Теоретичні відомості
MS Access – це система управління базами даних, призначена для зберігання й організації даних, вибірки та керування ними. Це програмний засіб є складовою програмою з пакета прикладних програм Microsoft Office, що працюють під керуванням ОС Windows.
Запуск цієї програми виконується так
само, як і запуск будь-якої іншої програми
з пакета програм Microsoft
Office,
тобто слід виконати команду меню
Пуск
Все программы
Microsoft
Office
MS
Access
або скористатися ярликом
на робочому столі.
О
собливістю
програми MS
Access
є те, що перед тим, як розпочати роботу
зі створення нової бази даних, слід
спочатку зберегти файл. База даних
зберігається у вигляді файла, що має
розширення .mdb.
Файл може містити всі основні об’єкти
MS
Access:
таблиці, форми, запити, звіти, макроси
та модулі тощо.
Вікно програми MS Access складається з наступних елементів (мал. 1).
рядок заголовку
головне меню
панель інструментів
вікно бази даних
кнопки керування вікном
шість вкладок об’єктів
рядок стану
Мал. 1 Вікно програми MS Access
Таблиця – основний обов’язковий об’єкт бази даних, куди записують дані, та де вони зберігаються. таблиця складається зі стовпців, які називають полями та рядків, які називають записами.
Для створення нової таблиці необхідно
натиснути кнопку
,
після чого у вікні Новая
таблица вибрати спосіб створення
таблиці (мал. 2).
Мал. 2 Вікно вибору режиму створення таблиці
Режим таблиці. Виводить бланк таблиці, у який можна вводити дані. У режимі таблиці можна виконувати додавання записів, редагування, перегляд, фільтрацію, сортування записів, змінювати структуру таблиці.
Конструктор. У режимі конструктора можна переглядати параметри всіх елементів структури таблиці. Можна змінювати структуру таблиці, зокрема, вилучати або додавати поля, переміщувати їх відносно інших полів, змінювати типи даних.
Майстер таблиць. Дає змогу обирати поля для майбутніх таблиць із переліку зразків полів різних типів (ділові контакти, ведення домашнього господарства тощо).
Імпорт таблиць. Імпорт даних з інших файлів (як всередині програми Access, так і з інших програм, наприклад, MS Excel).
Поля — це основні елементи структури таблиці бази даних. Кожне поле має ім'я, тип та властивості.
Кожне поле характеризується такими властивостями:
довжина — кількість даних у символах. Від довжини поля залежить, які дані можуть міститися в ньому;
ім'я — ідентифікатор даних. В одній базі даних не може бути двох полів з однаковими іменами. Крім того, усередині імені забороняється використовувати символи!,.,[,]';
тип даних —характеристика даних, від якої залежить перелік операцій, які можна застосовувати до даного поля.
Програма підтримує роботу з такими типами даних (мал. 25):
Текстові — для запису даних у вигляді одного рядка алфавітно-цифрових комбінацій (тексту) довжиною до 256 символів.
Поле MEMO — для запису даних у вигляді багатьох рядків алфавітно-цифрових комбінацій (тексту), довжиною до 65 535 символів.
Числовий — для запису даних у вигляді числа будь-якого типу (програмою пропонується широкий вибір форматів для запису чисел: ціле, дійсне, дробове, з плаваючою комою тощо).
Дата/час — для запису даних у вигляді дат і/або часу (програмою пропонується широкий вибір форматів для запису дат та часу).
Грошовий — для запису даних у вигляді числа в грошових одиницях (програмою пропонується широкий вибір форматів для запису у доларах, гривнях або будь-якій іншій поширеній валюті).
Лічильник — для запису даних у вигляді числа, що вводиться автоматично (з уведенням кожного нового запису таке число нарощується на 1).
Логічний — для запису даних у вигляді логічного виразу, що може набувати одного з двох значень true (істина) або false (хиба) і застосовується в логічних операціях. Довжина такого поля — 1 байт.
Поле об'єкта OLE — для запису даних у вигляді об'єктів, які можуть містити файли малюнків, звукові файли, файли відео-кліпів тощо.
Гіперпосилання — для запису даних у вигляді посилання з одного об'єкта на інший (гіперпосилання може вказувати на веб-сторінку, адресу електронної пошти, зовнішній файл з документом Microsoft Office. Наприклад, файли таблиць MS Excel, файли документів MS Word).
