Відображення рівнів структури

Щоб відобразити будь-який рівень структури, треба клацнути на відповідному символі структури. Ці символи уявляють собою кнопки з номерами (1, 2 і т.д.) та кнопки із знаками “+” або “-”.

Якщо клацнути на кнопці <1>, то структура буде максимально стиснута і буде відображуватись тільки її перший рівень. Якщо клацнути на кнопці <2>, то структура розшириться і до неї додасться ще один (другий) рівень і т. д. Число пронумерованих кнопок відповідає кількості рівнів структури. Якщо клацнути на кнопці з певним номером, то будуть відображені деталі для цього конкретного рівня, а також деталі всіх більш низьких рівнів. Щоб відобразити всі рівні, треба клацнути на кнопці з максимальним номером.

Можна також розширити або стиснути деяку частину робочої таблиці, клацнувши на відповідній кнопці “+” або “-”.

Символи структури займають місце на екрані і, якщо треба максимально використовувати простір екрана, можна тимчасово сховати ці символи, не вилучаючи структуру. Існує два способи це зробити:

• активізувати діалогове вікно ”Параметри”, вибрати вкладку “Вид” і зняти прапорець опції “Символи структури” (Outline Symbols);

• використати комбінацію клавіш < Ctrl + 8 >.

Якщо структура більше не потрібна, її можна вилучити. Для цього залучається команда “Дані  Група і структура  Вилучити структуру” (Data  Group and Outline  Clear Outline). Структура повністю розгорнеться (з’являться всі сховані рядки та стовпчики), а символи структури зникнуть.

Зв’язування та консолідація робочих листків

Зв’язування (linking) — це використання посилань на комірки зовнішніх робочих книг з метою отримання даних для поточного робочого листка. Консолідація (consolidation) — це комбінування або накопичення інформації з двох або більше робочих листків, які можуть знаходитись в кількох робочих книгах.

Зв’язування робочих листків

При зв’язуванні робочі листки стають взаємозалежними. Робоча книга, що містить зв’язані формули (або формули з зовнішніми посиланнями), називається залежною (dependent). А робоча книга, в якій знаходиться інформація, що використовується в формулах із зовнішніми посиланнями, називається вихідною (source). Вихідна робоча книга необов’язково повинна бути відкритою в той час, коли відкрита залежна робоча книга.

Зв’язування доцільно використовувати тоді, коли інформація у вихідних робочих книгах постійно поновлюється. Зв’язування можна також використовувати як спосіб розбивки складної інформаційної моделі на невеликі складові, тобто створюються невеликі інформаційні модулі, що зберігаються в окремих робочих книгах і зв’язані разом за допомогою зовнішніх посилань.

Створення формул із зовнішніми посиланнями. Способи створення формул із зовнішніми посиланнями:

0.   Набрати вручну посилання на комірку. Ці посилання можуть бути достатньо довгими, так як містять, крім іншого, імена робочих книг та робочих листків. Перевага цього способу — необов’язково відкривати вихідні робочі книги.

1.   Вказати посилання на комірку. Якщо вихідна робоча книга відкрита, то створити формулу із зовнішніми зв’язками можна скориставшись стандартним методом.

2.   Залучити команду “Правка  Спеціальна вставка” (Edit  Paste Special) і клацнути на кнопці “Вставити зв’язок” (Paste Link). Цей спосіб потребує, щоб вихідна робоча книга була відкритою.

3.   Скористатись командою “Дані  Консолідація” (Data Consolidate).

Загальний формат для формул із зовнішнім посиланням має вигляд:

= [ Ім’я_Робочої_книги ] Ім’я_Листка ! Адреса_ комірки

Тобто, адресі комірки передує ім’я робочої книги в квадратних дужках, ім’я робочого листка і знак оклику. Приклад: = [ Бюджет . xls ] Листок1 ! A1.

Якщо ім’я робочої книги або ім’я листка в посиланні містить пропуски, то таке ім’я треба заключити в одинарні лапки. Приклад:

= ’ [ Бюджет на 1998 ] Листок1 ’ ! A1

Формула може містити посилання на комірку з іншої робочої книги. Ця книга необов’язково повинна бути відкритою. Якщо ця робоча книга закрита і не знаходиться в поточній папці, то в посиланні треба вказати повний шлях до неї. Приклад:

= ’ С : \ MSOffice \ Excel \ [ Бюджет на 1997 ] Листок1 ’ ! A1

Нагадаємо, як при введенні формули автоматично створити зовнішнє посилання:

0.  Відкрити вихідну робочу книгу.

1.  Активізувати комірку в залежній робочій книзі, в якій буде знаходитись формула.

2.  Ввести формулу.  Коли при введенні формули дійде черга до зовнішнього посилання, треба активізувати вихідну робочу книгу і вибрати в ній відповідну комірку або діапазон.

3.  Після закінчення введення формули натискається клавіша <Enter> .

При автоматичному створенні посилання таке посилання завжди є абсолютним (наприклад, $A$1). Якщо ж в подальшому виникне потреба в копіюванні формули з метою створення інших зв’язаних формул, то знак долара треба вилучити, щоб перетворити абсолютне посилання на відносне.

Якщо вихідна робоча книга відкрита, в зовнішньому посиланні на цю книгу не вказується повний шлях. Якщо вихідну книгу закрити, то до зовнішнього посилання автоматично додасться повний шлях. Якщо вихідна робоча книга перед закриттям буде збережена під новим іменем командою “Файл  Зберегти як…”, то Excel замінить у зовнішньому посиланні старе ім’я на нове.

Якщо проводиться модифікація вихідної робочої книги (додавання, вилучення рядків або стовпчиків та інш.), то повинна бути відкритою залежна робоча книга, інакше в ній залишаться старі адреси комірок, які після модифікації вихідної робочої книги будуть неправильними.

В одній робочій книзі можуть знаходитись формули, зв’язані з довільною кількістю різних вихідних робочих книг.

Для коректування та визначення існуючих зв’язків можна залучити команду “Правка  Зв’язки” (Edit  Links), в результаті виконання якої з’явиться діалогове вікно “Зв’язки” (Links). В цьому вікні можна побачити перелік всіх вихідних робочих книг для поточної книги, поновити зв’язки, якщо у вихідних книгах робились зміни даних без відкриття залежної книги, замінити вихідну робочу книгу.