Выполнение и сохранение запроса

После формирования запроса его необходимо выполнить. Из окна Конструктора запроса это можно сделать, введя одну из команд:

Результаты - Выполнить

Режим - Режим таблицы

Если результаты выполнения запроса не удовлетворяют, то можно вернуться к окну Конструктора запроса для его модификации по команде Режим - Конструктор. В противном случае результат запроса можно сохранить с помощью команды Кнопка Office - Сохранить или произведя закрытие окна Конструктора запроса.

Конструирование отчетов Назначение и способы проектирования отчетов

Отчет является средством визуализации информации, хранящейся в БД. Под визуализацией понимается вывод на экран или на печать в виде, удобном для восприятия и анализа пользователем. В отчете можно группировать и сортировать данные, осуществлять расчеты в строках и проводить итоговые вычисления над группами строк и над всеми строками с использованием статистических функций. Отчет может основываться на таблице или запросе и представлять сложные зависимости между различными наборами данных. Он может быть составным – включать другие отчеты.

СУБД Access предоставляет большие возможности по оформлению отчетов: шрифтовое, фоновое и цветовое оформление, обрамление, рисунки, деловая графика, вставка объектов других приложений. Все это позволяет создавать отчеты высокого качества.

Существует три способа создания отчета: с помощью Мастера, с помощью Конструктора и с помощью средства Отчет. Конструктор дает возможность самостоятельного конструирования отчетов. Мастер отчетов позволяет создать отчет на основе ответов пользователя на вопросы, касающиеся структуры, содержания и оформления отчета. Средство Отчет – это самый быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса.

Отчет можно создавать с помощью мастера или средства Отчет, а затем доработать в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей.

Инструментальные средства конструкторов форм и отчетов

Инструментальные средства Microsoft Office Access 2007 обеспечивают создание отчетов практически любой степени сложности. Структура отчета может быть как очень простой, так и очень сложной — сводный отчет о продажах, сгруппированный по различным областям.

Создание любого отчета начинается с определения источника данных. На втором этапе можно воспользоваться мастером отчетов, который в интерактивном режиме обеспечивает “конструирование” отчета.

Для создания отчета с помощью Конструктора необходимо открыть окно Конструктора формы, выполнив последовательность действий:

_{окно База данных - вкладка Создание - Отчеты – Конструктор отчетов и указать источник отчета - таблицу или запрос – OK.}

_{Так как методика проектирования формы и отчета одинакова, то окно конструктора отчета содержит одни и те же инструментальные средства конструирования, что и форма.}

Расположение разделов проекта отчета в окне Конструктора отчета и их назначение аналогично описанным разделам проекта формы. При необходимости группировки строк в отчете в окно Конструктора отчета должны быть добавлены еще два раздела: Заголовок группы и Примечание группы. Они включаются/выключаются по команде

Группировка / группировка и итоги / Группировка

В разделе Заголовок группы отображается заголовок для групп строк отчета. Данный раздел вставляется перед Областью данных. Раздел Примечание группы служит для итоговых вычислений для групп строк и вставляется после Области данных.

Проще можно создать отчет с помощью команды Отчет, которая находится в группе Отчеты на вкладке Создание. При этом происходит незамедлительное формирование отчета без запроса дополнительной информации. Причем в этот отчет включаются все записи базовой таблицы или запроса.

1. Перейдите в область переходов, затем щелкните на таблице или запросе, используемых для создания отчета.

2. Перейдите на вкладку Создание, затем в группе Отчеты щелкните на пиктограмме Отчет.

3. При этом будет немедленно создан отчет.

4. Теперь сохраните отчет, нажав клавиши <Ctrl+S. Закройте отчет и таблицу, которая служит источником записей для него.

Создание отчета с помощью мастера отчетов - предоставляет гораздо больше возможностей и обеспечивает большую степень гибкости. В частности, вы можете определить способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если были заданы отношения между этими таблицами и запросами.

1. Перейдите на вкладку Создание, затем в группе Отчеты щелкните на пиктограмме Мастер отчетов.

2. В первом окне мастера отчета выберите таблицу и поля в этой таблице, которые будут включены в отчет. Затем щелкните на кнопке Далее.

3. В следующем окне выбираются уровни группировки в отчете, щелкните на кнопке Далее.

4. В этом окне выбирается порядок сортировки записей, щелкните на кнопке Далее.

5. В этом окне выберите макет отчета и щелкните на кнопке Далее.

6. В следующем окне можно настроить стиль отображения отдельных элементов отчета, затем щелкните на кнопке Далее.

7. В завершающем окне создания отчета выберите предварительный просмотр макета отчета и щелкните на кнопке Готово.

8. Если нужно добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, не щелкайте в мастере отчетов на кнопках Далее или Готово после завершения выбора полей из первой таблицы или запроса. Повторите процедуру выбора для другой таблицы или запроса, а также выберите щелчком мыши другие поля, которые добавляются в отчет.

В процессе предварительного просмотра отчета отображается вкладка Предварительный просмотр, обеспечивающая просмотр различных элементов только что созданного отчета.

Создание отчета с помощью команды Пустой отчет.

Для создания такого отчета выполните следующие действия.

1. Перейдите на вкладку Создание, затем в группе Отчеты щелкните на пиктограмме Пустой отчет.

2. После этого создается “болванка” отчета, в правой части рабочего экрана отображается список полей, которые могут добавляться в будущий отчет.

3. Для добавления полей в отчет в области Список полей щелкните на знаке “плюс” рядом с каждой из таблиц, содержащих поля, которые необходимо включить в отчет.

4. Теперь по очереди перетащите каждое из полей в отчет либо, нажав и удерживая клавишу <Ctrl, выберите несколько полей и перетащите их одновременно.

5. Теперь, используя набор инструментов, представленных на вкладке Форматирование, можно кардинальным способом улучшить отчет, превратив его в “конфетку”.