8. Зберігання робочої книги.

Створений на робочому листку звіт зберігається в оперативній пам’яті комп’ютера. Для довготривалого зберігання необхідно вміст робочого листка зберегти у файлі. Зберігання у файлі здійснюється за стандартним сценарієм для програм-додатків Windows.

Зауваження до дій:

1. Активізувати вікно діалогу Збереження документа, клацнувши на кнопці Зберегти (Save) панелі інструментів Стандартна, або через команду Зберегти як … (Save as …) в меню Файл (File).

2. Ім’я створеного листка (наприклад, ZVIT.XLS) ввести в текстове поле Ім’я файлу (File name). Розширення імені  .XLS можна не вказувати. В Windows ім’я документа при зберіганні документа автоматично отримує розширення, що відповідає програмі-додатку, в якому документ був розроблений. Але, якщо після імені поставити крапку, то розширення не буде додане !!! Рекомендується користувачу не змінювати власноручно розширення імені файлу, а скористатись тим, яке привласнюється йому програмою автоматично.

3. Тип файлу, що зберігається, в текстовому полі Тип файлу можна залишити таким, який пропонує Excel — Книга Microsoft Excel ( *.xls ).

4. Вікно діалогу Збереження документа має кнопку Параметри. При клацанні на ній відкривається вікно Параметри зберігання. Встановивши певні параметри, можна обмежити доступ до даного файлу стороннім користувачам.

5. Після встановлення потрібних параметрів у вікні діалогу Збереження документа слід клацнути на кнопці ОК або натиснути клавішу < Enter >.

Excel збереже робочу книгу у файлі. При цьому робоча книга залишається відкритою і можна продовжувати роботу з нею.

9. Друкування звіту.

При умові, що принтер підключений і знаходиться в робочому стані, щоб віддрукувати робочий листок достатньо клацнути на кнопці Друк (Print) на панелі інструментів Стандартна або виконати команду Друк (Print) в меню Файл (File). В останньому випадку активізується вікно діалогу Друк (Print).

10. Вихід з Excel.

Щоб вийти з програми Excel по закінченні роботи, треба клацнути на кнопці закриття у рядку заголовка. Крім того, вихід можна здійснити: через відповідну команду системного меню; через команду Вихід в меню Файл; клавішами <Alt + F4>. Оскільки з моменту останнього збереження робочої книги в неї не вносилось змін, то Excel закінчить роботу, не перепитуючи, чи є потреба зберегти файл.

Рекомендується на початку частіше використовувати засіб — Помічник. При цьому є висока вірогідність того, що Помічник знайде потрібну довідкову інформацію.

Основні поняття Excel

Для вільного володіння можливостями Excel та ефективного їх використання необхідно розуміти основні принципи пересування по робочим книгам і навчитись правильно використовувати інтерфейс Excel, в якому є багато елементів спільних з елементами інтерфейсу Windows.

Керування елементами Excel

У вікні інтерфейсу Excel може одночасно знаходитись кілька вікон різних робочих книг. Кожна книга розміщується в окремому вікні. Листки однієї робочої книги можуть розміщуватись в кількох вікнах, а кожний листок — тільки в окремому вікні. Деякі вікна можуть бути згорнуті і тоді вони уявляють собою тільки скорочений рядок заголовка вікна з іменем відкритої в ньому робочої книги.

Серед багатьох відкритих вікон з робочими книгами виділяється одне вікно з більш яскравим рядком заголовка. Це вікно — вікно з активною робочою книгою (active workbooks). Воно завжди автоматично розташовується на передньому плані серед інших вікон.

Вікна робочих книг Excel (як і вікна інших програм Windows) можуть знаходитись в одному з станів:

• Розгорнуте — займає весь робочий простір вікна інтерфейсу Excel і рядок його заголовка розміщується у рядку заголовка вікна Excel. Щоб розгорнути вікно, треба клацнути на кнопці максимізації.

• Згорнуте — має вигляд скороченого рядка заголовка вікна з іменем відкритої в ньому робочої книги. Розміщується згорнуте вікно в нижній частині робочого поля. Щоб згорнути вікно, треба клацнути на кнопці мінімізації.

• Відновлене або не повністю розгорнуте. Щоб відновити вікно, яке було згорнуте або розгорнуте, треба клацнути на кнопці відновлення. Відновлене вікно можна вільно пересувати по екрану і змінювати його розміри.

Все сказане відноситься також і до самого вікна інтерфейсу Excel. Вікно Excel може бути розгорнуте, згорнуте або не повністю розгорнуте.

Одночасно з Excel можна запускати й інші програми Windows, які будуть розміщуватись у своїх вікнах.

Пересування вікон та зміна їх розмірів. Такі дії можна виконувати тільки з неповністю розгорнутим вікном.

