Документирование основных процессов маркетинга
┌────────────────────────────────────────────────────────┐┌───────────────────────────────────┐
│ Документирование маркетинговых исследований ││Документирование рекламной кампании│
│ ││ │
│ ┌─────────────────────┐ ││ ┌─────────────────────┐ │
│ │Приказ (распоряжение)│ ││ │Приказ (распоряжение)│ │
│ │ о проведении │ ││ │ о проведении │ │
│ │ маркетинговых │ ││ │ рекламной кампании │ │
│ │ исследований │ ││ │ │ │
│ └──────────┬──────────┘ ││ └───────────┬─────────┘ │
│ ┌──────────┴──────────┐ ││ ┌───────────┴─────────┐ │
│ │Служебные (докладные)│ ││ │ │ │
│ │ записки из отдела │ ││ │Аналитическая записка│ │
│ │ маркетинга │ ││ │ │ │
│ └──────────┬──────────┘ ││ └───────────┬─────────┘ │
│ ┌──────────┴──────────┐ ││ ┌───────────┴─────────┐ │
│ │ Отчет о ходе │ ││ │ Договор с фирмой, │ │
│ │ проведения │ ││ │ предоставляющей │ │
│ │ маркетингового │ ││ │ информационную │ │
│ │ исследования │ ││ │ площадку в Интернете│ │
│ └──────────┬──────────┘ ││ └───────────┬─────────┘ │
│ │ ││ ┌───────────┴─────────┐ │
│ /\ ││ │ Докладная записка │ │
│ / \ ││ │ с макетом │ │
│ / \ ││ │ руководителю │ │
│ / \ ││ └───────────┬─────────┘ │
│ / Целью \ ││ ┌───────────┴─────────┐ │
│ да / исследования \ нет ││ │ Докладная записка │ │
│ ┌──────/ был анализ \───────┐ ││ │ в бухгалтерию │ │
│ │ \ рынка поставщиков/ │ ││ └─────────────────────┘ │
│ │ \ товара? / │ ││ │
│┌─────────┴─────────┐ \ / ┌──────────┴────────┐││ │
││ Аналитическая │ \ / │Отчет о проведенном│││ │
││ записка │ \ / │ маркетинговом │││ │
││ │ \/ │ исследовании │││ │
│└─────────┬─────────┘ └──────────┬────────┘││ │
│ │ │ ││ │
│ │ ┌─────────────────┘ ││ │
│ └────────────────>┤ ││ │
│ ┌───┴───┐ ││ │
│ │Закупка│ ││ │
│ └───────┘ ││ │
└────────────────────────────────────────────────────────┘└───────────────────────────────────┘
Рис. 2
Основная торговая деятельность интернет-магазина начинается с процесса закупки товара, которым он намерен торговать. Поэтому отделом закупок на основании маркетинговых исследований рынка (а также на основании заявок со складов) должен быть составлен план закупок товара. Форма этого документа не унифицирована внешними нормативными документами. Но согласно обычаям делового оборота план закупок может содержать: наименование продукции; код продукции; предполагаемый объем партии закупки; предполагаемая стоимость закупки; способ закупки. План закупок может быть составлен на месяц, на год или на другой срок, в зависимости от нужд фирмы. План закупок всегда утверждается руководителем интернет-магазина.
После получения информации в виде отчетов о потенциальных поставщиках из отдела маркетинга и составления плана закупок сотрудник отдела закупок интернет-магазина осуществляет телефонные переговоры и направляет деловое письмо с предложением о сотрудничестве поставщикам, утвержденным резолюцией руководителя на аналитической записке отдела маркетинга. Составление этого документа не регламентировано законодательными актами, но предусмотрено обычаями делового оборота. Письмо составляется в двух экземплярах и подписывается руководителем интернет-магазина. Первый экземпляр отправляется поставщику, а второй остается в организации и подшивается в дело. К письму может быть приложен проект договора.
Проект договора составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем организации и заверяется гербовой печатью организации. Оба экземпляра прилагаются к письму о сотрудничестве. В том случае, если поставщика устраивают все пункты договора, он ставит подписи и печать организации на обоих экземплярах, один из которых отправляется интернет-магазину. Если же по договору возникают разногласия, то существует два пути разрешения проблемы. При существенных разногласиях, когда уже подписанный и действующий договор должен быть существенно изменен, составляется дополнительное соглашение. Дополнительное соглашение составляется и подписывается аналогично договору.
При разногласиях, имеющихся по договору в отдельных вопросах, составляется протокол разногласий. Этот документ может быть подписан как на стадии разработки проекта договора, так и после заключения договора (в последнем случае условия протокола принимаются в том же порядке, как и условия договора). Протокол составляется интернет-магазином как стороной, составившей договор, с учетом замечаний поставщика. Пункты протокола могут быть дополнены обеими сторонами договора. После составления протокол разногласий вместе с подписанным договором направляется потенциальному поставщику, и с согласия последнего дополнительные условия включаются в окончательный вариант договора. Протокол разногласий составляется в двух экземплярах (один экземпляр хранится в интернет-магазине, второй - у поставщика) и содержит подпись руководителя интернет-магазина и печать организации, а также печать и подпись поставщика или представителя поставщика.
