2. Учет денежных средств в магазине № 12 «Родина»

2.1. Учет кассовых операций и денежных документов

В магазине «Родина» организация кассовых операций строится в соответствии с действующими требованиями. Продавцы сдают выручку в главную кассу, о чем производится запись в книгах кассира и выписывается приходный кассовый ордер. Не реже одного раза в месяц проводится ревизия кассы, по результатам которой оформляется акт. Со стороны налоговой инспекции к предприятию не применялись санкции за нарушения порядка ведения кассовых операций.

Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 и отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1.

Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и в ведомости №1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и в ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе магазин «Родина» производится согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности не менее одного раза в месяц. Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия, в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности.

Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Результаты инвентаризации оформляются актом ф. № инв. 15. В нем указывается остаток ценностей в наличии и по данным учета на день инвентаризации и определяется результат инвентаризации. На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия - решение по результатам инвентаризации. Выявленные излишки наличных средств перечисляются в доход предприятия.

В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира) и оформляются записью:

Дебет сч.94 ”Недостачи и потери от порчи ценностей”

Кредит сч.50 ”Касса”

Дебет сч.73 ”Расчеты с персоналом по прочим операциям”

Кредит сч.94 ”Недостачи и потери от порчи ценностей”.

В магазин «Родина» кассовые операции проводятся в следующем порядке:

• оформление первичных документов по приходу и расходу;

• регистрация первичных документов в журнале регистрации;

• записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге;

• сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Прием наличных денег в кассу магазин «Родина» производится по приходным кассовым ордерам, выдача наличных денег - по расходным кассовым ордерам или по другим документам, оформленным надлежащим образом. Такими документами могут быть платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета и т.п. Сдача наличных денег в банк происходит по объявлениям на взнос наличными.

Приходные ордера подписывает главный бухгалтер, а расходные ордера - руководитель организации и главный бухгалтер. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы заполнены четко и ясно чернилами или шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машине. Подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Оплата труда производится кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией магазин «Родина» в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге. Магазин «Родина» ведет только одну кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром магазин «Родина» сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

В магазин «Родина» в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт (Прил. 6). При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Расчеты с участием граждан, не связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, могут производиться наличными деньгами (статья 140) Гражданского кодекса РФ без ограничения суммы или в безналичном порядке.

Для учета расчетов с населением, организации в соответствии с Законом РФ [9] обязаны использовать контрольно-кассовые машины.

Если организации в силу специфики своей деятельности или особенностей местонахождения не имеют возможности применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой отчетности при расчетах с населением могут использоваться формы бланков документов, утвержденные Минфином России.

Учет кассовых операций ведется на счете "Касса", который в соответствии с Рабочим планом счетов имеет номер 50.

Таблица 3

Бухгалтерские проводки по счету 50 в магазине «Родина»

Содержание операции	Документ	Номера корреспондирующих счетов		Сумма
		Дебет	Кредит
1	2	3	4	5
1.Поступила арендная плата	Приходный кассовый ордер	50	91	2265,2
2.Получена выручка за реализованную продукцию, оказанные услуги	Приходный кассовый ордер	50	62, 76	12463,4
3.Выручка за реализованные основные средства и иное имущество	Приходный кассовый ордер	50	76	22564
4.Получены наличные деньги с расчетного, валютного и иных счетов в банке	Приходный кассовый ордер	50	51, 52, 55	8450,0
5.Получен аванс от заказчика	Приходный кассовый ордер	50	62	9874,6
6.Сдан в кассу остаток неиспользованных подотчетными лицами средств	Приходный кассовый ордер	50	71	264,2
7.Погашена наличными задолженность	Приходный	50	73	1675,3

Продолжение табл. 6

1	2	3	4	5
по товарам в кредит, по займам, недостачам, растратам и хищениям.	кассовый ордер
8.Внесен наличными вклад в уставный фонд предприятия	Приходный кассовый ордер	50	75	1000,0
9.Погашена наличными дебиторская задолженность	Приходный кассовый ордер	50	76	3654,8
10.Получены наличными штраф, пеня	Приходный кассовый ордер	50	91	145,8
11.Возврат в кассу излишне выплаченных сумм заработной платы	Приходный кассовый ордер	50	70	189,7
12.Поступление наличных денег от филиалов и подразделений организации	Приходный кассовый ордер	50	79	6548,3
13.Оплачены долгосрочные ценные бумаги, внесены вклады, даны займы	Расходный кассовый ордер	58	50	64234
14.Оплачены счета по услугам, сторонних организаций	Расходный кассовый ордер	76, 60	50	12354
15.Оплачены из кассы расходы, осуществленные за счет средств целевого назначения	Расходный кассовый ордер Счета поставщиков	82	50	3654,9
16.Сданы денежные средства на счета в банке	Расходный кассовый ордер Счета поставщиков	51, 52	50	9874,3
17.Выданы единовременные пособия	Расходный кассовый ордер	69	50	45678
19.Выдана заработная плата	Расчетно-платежные ведомости	70	50	98745
20.Выдано под отчет	Расходный кассовый ордер	71	50	900,0
21.Выдано наличными разным кредиторам	Расходный кассовый ордер	76	50	4578,3
21.Выявлена недостача денег в кассе; недостача удержана из заработной платы кассира	Акт инвентаризации	66 50	70 66	645,3
22.Оприходованы поступившие в кассу денежные документы (почтовые марки, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и т.д.)	Приходный кассовый ордер	50	50, 51, 52, 71, 76	7545,2

Следует обратить внимание на то, что согласно нового плана счетов учет денежных документов ведется на счете 50 “Касса” субсчет 50-3 “Денежные документы”.