Щоб перемістити вікно, треба клацнути на рядку його заголовка і, не відпускаючи кнопку мишки, пересунути вікно в бажане місце.

Автоматично впорядкувати розташування кількох вікон можна через команди Вікно  Розташувати (Window  Arrange), які відкривають діалогове вікно “Розташування вікон”. В цьому вікні треба вибрати уподобаний порядок розташування (поруч, зверху вниз, зліва направо, каскадом) та клацнути на кнопці “ОК”.

Щоб змінити розміри вікна, треба клацнути на одній з його меж або на куті (щоб одночасно змінити розміри і по горизонталі і по вертикалі) і, не відпускаючи кнопку мишки, пересунути межу до потрібного розміру та відпустити кнопку. При встановленні вказівника мишки на межі вікна, змінюється форма вказівника. Це є сигналом, що можна змінювати положення межі.

Перехід між вікнами. Серед багатьох відкритих в робочому полі вікон тільки одне може бути активним. Воно автоматично розташовується на передньому плані. Активізувати вікно можна кількома способами:

• клацнути на видимій частині потрібного вікна;

• натискаючи клавіші < Ctrl + Tab >, по черзі активізувати всі з відкритих вікон доки не дійде черга потрібного вікна;

• відкрити меню Вікно (Window) і клацнути на імені потрібного вікна в списку, що знаходиться в нижній частині меню. Поточне активне вікно помічено символом “”. В списку відкритих вікон може бути до дев’яти імен. Якщо потрібне вікно не війшло в список, треба виконати команду Всі вікна (More Window), яка знаходиться нижче списку вікон.

Закриття вікон. Щоб закрити вікно треба клацнути на кнопці закриття. Коли закривається вікно робочої книги, Excel перевіряє, чи вносились будь-які зміни у вміст. Якщо зміни не вносились, то вікно закривається одразу без додаткових повідомлень, а якщо вносились — Excel запропонує зберегти файл (стандартні дії по збереженню файла для Windows).

Комірка робочого листка. В кожний момент часу тільки одна комірка може бути активною (active). Її адреса (address), тобто буква стовпчика та номер рядка, вказується в полі імені.

Статистика:

Робочий листок складається з 256  65 536 = 16 777 216 комірок.

Одна книга може складатись з сотень робочих листків.

В стандартному відеорежимі VGA на екрані розміщуються 9  18 = 162 стандартні комірки, що приблизно становить 0.001 % робочого листка. Тобто в одному робочому листку міститься більше 100 000 стандартних екранів інформації.

При вводі інформації із швидкістю 1 комірка / сек заповнити весь лист можна за 194 дні, працюючи без перерви.

Для друкування всього робочого листка потрібно 36 000 аркушів паперу.

Якщо усе ж таки працювати з повністю заповненим листком, то оперативної пам’яті комп’ютера буде недостатньо і операційна система Windows задіє дискову віртуальну пам’ять, що призведе до дуже значних затримок у роботі.

Щоб змінити активну комірку, треба клацнути на потрібній і вона стане активною. Якщо потрібної комірки не видно у вікні, можна скористатись смугами прокрутки. При використанні смуг прокрутки положення активної комірки не змінюється. Для зміни активної комірки треба після прокручування клацнути на потрібній комірці, яка з’явилась у вікні.

Виклик команд Excel. Команда — це розпорядження на виконання певної послідовності дій. Вводити команди Excel можна, використовуючи такі засоби:

• основне меню;

• контекстне меню;

• кнопки панелі інструментів;

• комбінації “швидких клавіш”.

Використання меню Excel. Рядок меню Excel містить уніфікований для різних Windows-додатків перелік об’єктів застосування команд та груп команд. Меню Excel автоматично змінюється в залежності від характеру виконуваних дій, прилаштовуючись до них.

Для виконання команди треба клацнути на відповідному пункті меню, вибрати в переліку потрібну команду і клацнути на ній.

Вибір деяких команд призводить до появи додаткових підменю (submenu). Це зроблено для того, щоб переліки не були довгими і перевантаженими. Такі команди помічені в списку маленьким трикутником.

Деякі команди в переліку можуть бути виділені тьмяним кольором. Це свідчить про те, що виконання цих команд в даній ситуації неможливе.

Вибір команди, в назві якої присутні “…”, завжди призводить до відкриття певного діалогового вікна, оскільки для виконання такої команди потрібна додаткова інформація.

Команди без всіляких поміток виконуються одразу.

Користувач в своїх діях не застрахований від помилок. У випадку, коли виконання помилково заданої команди призводить до руйнівних результатів, помилкову команду можна відмінити командою Правка  Відмінити (Edit  Undo) або кнопкою “Відмінити” (Undo) на стандартній панелі інструментів. Це дозволяє повернутися до стану, в якому знаходився робочий листок до здійснення помилкової команди. В Excel 97 є можливість відмінити 16 останніх виконаних команд.

