Справка, служебная, докладная и объяснительные записки

Как уже было сказано, в кадровой документации различают личные и

информационно-справочные документы. К числу последних относятся справка, а также служебная, докладная и объяснительная записки.

Что же принято понимать под справкой?

Справка – это документ, содержащий описание и (или) подтверждение

фактов, событий.

Существует два вида справок:

1. справки по запросам отдельных лиц, подтверждающие факт работы,

учебы или проживания, а также размер заработной платы и т.п.;

2. справки по производственным вопросам, которые составляются по

запросам руководства.

Справки по запросам отдельных лиц оформляются обычно на специальных бланках справок формата А5, на которых указаны даннные предприятия. На бланках напечатан трафаретный текст с пробелами, в которые вносятся запрашиваемые данные. Справка должна иметь следующие реквизиты:

1. наименование вида документа;

2. дата;

3. регистрационный номер;

4. текст;

5. подпись;

6. печать.

15

Датой справки считается дата ее подписания должностным лицом. В правом

углу указывается место выдачи справки в именительном падеже, например: Казахская головная архитектурно-строительная академия, школа № 37. Основной текст обычно строится по следующей модели:

Дана (кому?) Алиеву С.А., в том, что он является студентом 1 курса

архитектурного факультета Казахской архитектурно-строительной академии.

Ниже основного текста может быть указана цель получения справки, например:

Выдана для представления по месту жительства (предоставлена по месту требования).

Справка обычно содержит сведения о сроке действия, например:

Справка действительна в течение 15 дней со дня выдачи.

Если справка относится к трафаретным документам, оформляемым на

бланках, то записки, используемые в организациях для внутреннего пользования, носят типовой характер, т.е. они составляются по определенным стереотипным образцам.

Проанализируем структурно-содержательные особенности служебной, объяснительной и докладной записок.

Служебная записка – это документ, адресованный руководству предприятия, учреждения или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов.

Заметим, что служебная записка используется для внутренней деловой переписки между должностными лицами и структурными подразделениями. Текст служебной записки содержит информацию о положении дел и предложение или просьбу производственного характера. Реквизиты документа таковы:

1. наименование адресата;

2. наименование вида документа;

3. текст документа;

4. подпись;

5. дата.

Приведем образец служебной записки.

Проректору по академическим вопросам ЦАУ (Ф.И.О.) СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Факультет общей гуманитарной подготовки просит Вас оказать содействие в копировании двух контрольных работ (промежуточной и итоговой) по дисциплине «Русский язык и культура речи» для студентов факультета «Технология деревообработки», которые должны быть проведены в соответствии с учебным планом. Количество копий каждой контрольной работы в 1 семестре составляет 520 экземпляров, во 2 семестре – 600 экземпляров. Декан ФОГП (Ф.И.О.) 2 октября 2006 г.

Назначение, содержание и структура объяснительной записки имеют свои существенные особенности, на которые следует обратить внимание.Так, принято следующее определение.

Объяснительная записка – это документ, указывающий на причины, которые привели к каим-либо нарушениям, или поясняющий содержание отдельных пунктов какого-либо основного документа.

Из определения ясно, что содержание текста объяснительной записки зависит от целевой установки, текст должен быть достаточно убедительным. Обычно такой документ составляется в произвольной форме, может быть написан от руки в отличие от служебной записки, которая подается в напечатанном виде.

По наличию реквизитов один из вариантов объяснительной записки напоминает заявление и включает следующие реквизиты:

1. наименование адресата;

2. наименование адресанта;

3. наименование вида документа;

4. текст;

5. подпись;

6. дата.

Что касается докладной записки, она также имеет ряд особенностей,

Которые необходимо рассмотреть.

По принятому определению, докладная записка – это документ,

информирующий руководство о фактах с выводами и предложениями.

Докладные записки призваны ставить в известность руководство о выполнении их поручений. Они не только предствляют собой своеобразный краткий отчет о проделанной работе, но и, как правило, содержат информацию инициативного характера для решения какого-либо вопроса. Поэтому текст докладной записки обычно состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, события, ставшие причиной составления документа. А во второй части обычно содержатся выводы и предложения по изложенным фактам.

Докладные записки, в отличие от служебной и объяснительной, могут быть использованы как для внутренней, так и для внешней переписки. Но в первом случае они пишутся на бумаге обычного формата А4 и подписываются составителем, а во втором – оформляются на бланке организации с указанием регистрационного номера и подписываются руководителем организации.

16

Докладная записка включает те же реквизиты, что и объяснительная. Ее отличие состоит именно в направленности содержания.

Если говорить о языковых особенностях и служебной, и объяснительной, и докладной записок, то они связаны с использованием клишированных синтаксических конструкций: В связи с …. Вследствие … . Сообщаю Вам… . Довожу до Вашего сведения … и др.

Несмотря на то, что в указанных документах используются только одна-две стандартные речевые формулы, их язык вполне соответствует всем параметрам официально-делового стиля, а именно: точность в использовании лексики, информативная достаточность при строгом расположении частей – вот основные стилистические особенности этих жанров.

