Приём, передача и доставка документов

Приём и передача документов на всех этапах их обработки осуществляются, как правило, без расписок. Расписки следует оформлять только при передаче важнейших контролируемых документов, а также документов, связанных с денежной отчётностью. Движение зарегистрированных документов между подразделениями, секретариатом руководства, канцелярией фиксируется в регистрационных формах – карточке. журнале, ПЭВМ. В канцелярии (секретарь – референт) организации должны знать, в каком подразделении, у кого из исполнителей находиться документ в любое время. При этом не обязательно канцелярии и секретарю видеть сам документ, достаточно информации от подразделения или исполнителя о передаче документа другому подразделению или исполнителю.

Контрольная служба извещает о передаче контролируемого документа от одного подразделения и исполнителя другому только в том случае, когда меняется ответственное за исполнение лицо.

Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения. Доставку документов внутри организации осуществляют курьёрская связь и секретари. В крупных учреждениях целесообразно использовать технические средства – пневмопочту, транспортёры.

Использование и обработка подготовки конфиденциальных документов. Формирование, хранение дел и уничтожение конфиденциальных документов.

Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны.

Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных -руководителем канцелярии. Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению.

Например:

Конфиденциально Экз. № 1

или

КТ Экз. № 1

Документы, имеющие гриф КТ, формируются в отдельное дело. На документе проставляется гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра. На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист.

Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

Печатание документов с грифом КТ производится централизовано, в специально отведенном помещении, исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются на регистрацию должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики, файлы, варианты документов уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале регистрации документов с грифом КТ и хранятся отдельно от других документов - в особых помещениях в запираемых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях - под охраной и с соответствующей сигнализацией).

По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение.

На документы с грифом КТ, отобранные к уничтожению, составляется акт, утвержденный руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.