунка в цінних паперах з депонентом/договором з емітентом про відкриття рахунків у цінних паперах власникам);

13.5. у вигляді електронного документу у формі S.W.I.F.T. – повідомлення (якщо зазначений спосіб обміну інформацією передбачений договором про обслуговування рахунка в цінних паперах з депонентом/договором з емітентом про відкриття рахунків у цінних паперах власникам).

(Примітка. Депозитарною установою може бути визначений інший спосіб подання документів, що є підставою для проведення депозитарної операції, інформаційних повідомлень).

14. При особистому зверненні до Депозитарної установи особи, що подає документи для проведення депозитарної операції/надання депозитарних послуг, уповноважений працівник Депозитарної установи:

14.1. перевіряє наявність повноважень у особи, що звернулась до Депозитарної установи;

14.2. реєструє одержаний пакет документів у відповідному журналі;

14.3. видає особі, що звернулась, письмове підтвердження про прийняття пакету документів.

Депозитарна установа може відмовити у прийманні документів, якщо:

• особа, що їх подає Депозитарній установі не має відповідних повноважень;

• документи, що подаються є пошкодженими/зіпсованими;

• перелік/кількість документів, що подаються, (у тому числі додатків) та/або загальна кількість аркушів пакету документів, що зазначена у супровідному листі пакету документів, не співпадає з наявною (поданою) кількістю аркушів/переліком документів.

(Примітка. Депозитарна установа може передбачити також додаткові підстави для відмови у прийнятті документів).

15. Депозитарна установа може надавати інформаційні повідомлення, документи що підтверджують виконання Депозитарною установою депозитарної операції:

15.1. особисто депоненту, його уповноваженій особі;

15.2 .засобами поштового зв’язку;

15.3. кур’єром;

15.4. електронними засобами передачі інформації відповідно до Законів України "Про електронний цифровий підпис" та "Про електронні документи та електронний документообіг" (якщо зазначений спосіб обміну інформацією передбачений договором про обслуговування рахунка в цінних паперах з депонентом/договором з емітентом про відкриття рахунків у цінних паперах власникам);

15.5. у вигляді електронного документу у формі S.W.I.F.T. – повідомлення (якщо зазначений спосіб обміну інформацією передбачений договором про обслуговування рахунка в цінних паперах з депонентом/договором з емітентом про відкриття рахунків у цінних паперах власникам).