При проведение контроля расчетов по кассе необходимо провести инвентаризацию денежных средств в кассе предприятия и составить акт инвентаризации кассы установленного образца.

Инвентаризация должна проходить в присутствии кассира и главного бухгалтера. Порядок проведения инвентаризации кассы может быть следующим: при наличии нескольких касс аудитор отчитывать их, чтобы предотвратить возможность доступа. Кассир должен составить кассовый отчет о кассовых операциях за каждый день вывести остаток денег в кассовой книге на день проверки .

Одновременно с кассира берется расписка, что все приходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации кассы неоприходованных и несписанных в расход денег не имеется. Затем начинается полистный пересчет наличных денег. Если во время инвентаризации кассы имеются частично оплаченные платежные ведомости на выплату заработной платы, пособий и т.д., аудитор подсчитывает в них итог и выплаченную по ним сумму, принимает к зачету, о чем делается отметка в акте. После пересчета денег и других ценностей, хранящихся в кассе, полученный остаток сверяется с данными учета по кассовой книге.

Результаты проверки оформляются с составлением акта, который подписывают аудитор, главный бухгалтер и кассир.

В случае выявления излишков или недостач денежных средств или денежных документов и. др. ценностей необходимо взять письменное объяснение у кассира. При выявлении крупной недостачи денежных средств аудитор может поставить вопрос перед руководителем предприятия об отстранении кассира от его обязанностей до окончания проверки.

При инвентаризации кассы необходимо проверить: имеется ли приказ о назначении кассира, заключен ли с кассиром договор о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы. Соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств, по технической укрепленности и оснащенности средствами охранно-пожарной сигнализации.

После инвентаризации кассы нужно проверить, соответствует ли ведение кассовых операций на предприятии Порядку ведения кассовых операций, а именно:

• созданы ли условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств при доставке их из банка и при сдаче в банк;

• полноту и своевременность оприходования денег, полученных по чекам из банка.

Сверка производится с выписками банка. В случае выявления в выписках исправлений, подчисток и т.д. нужно провести встречную проверку в банке (либо сделать письменный запрос в банк);

• полноту оприходования других поступлений (квартального плана, плата родителей за содержание детей в детских учреждениях и т.п.).

Сверка производится по данным бухгалтерского учета (по лицевым счетам кварт съемщиков и т.п.);

• правильность оформления приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

• имеются ли подписи в получении денег, выборочно проверить соответствии подписей на получение денег в расходных ордерах и ведомостях подписям в других документах (заявление о приеме на работу, трудовое соглашение и т д). Особое внимание следует обратить на соответствие подписей при выплате депонированной суммы;

• правильность ведения кассовой книги и выведение в ней остатков на конец дня;

• погашены ли приходные документы штампом "Получено", а расходные,- "Оплачено" с указанием даты;

• правильность подсчета итогов в ведомостях;

• правильность оформления документов при депонировании заработной платы;

• с целью выявления "подставных лиц" выборочно проверить соответствие фамилий в платежных ведомостях с другими документами (приказами о зачислении на работу, трудовыми соглашениями и т.п.);

• правильность выдачи денег по доверенности;

• соблюдается ли лимит хранения наличных денег в кассе, а также порядок расчетов наличными деньгами с юридическими лицами. Лимит хранения денежных средств в кассе устанавливает учреждения банка, в котором обслуживается предприятие;

• где храня та дубликаты ключей от сейфов кассы. Они должны храниться в опечатанных кассиром пеналах (пакетах и т.д.) у руководителя предприятия;

• создана ли на предприятии комиссия по проведению инвентаризации кассы и осуществляет ли она свои обязанности (посмотреть акты);

Нужно также проверить выполнение Закона РФ [3], а именно:

• принимаются ли контрольно-кассовые аппараты при осуществлении расчетов с населением, соблюден ли порядок регистрации ККМ в налоговых органах, который утвержден Приказом Госналогслужбы РФ [9];

• при работе ККМ применяется ли контрольно-кассовая книга;

• правильность оформления и ведения книги кассира-операциониста;

• правильность составления бухгалтерских проводок. Особое внимание следует уделить операциям, которые по бухгалтерскому учету списаны (минуя счета расчетов) на затраты производства (счет 20,23,25,26) или издержки обращения (сч.44);

• соответствие записей кассовой книги записям в журнале-ордере 1 и ведомости 1 по сч ету 50 "Касса" и главной книге за соответствующий период (при журнально-ордерной Форме учета).

В магазин «Родина» была проведена инвентаризация кассы. По результатам был составлен акт и подписан аудитором, главным бухгалтером и кассиром.

Касса на предприятии оборудована несгораемым шкафом, охранно-пожарной сигнализацией, металлической дверью, отдельным входом. Договор о материальной ответственности имеется в наличии.

Приходные и расходные документы оформлены правильно. Подписи соответствуют действительным. Регистрация приходных, расходных документов ведется в книге регистрации. Кассовая книга прошнурована, пронумерована и скреплена печатью, ведется правильно.

Штампа "Погашено" и "Оплачено" на предприятии нет. Ведомости на выдачу заработной платы подсчитывается на компьютере. Фамилии в платежных ведомостях соответствуют приказом о приеме на работу.

Проводки составляются правильно, согласно плану счетов. Записи кассовой книги соответствуют записям журнала-ордера и ведомости по счету 50 “Касса” и главной книги.

В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги производится проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.