Стандартизация формы значительно упрощает работу с массовой документацией – ее составление, оценку, обработку и т.д. Напротив, нарушение требований, предъявляемых к документу типовым формуляром, существенно усложняет работу. Так, отсутствие в документе нужного адреса или ссылки на другие документы нередко требует наведения справок, а это неизбежно ведет к затрате времени, сил и средств. Неправильное расположение обусловленного типовым формуляром материала очень затрудняет использование документа.

Неправильно, например, составлена следующая докладная записка.

Начальнику СТО г-ну Курбанову Обращаюсь к Вам с настоящей докладной по следующему поводу. Проверка и контрольные испытания отремонтированных станцией автомашин иногда требуют оставления на кратковременную сверхурочную работу слесарей-наладчиков и шоферов. Мы подчас сталкиваемся с трудностями при оформлении сверхурочных с бухгалтерией. Поэтому Вам срочно необходимо разобраться в этом вопросе и обеспечить принятие нужных мер, касающихся сказанного мною выше. Старший техник Л.Мадияров

Отметим ошибки: 1) дано неполное наименование предприятия: следовало указать номер станции и ведомство, которому она подчинена; 2) не указаны инициалы адресата; 3) наименование документа – «Докладная записка» - должно указываться не в тексте, а над ним: это самостоятельный элемент оформления, его место непосредственно после наименования адресата (адресату может быть важно до ознакомления с текстом знать, что к нему обращаются по чисто служебному делу); 4) текст следовало разделить двумя

17

абзацными отступами (после слов по следующему поводу и с бухгалтерией);

5) не указана дата составления документа; 6) заключительная часть докладной записки сформулирована в тоне указания, а не предложения или просьбы.

На эти недочеты нужно обращать внимание составителей, незнакомых с установленными стандартными формами.

Задание. Отредактируйте документ, внеся необходимые изменения.

Справка Справка дана Бексултанову А.К., который обучается в колледже при КазГАСА на 1 курсе. Учится хорошо.

Задание. Укажите ошибку в заголовке документа. Подберите заголовок,

соответствующий содержанию текста. Отредактируйте документ.

Докладная записка Лесотехническим институтом выпущена в свет брошюра «Использование древесины сучьев и вершин бука для изготовления деталей гнутой мебели». Автор А.М.Абенов. Древесина буковых сучьев и вершин до настоящего времени используется в основном на топливо. Проведение автором исследования физико-механических свойств древесины буковых сучьев и вершин дают возможность утверждать, что по своим показателям она не хуже, а во многих случаях лучше стволовой части и вполне пригодна для выпиловки из нее черновых мебельных заготовок деталей гнутой мебели. Экспериментальные работы, проведенные по выпиловке из буковых сучьев и вершин черновых заготовок деталей гнутой мебели, показали, что для этой цели могут быть использованы буковые сучья и вершины диаметром от 30 мм и выше и длиной от 50 см и более. Мной проводились личные испытания пригодности использования буковой древесины сучьев и вершины для изготовления гнутой мебели. Мои личные показатели полностью согласуются с данными г.Айбекова. Полагаю, что разработка технологии изготовления мебели из сучьев и вершин буковых стволов может быть в сжатые сроки осуществлена на нашей фабрике. (Подпись)

18

Главная задача деловых записок – обеспечивать контакты, деловое общение внутри организаций. Для установления внешних контактов, деловых связей используется другой вид документов, а именно деловое письмо.

Деловое письмо является особым видом документов, менее жестко регламентированным, если сравнить с группой документов информационно-справочного содержания, но имеющим юридическую значимость. Вся деловая переписка обычно регистрируется, хранится в обеих организациях как исходящая и входящая документация. Отсюда следует принятое определение.

Деловые письма – это различные по содержанию документы, пересылаемые по почте, курьером, электронной почтой или посредством факсимильной связи и служащие средством общения юридических и физических лиц.

По содержанию и назначению деловые письма можно разделить на несколько групп:

- гарантийные (дающие гарантии выполнения обязательств);

- сопроводительные (подтверждающие факт отправки основного документа и дающие разъяснения о порядке и сроках работы с ним);

- письма-запросы (содержащие просьбу о предоставлении чего-либо);

- письма-ответы (содержащие ответ на обращение другой организации);

- письма-предложения (оферты) (с конкретным коммерческим предложением о заключении и условиях сделки);

- рекламационные (рекламирующие товары или услуги) и т.д.

Деловое письмо должно иметь следующие реквизиты:

1. дату;

2. номер;

3. ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах -ответах);

4. адресат;

5. заголовок (отвечающий на вопрос о чем?, касательно чего?);

6. текст;

7. отметку о наличии приложений;

8. подпись;

9. отметку об исполнителе.

Следует обратить внимание на то, что в письмах название вида документа не

указывается, за исключением гарантийного письма.

Текст делового письма должен быть лаконичным (не превышать одной страницы), последовательным, убедительным и корректным. В первой части письма указываются причины его написания, а во второй – его цель (просьба, отказ, приглашение и т.д.).

Вопросы для самоконтроля.

1. Каковы структурно-содержательные особенности служебной, объяснительной и докладной записок?

2. Каковы задачи деловых записок?

19