9 Составление отчета

Отчёт оформляется на:

• электронном носителе в виде отдельного файла;

• бумажном носителе на отдельном листе формата А4 с технической рамкой.

Каждая практическая работа содержит:

• название работы, цель, перечень формируемых образовательных результатов;

• распечатку с выполненными заданиями 1- 5, файлы;

• перечень вопросов и ответов к данной работе.

Все отчёты по практическим работам оформляются титульным листом и:

• на бумажном носителе – подшиваются в общую папку;

• на электронном носителе собираются в виде отдельных файлов.

Выполненные отчёты (на бумажном и электронном носителях) сдаются преподавателю.

Практическая работа № 5 «ms excel. Создание итоговых, транспонированных и связанных таблиц для управления информацией в базе данных» (2 часа)

1 Цель занятия

1. Получить навыки создания итоговых и транспонированных таблиц.

2. Получить навыки связывания и внедрения объектов.

Образовательные результаты У1, У4, З1, ОК1, ОК5, ПК2.1.

2 Перечень типового оборудования

• Персональный компьютер с установленными программами Microsoft Office.

• Принтер.

3 Вопросы для самоподготовки

1. Для каких целей используются итоговые таблицы?

2. Как создаются итоговые таблицы?

3. Какая таблица называется транспонированной?

4. Как создать транспонированную таблицу?

5. Как осуществить группировку в таблице?

6. Перечислите способы связывания рабочих листов.

7. Для чего предназначено связывание рабочих листов?

8.Напишите синтаксис для формулы с внешней ссылкой.

9. Каким образом можно просмотреть список связанных файлов?

10. Перечислите виды внедренных объектов.

4 Литература

Грошев А. С.Информатика: лабораторный практикум / А.С. Грошев. - Архан­гельск, Арханг. гос. техн. ун-т, 2012.

5 Содержание работы

Задание 1. Создание итоговой таблицы

Задание 2. Использование таблиц промежуточных итогов

Задание 3. Транспонирование таблицы

Задание 4. Группировка

Задание 5. Создание таблиц с исходными данными

Задание 6. Прямое связывание листов

Задание 7. Связывание листов по средствам Специальной вставки

Задание 8. Создание связанных и внедренных объектов

6 Последовательность выполнения заданий

Задания выполняются в строго указанной последовательности

7 Краткие теоретические сведения

Промежуточные и общие итоги

При анализе данных в больших таблицах часто возникает необходимость вычислять промежуточные и полные итоги.

Промежуточные итоги – это удобный способ обобщения и анализа данных на рабочем листе. При подведении промежуточных итогов таблица разбивается на несколько групп строк с одинаковыми значениями одного поля и по каждой группе подводятся итоги, а затем – общий итог по всей таблице. В качестве итога могут вычисляться максимальное или минимальное значения в группе, сумма, среднее, количество элементов, стандартное отклонение и т. п.

Подведение промежуточных итогов позволяет обойтись практически без ручного ввода формул. MS Excel автоматически создает формулу, добавляет строку (или строки) для записи промежуточных итогов и подставляет адреса ячеек данных. Результирующая таблица является наглядной и удобной для последующей обработки. После подведения промежуточных итогов таблица представляется структурой, то есть она разбивается на группы. Разбиение таблицы на группы позволяет управлять степенью детализации отображаемых данных. MS Excel может показывать только итог для каждой группы или полностью содержимое группы.

Перед подведением промежуточных итогов имеет смысл произвести сортировку по тем столбцам, по которым подводятся итоги, чтобы все записи с одинаковыми полями этих столбцов попали в одну группу.

Транспонирование

Транспонирование заключается в том, что первая строка таблицы становится первым столбцом новой таблицы, вторая строка становится вторым столбцом таблицы и так далее. Чтобы строки таблицы сделать столбцами новой таблицы нужно: 1) Выделить ячейки в строке или в строках. 2) Скопировать (кнопкой или через меню). 3) Указать курсором место размещения. 4) Выбрать Главная--Вставить--Специальная вставка, установить флажок Транспонирование.

Связывание и внедрение рабочих листов

Существует множество различных способов совместного использования данных программами Microsoft Office. Например, MS Word предоставляет несколько способов вставки данных Microsoft Excel в документ MS Word. Можно скопировать и вставить электронную таблицу MS Excel в документ MS Word. Кроме того, в документ MS Word можно также вставить электронную таблицу в виде связанного объекта или внедренного объекта.

Основные различия между связыванием и внедрением (встраиванием) объектов заключаются в месте хранения данных и способе обновления данных после помещения их в документ. Связанный объект – это объект (например, электронная таблица), созданный в одном файле и вставленные в другой файл с поддержкой связи между файлами. Связанный объект может обновляться одновременно с обновлением исходного файла. Связанный объект не является частью файла, в который он вставлен.

Внедренный объект – это объект (например, электронная таблица), вставленный в файл. Будучи внедренным, объект становится частью файла. При двойном щелчке внедренный объект открывается с помощью программы, в которой был создан. Все вносимые во внедренный объект изменения отображаются в содержащем его файле.

Связывание и внедрение можно осуществлять как при помощи буфера обмена, так и при помощи диалогового окна Вставка объекта, которое вызывается командой Объект в меню Вставка. Для выполнения этой лабораторной работы необходимо ознакомиться со способами совместного использования данных программами Microsoft Office. Если на одном рабочем листе используются данные из другого листа, то эти листы считаются связанными. С помощью связывания можно свести воедино значения клеток из нескольких разных таблиц на одном рабочем листе.

Изменение содержимого клетки на одном листе (листе-источнике) рабочей книги приводит к изменению связанных с ней клеток в листах-приемниках. Этот принцип отличает связывание листов от простого копирования содержимого клеток из одного листа в другой. В зависимости от техники исполнения связывание бывает “прямым“ и через команду СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА.

Прямое связывание листов используется при вводе формулы в клетку одного листа, в которой в качестве одного из операндов используется ссылка на клетку другого листа. Общий синтаксис для формулы с внешней ссылкой выглядит следующим образом:

=[Имя_Рабочей_книги] Имя_Листа! Адрес_Ячейки