Конструювання таблиці

Наша таблиця входить в базу даних HouseOfBooks, тому на екрані має бути присутній вікно бази даних (при необхідності скористайтеся командою File > Open Database). B справжній момент вікно містить лише перелік властивостей бази даних. Перш ніж приступати до створення нової таблиці, натисніть кнопку TabLe:

1. Клацніть у вікні бази даних правою кнопкою миші і виберіть з контекстного меню команду New Table. Ha екрані з'являється порожнє вікно таблиці в режимі конструювання, в якому задаються атрибути полів і вибираються типи даних, - врахуйте, що інформація вводиться в іншому режимі (мал. 8.10).

Мал. 8.10. Діалогове вікно Table Structure.

У лівій частині діалогового вікна Table Structure міститься порожній список полів. Якщо відкрити базу даних, для якої вже визначені поля, в списку з'являться їх імена. Справа описуються властивості поточного виділеного поля. У нижній частині вікна перераховані індекси, що входять в базу даних.

2. Ім'я таблиці задається у верхньому текстовому полі. Введіть текст BookList.

Створення полів

Додайте в таблицю три поля:

1. Натисніть кнопку Add Field, щоб додати перше поле. Відкривається діалогове вікно Add Field (мал. 8.11).

Мал. 8.11. Діалогове вікно AddField.

2. Введіть в поле Name рядок TITLE. Курсор повинен знаходитися в полі за умовчанням - якщо ви експериментували з вікном, клацніть на цьому полі, щоб перемістити в нього курсор.

3. Натисніть клавішу Tab, щоб перейти до наступного поля. Зверніть увагу - за умовчанням поля в базах даних Access мають текстовий тип (Text).

4. Натисніть клавішу Tab, щоб перейти до поля Size. Введіть в нім значення 40.

5. Натисніть кнопку OK, щоб переслати введену інформацію в базу.

6. Введіть ім'я другого поля, LASTNAME.

7. Двічі натисніть клавішу Tab, щоб погодитися із запропонованим текстовим типом поля. Введіть довжину поля, 20.

8. Натисніть кнопку OK, щоб переслати введену інформацію в базу.

9. Введіть ім'я останнього поля, FIRSTNAME.

10. Двічі натисніть клавішу Tab, щоб підтвердити запропонований текстовий тип поля. Введіть довжину поля, 20.

11. Натисніть кнопку Close. Конструювання таблиці закінчене.

12. Натисніть кнопку Build the Table в діалоговому вікні Table Structure, щоб Data Manager додав макет таблиці в базу даних.

Перша таблиця заноситься в базу даних. Починаючи з цього моменту, ви можете знову відкрити її і змінити структуру полів або ж додати в неї нові записи. Крім того, таблицю можна видалити або скопіювати її структуру:

1. Клацніть правою кнопкою миші на таблиці BookList у вікні бази даних. Виберіть з контекстного меню команду Open. Дані відображуються в табличному форматі, зручному для введення даних, - а також для перегляду і редагування, якби в таблиці вже були присутній які-небудь дані.

2. Закрийте діалогове вікно Table Structure кнопкою Close.

Введення даних

При введенні даних в таблицю Список книг можна користуватися усіма стандартними прийомами редагування тексту в Windows. Новим для вас може виявитися хіба що клавіша F2, яка виділяє увесь вміст осередку. Зрозуміло, в осередку можна зробити подвійне клацання, але при цьому виділяється тільки одне слово - цього недостатньо, якщо вміст поля складається з двох і більше слів. Передусім слід наново відкрити таблицю:

1. Виберіть із списку таблицю BookList.

2. Клацніть правою кнопкою миші і виберіть з контекстного меню команду Open. Існує і інший, швидший, спосіб відкрити таблицю - двічі клацнути на її імені.

Усе готово до введення даних, курсор знаходиться в першому полі першого запису. Введіть необхідні дані в кожному полі і кожному записі. Для переходу до наступного поля клацніть на нім мишею. При переході до наступного запису вам буде запропоновано зберегти попередні зміни; натисніть кнопку Yes, щоб підтвердити їх. Перший запис вводиться так:

1. Натисніть кнопку Add, щоб додати в таблицю новий запис.

2. Введіть в поле Title першого запису текст Філософія самотності і клацніть мишею в полі LASTNAME.

3. Введіть в поле LASTNAME текст Повис і клацніть в полі FIRSTNAME.

4. Введіть в поле FIRSTNAME текст Джон Купер і клацніть в першому полі наступного запису.

5. Коли вам буде запропоновано зберегти внесені зміни, натисніть кнопку Yes.

Курсор опиняється в першому полі другого запису. Створіть другий запис кнопкою Add і продовжуйте введення даних відповідно до наступної таблиці.

TITLE	LASTNAME	FIRSTNAME
Філософія самотності	Повис	Джон Купер
Мистецтво старіння	Повис	Джон Купер
Монолог відлюдника	Повис	Теодор Френсіс
Слава життя	Повис	Левелин
Windows - авторитетне керівництво	Радек	Ема
Access - авторитетне керівництво	Радек	Ема

Натиснення кнопки Update після другої книги Еми Радек завершує введення даних в таблицю.

Як було сказано раніше, на основі таблиць будуються усі інші об'єкти в базі даних. Зараз ми скористаємося нашою простою таблицею для побудови запиту, а пізніше знову повернемося до неї і розглянемо деякі можливості, пов'язані із зміною макету. А зараз ми побудуємо нескладний запит на основі таблиці BookList.