Дополнительное соглашение и протокол разногласий являются традиционными в соответствии с обычаями делового оборота; их составление не регламентируется законодательными актами.
После того как поставщик и покупатель в лице интернет-магазина пришли к согласию по всем пунктам договоренности, составляется договор. Договор купли-продажи, в соответствии с Гражданским кодексом РФ <2>, может содержать соглашения по следующим пунктам: о количестве товара (условие о количестве товара может быть согласовано путем установления в договоре порядка его определения); об ассортименте товара; о комплектности товаров; о качестве товара; о гарантии продавца на товар и гарантийных сроках; о сроках годности товара; о таре и упаковке; о цене товара; о способах и сроках оплаты товара; о сроках доставки товара; об обязанности продавца или покупателя страховать товар; о сохранении права собственности продавца на товар; о проверке качества товара.
--------------------------------
<2> Гражданский кодекс РФ. Часть вторая от 26.01.1996 N 14-ФЗ с изменениями, внесенными Федеральным законом от 26.01.1996 N 15-ФЗ, Постановлением Конституционного Суда РФ от 23.12.1997 N 21-П.
В соответствии с п. 3 ст. 455 Гражданского кодекса РФ условие договора купли-продажи считается согласованным, если договор позволяет определить наименование и количество товара. Причем если в договоре отсутствует одно или оба условия, то он не считается заключенным.
Договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителями организации-продавца и организации-покупателя и заверяется гербовыми печатями организаций. В случае, когда пункты договора содержат минимальную информацию о совершаемой купле-продаже (не указаны количество товаров, их наименование, ассортимент, цена, сроки платежей, сроки поставки), обычаями делового оборота предусмотрено составление приложения - спецификации (реже графика платежей и графика поставок). Этот документ составляется в форме таблицы, и подписывается обеими сторонами договора (руководителями организаций); подписи заверяются печатями организаций.
В целях своевременного пополнения складов интернет-магазина товарами сотрудники склада уполномочены направлять заявки в отдел закупок для урегулирования текущих проблем поставок. На основании таких заявок сотрудниками отдела закупок составляются рассмотренные выше планы закупок. Документы, сопровождающие процесс закупки товара, приведены на рис. 3.
Документы, сопровождающие процесс закупки товара
Рис. 3
После того как договор заключен и все сопутствующие ему документы подписаны, начинается сотрудничество интернет-магазина с поставщиком. Поставщик, в соответствии с договором, отправляет товар на склад интернет-магазина.
Первый документ, который возникает в интернет-магазине при поставке товара на его склад, - это акт о приемке товаров (унифицированная форма ТОРГ-1 <3>). Акт составляется работником склада и подписывается председателем и членами приемной комиссии, действующей на основе приказа руководителя, а также заведующим складом. Свою подпись на документе оставляет также представитель поставщика. Гриф утверждения ставит руководитель интернет-магазина. Акт направляется в бухгалтерию, где главный бухгалтер ставит визу согласования.
--------------------------------
<3> Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
При приемке товара сотрудниками склада интернет-магазина могут быть обнаружены расхождения в количестве, ассортименте и других качествах товара с условиями договора купли-продажи. Документы, используемые при такой проверке, приведены в Альбоме <4>. Рассмотрим их более подробно.
--------------------------------
<4> Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
В случае обнаружения количественных или качественных расхождений товара по сравнению с документами поставщика составляется акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (унифицированная форма ТОРГ-2) или акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма ТОРГ-3), если поставщик - иностранная компания. Документ составляется членами приемной комиссии и экспертом организации, на которого возложено проведение экспертизы, с участием представителей покупателя и поставщика или независимого эксперта. Документ вступает в силу за подписями председателя, членов комиссии и компетентного представителя незаинтересованной организации. Визу согласования ставит руководитель склада. На документе ставится гриф утверждения руководителем интернет-магазина (на акте по форме ТОРГ-2 также ставится подпись главного бухгалтера). Затем акт передается менеджеру и является основой для направления претензионного письма поставщику или транспортной компании, доставившей груз.
Если товар поступил без счета поставщика, членами комиссии при участии материально ответственного лица составляется два экземпляра акта о приемке товара, поступившего без счета поставщика, по форме ТОРГ-4. Первый экземпляр идет в бухгалтерию, второй - хранится у материально ответственного лица. Свои подписи на документе ставят члены комиссии и материально ответственное лицо. Утверждает акт руководитель интернет-магазина.
При приемке товара возможна и следующая ситуация: при распаковке обнаружено, что товар доставлен в таре или упаковочных материалах, которые не указаны отдельно в счете поставщика и их стоимость включена в цену товара. В этом случае составляется акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика, по форме ТОРГ-5 <5>. Акт составляется комиссией и подписывается членами комиссии, работником склада, принявшим тару на хранение; утверждается руководителем интернет-магазина. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию, второй хранится у материально ответственного лица.
--------------------------------
<5> Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
Общий алгоритм документирования процедур закупки и приемки продукции выглядит следующим образом (рис. 4).