5. Сортировка списка

Сортировкой называется изменение порядка строк в списке. Сортировка применяется в случаях, когда необходимо, чтобы строки имели определенную последовательность.  OpenOffice.org Calc – очень гибкая система в отношении методов сортировки данных.

5.1. Сортировка по одному полю

Задание:

1. Активизируйте лист Сортировка. При отсутствии исходного файла перейдите на Лист3, назовите его Сортировка и скопируйте на лист базу данных сотрудников.

2. Установите табличный курсор в ячейку с фамилией первого сотрудника. Щелкните на

3. кнопке сортировки Сортировка по возрастанию, расположенной на стандартной панели инструментов. Программа расположила список в алфавитном порядке.

4. Щелкните на кнопке сортировки Сортировка по убыванию, расположенной на стандартной панели инструментов. Программа расположила список в обратном алфавитном порядке.

5. Сохраните файл.

Задание для самостоятельной работы:

1. Отсортируйте список так, чтобы сведения о сотрудниках располагались в порядке возрастания (убывания) окладов.

2. Представьте список так, чтобы сведения о сотрудниках располагались в порядке возрастания (убывания) даты приема на работу.

5.2. Сортировка по нескольким полям

Задание:

1. Выполните сортировку по нескольким полям, например, сначала по полю Фамилия, затем по полю Годовой фонд зарплаты. Для этого выберите командуДанные⇒Сортировка.

2. В диалоговом окне Сортировка в списке Сортировать по выберите поле Фамилия, установите опцию по возрастанию. В списке Затем по выберите поле Годовой фонд зарплаты, установите опцию по убыванию (Рис. 12). Нажмите кнопку ОК.

Рис. 12 Задание условий сортировки данных

3. Сохраните файл.

Задание для самостоятельной работы:

Представьте сведения о сотрудниках, расположив наименования отделов в алфавитном порядке. Сотрудников, работающих в одном и том же отделе, сгруппируйте по датам приема на работу и далее по возрастанию оклада.

6. Подведение промежуточных итогов

Команда Данные⇒Итоги может быть использована для получения различной итоговой информации. Прежде чем подводить итоги, необходимо произвести сортировку списка соответствующим образом. OpenOffice.org Calc создает промежуточные и общие итоги. При выводе промежуточных итогов OpenOffice.orgCalc всегда создает структуру списка; с помощью символов структуры можно отобразить список с нужным уровнем детализации данных.

Ниже рассмотрим пример, когда необходимо подсчитать для каждого отдела предприятия сумму окладов сотрудников.

Задание:

1. Активизируйте лист Итоги1. При отсутствии исходного файла вставьте новый лист, назовите его Итоги1, скопируйте на лист базу данных сотрудников.

2. Отсортируйте исходный список по полю Отдел.

3. Выполните команду Данные⇒Итоги.

4. В списке Группировать по в укажите поле Отдел рис. 101. Так как список был отсортирован по полю Отдел, то строки с одинаковым отделом располагаются непосредственно рядом друг с другом. Как только происходит изменение в поле Отдел, значит, информация о сотрудниках одного отдела закончилась, и далее следуют строки, касающиеся сотрудников другого отдела.

5. В списке Операция выберите Сумма – это операция, с помощью которой будут подводиться итоги (данные будут суммироваться).

6. В списке Добавить итоги по укажите поля Оклад и Годовой фонд зарплаты – по этим полям будут подводиться итоги.

7. У становите соответствующие флажки, как показано на рис. 13. Нажмите кнопку ОК.

Рис. 13. Установка режимов для подведения итогов

8. Р езультат подведения итогов приведен на рис. 14.

Рис. 14 Таблица итогов

9. Д ля того, чтобы просмотреть только промежуточные и общие итоги щелкните на кнопке (2-ой уровень списка), расположенной в верхнем левом углу списка. Ре­зультат представлен на рис. 15.

Рис. 15 Вывод промежуточных и общих итогов

10. Чтобы вернуть список в первоначальное положение, щелкните на кнопке 3 (3-й уро­вень списка).

11. О тобразите только общие итоги, как приведено на рис. 16.

Рис. 16 Вывод общих итогов

12. Разверните весь список. Исследуйте назначение кнопок 3 и -.

13. Сохраните файл.