Використання контекстних меню. В Excel передбачена велика кількість контекстно-залежних меню, тобто меню, вміст яких залежить від об’єкта, над яким виконується операція. Контекстне меню не містить всі команди, а тільки ті, які частіше за все виконуються при роботі з виділеним об’єктом. Контекстне меню можна викликати практично для будь-якого об’єкта в Excel. Для цього треба клацнути на ньому правою кнопкою мишки.

Панелі інструментів Excel. В Excel включені різні зручні графічні панелі інструментів. В більшості випадків кнопки на панелі інструментів дублюють команди меню. Клацання на кнопці панелі інструментів є одним із способів виклику команди Excel. Але деякі кнопки не мають еквівалентів в меню. Наприклад, кнопка “Автосума” (AutoSum), яка автоматично вставляє формулу для обчислення суми значень комірок, що знаходяться в певному діапазоні, не має еквівалента в меню. По умовчанню в Excel відображуються дві панелі інструментів “Стандартна” (Standard) і “Форматування” (Formatting). Взагалі в Excel вбудовано 22 панелі інструментів. Можна здійснювати повний контроль над тим, які панелі інструментів відображаються на екрані і де вони розташовуються. Можна створювати свої власні панелі інструментів, оздоблюючи їх тими кнопками, які користувач вважає для себе найкориснішими.

Для того, щоб сховати або відобразити на екрані певну панель, треба виконати команду Вид  Панелі інструментів (View  Toolbars) або клацнути правою кнопкою мишки на будь-якій видимій панелі. В результаті з’явиться неповний перелік панелей інструментів та команда “Налаштування”. Треба клацнути на назві вибраної панелі для її відображення або схову, а якщо її нема в переліку, то виконати команду Налаштування і у діалоговому вікні, яке при цьому відкриється, настроїти потрібні панелі.

Для швидкого отримання довідки про призначення кнопки панелі інструментів можна затримати на ній вказівник мишки і тоді з’явиться карточка підказки з короткою але достатньою інформацією.

Швидкі клавіші. Пункти меню та їх команди мають клавіатурні еквіваленти.

Для вибору команди меню за допомогою клавіатури треба натиснути одночасно клавішу < Alt > та гарячу клавішу меню (гаряча або швидка клавіша — це клавіша, на якій розташована підкреслена буква в імені пункту меню). В результаті обране меню відкриється. Потім слід натиснути гарячу клавішу потрібної команди.

Деякі команди мають також закріплені за ними комбінації клавіш. Ці комбінації вказуються поруч з командою в меню. Наприклад, для команди Правка  Знайти (Edit  Find) клавіатурним еквівалентом є комбінація < Ctrl + F >.

Робота з файлами та робочими книгами

Файл (file) — це реально існуюча область даних на диску, в якій зберігається інформація. Для впорядкування інформації, що зберігається в різних файлах, файли групують і розміщують в каталогах (або папках (теках) по термінології Windows 95 і наступних версіях). Файли, що входять в поставку Excel, містяться на комп’ютері в папці “Excel”, файли робочих книг по умовчанню Excel зберігає в папці “Мої документи”. Над файлами можна виконувати різні дії: копіювати, перейменовувати, знищувати або переміщувати на інший диск або в іншу папку.

Основний тип файлу даних Excel — це файл робочої книги. Коли відкривається робоча книга в Excel, весь файл копіюється в оперативну пам’ять, або, якщо файл занадто великий, засоби Windows як оперативну пам’ять використовують дискову віртуальну пам’ять.

Всі зміни, які відбуваються з робочою книгою під час роботи з нею, вносяться у копію файлу робочої книги в оперативній пам’яті. При зберіганні робочої книги Excel записує копію файла з оперативної пам’яті на диск повéрх існуючого. Попередній файл робочої книги знищується але при певних установках може залишитись його резервна копія.

Файли даних в Excel різняться за типами (табл. 1).

Основні операції з файлами робочих книг. Це такі операції як відкриття, зберігання, вилучення (знищення) та інші. Може бути відкрито кілька книг одночасно, але активною може бути тільки одна з них. Ім’я активної робочої книги відображується в рядку заголовка вікна робочої книги або в рядку заголовка вікна Excel, якщо вікно робочої книги повністю розгорнуте.

Створення нової робочої книги. Після запуску Excel автоматично створюється нова (чиста) робоча книга, яка має назву Книга 1 (Book1). Ця книга існує тільки в оперативній пам’яті. Крім цього, нову робочу книгу можна створити одним із способів:

0. виконати команду Файл  Створити (File р New);

1. клацнути на кнопці “Створити”, що знаходиться на панелі інструментів “Стандартна”;

2. натиснути комбінацію клавіш < Ctrl + N >.

Таблиця 1.