Виды деловых писем

Письмо-запрос – это документ, содержащий просьбу дать необходимую информацию, прислать образцы товара. Такое письмо может быть составлено от 1-го лица множественного числа (Просим Вас выслать новый каталог продукции) или от 3-го лица единственного числа (Наш университет просит Вас сообщить о сроках проведения конференции). В письмах этого типа используются следующие модели предложений:

Просим Вас прислать (выслать, сообщить…);

Будем весьма признательны за информацию о …;

Обращаемся к Вам с просьбой о … .

Письмо-ответ – это документ, содержащий решение (принятие или отказ от предложения, поступившего ранее). В случае отказа в начале письма должна быть приведена корректная мотивировка:

В связи с недостатком времени (продукции на складе)…;

К сожалению, в настоящее время не предоставляется возможным …;

Просим Вас отложить решение вопроса до … .

Гарантийное письмо – документ, в котором подтверждаются обещанные условия оплаты, поставок товара, сроки проведения работ и т.д. Если речь идет о финансовых обязательствах, гарантийное письмо подписывают руководитель ответственной организации и главный бухгалтер. На гарантийное письмо далжна быть поставлена основная печать организации. Возможные модели предложений:

Фирма гарантирует оплату по безналичному расчету;

Гарантируем проведение указанных работ в следующие сроки.

Сопроводительное письмо – документ, который подтверждает факт отправки документов в случае, когда требуется пояснить, с какой целью направляется основной документ, какая работа должна быть с ним проведена и в какие сроки. Сопроводительное письмо должно быть кратким и начинаться со слов «Направляем Вам …». Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о приложении. Приведем примерный текст такого письма:

Направляем Вам предварительно согласованный договор о сотрудничестве между нашими предприятиями. Просим подписать, заверить печатью и выслать нам один экземпляр. Приложение: на 2 листах в 2 экз.

20

В заключение отметим, что подходить к составлению любого вида деловых документов нужно ответственно и не допускать ошибок, так как отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документы не будут иметь юридической силы.

Вопросы для самоконтроля.

1. Какие виды деловых писем вы знаете?

2. Какие реквизиты должно иметь любое деловое письмо?

Задание. Составьте ответ на данное письмо-запрос, используя приведенные сведения.

Письмо-запрос Господа! Я закончил национальную школу. Прошу ответить, должен ли я писать сочинение на вступительных экзаменах. Хочу поступать в Архитектурно-строительную академию.

Материал для ответа Абитуриенты поступают в вузы РК по результатам ЕНТ, проводимого Центром тестирования. Экзаменов по русскому языку и литературе (сочинение) в Казахской головной архитектурно-строительной академии нет.

21