Проведення ділових переговорів, зустрічей, і нарад.
Сам успіх переговорів залежить від ретельності їх попередньої підготовки. Процес підготовки до переговорів поділяють на два тісно взаємозалежних етапу: організаційний і змістовний.
Погана організація можуть призвести переговори до ускладнення і навіть до зриву.
Організаційна підготовка переговорів - це:
місця і часу зустрічі;
формування делегації та її глави.
При змістовної підготовці потрібно:
- проаналізувати проблеми і оцінити ситуацію, і навіть проаналізувати інтереси, як свої, і партнера;
- узгодити всі питання всередині своєї делегації, з тими, хто задіяний у виконанні можливих домовленостей ( суміжні організації), тобто. провести « внутрішні переговори»;
- пропрацювати кілька можливих варіантів розв'язання, щоб на переговорах не приймати поспішних рішень при зміненій ситуації;
- розробити цілісні і суперечать одна одній пропозиції.
Зазвичай заздалегідь готуються аргументи по найвагомішим пунктах позиції, і вони теж би мало бути суперечливими;
- підготувати інструкції учасникам переговорів (виробити загальний напрям дій) і підібрати необхідні документи (законодавчих норм, норми податкових відрахувань, довідкові матеріали з приводу цінами.)
успіху проведення ділових нарад сприяє дотримання простих правил:
- попередня підготовка порядку денного і його навчити неухильно дотримуватися;
- завчасне попередження учасників наради про його сюжеті і необхідності твердо його дотримуватися;
- призначення початку і закінчення наради;
- якщо під час наради передбачаються виступи, слід уважно стежити право їх порядком.
Щоб успішно обумовити, незалежно від своїх рівня життя та масштабу, необхідно опанувати культуру переговорів, тобто, системою понять, цінностей і норми, яка стала засобом успішного спілкування учасників переговорів державотворців, політиків, дипломатів, ділових людей.
Насамперед кожному що бере переговори корисно засвоїти початкову істину: вкрай невигідно ставку на конфліктну взаємодію, йти до разовому виграшу за будь-яку ціну.
Набагато більше продуктивний варіант партнерських відносин, коли що з партнером проводиться аналіз проблеми про те, щоб знайти рішення, який би в у максимальному ступені відповідало обопільним інтересам.
Модель переговорів зазвичай включає:
- вітання його учасників і введення у зміст переговорів;
- взаємне уточнення позицій, інтересів, концепцій учасників;
- діалог учасників;
- узгодження позицій, і підбиття підсумків;
- ухвалення рішення (домовленостей) також завершенняпереговоров.
Важливо пам'ятати те, що спізнюватися для переговорів неприпустимо. Це може негативно зашкодити іміджі фірми і зашкодити самому ходу переговорів.
За затримку з прийомом слід також вибачитися.
Не рекомендують вживати відвідувачів, сидячи за одним столом. Набагато краще вийти з-за столу і зробити кілька кроків назустріч гостям або ж зустріти їх біля входу до кабінет чи кімнату на переговори. Коли переговори відбуваються у офісі однієї з учасників, його співробітник (референт чи помічник) повинен зустрічати гостей біля входу.
Переговори розпочинаються з вітання і її уявлення. Першим представляється глава приймаючої делегації, потім глава які приїхали. Після цього глави делегацій представляють своїм співробітникам, право першості у своїй належить приймаючої делегації. Членів делегації представляють «у напрямку убування», починаючи із тих, хто належить понад високе положення, у своїй можна обмінюватися візитними картками. Якщо делегація дуже велике, то кожного учасника вручається список делегацій, наскільки можна із зазначенням повних імен та посад.
Учасники переговорів розсідаються так щоб члени кожної делегації, що займають приблизно однакова становище, сиділи один біля одного. Першим сідає за стіл переговорів глава приймаючої сторони, якому належить ініціатива ведення переговорів. Він починає розмову, надає слово інших членів своєї делегації, експертам, радникам, стежить, щоб уникнути пауз під час переговорів, які можна сприйняті як сигнал до закінчення. Переривати чи перебивати виступаючих немає звичаю, запитання ставлять після закінчення виступи. Що стосується уточнення будь-якої деталі слід вибачитися і свій висловлювання на момент виступи зробити максимально коротким і конкретним.
Під час переговорів може бути подано кави, чай або ж влаштований нетривалий перерву для кави.
З іншого боку, під час переговорів для проробки окремих питань делегації можуть утворювати експертні робочих групах зі складу які входять у делегації фахівців, які за необхідності їдуть у окрему кімнату, узгоджують можливе рішення чи пункт у підсумковому документі та викладають результати своєї роботи главам делегацій.
Після закінчення зустрічі необхідно розпрощатися з партнером. Якщо делегації великі, то прощаються їх глави, обмежуючись чемним легким поклоном інших членів РБ делегації.
У вашій книзі « Як завоювати на друзів і впливати на людей»Д.Карнеги наводить дванадцять правил, дотримання яких, за її словами, дозволяє схилити людей до потрібної точки зору.
1. Єдиний спосіб узяти гору у спорі це ухилитися від цього.
2. Виявляйте на повагу по думці вашого співрозмовника. Ніколи не кажете людині, що він неправий.
3.Если ви маєте рації, визнайте це швидко і зовсім.
4. З початку дотримуйтеся дружелюбного тону.
5.Заставте співрозмовника відразу ж потрапляє відповісти: «Так».
6. Нехай багато часу каже ваш співрозмовник.
7. Щиро намагайтеся оцінювати речі з погляду вашого співрозмовника.
8. Ставтеся співчутливо до думки і бажанням інших.
9. Нехай ваш співрозмовник вважає, що це думку належить їй.
10.Взивайте до благороднішим мотивів.
11.Драматизируйте свої ідеали, подайте їх ефектно.
12. Кидайте виклик, зачіпайте за живе.
Дані правила також доречні у процесі проведення.
Першу зустріч із співрозмовником (співрозмовниками) зазвичай починають із взаємного уявлення, уявлення своїх делегацій, розповіді про своїх організаціях, після чого переходять до основної теми розмови. Якщо співрозмовник вже партнер фірми і йдеться про продовження діалогу, то хорошим початком то, можливо короткий огляд подій із часу попередньої зустрічі. Хорошою темою спершу ділової розмови може бути обмін думками з загальним професійним проблемам, наприклад, про стан ринку або про нові тенденції і технологіях видавництва. Важливо побудувати розмова така щоб ця загальна тема була близькою до цієї теми планованого основного розмови і дозволяла невдовзі можливість перейти до нього. Коли у період підготовки до зустрічі цю тему обговорювали з партнерами письмово, то обмін думками буде добрим початком в розмові. Огляд такого листування допоможе чіткіше окреслити рамки і спрямованість переговорів, ліквідувати можливі неясності і недорозуміння.
Під час бесіди основне правило то є вияв безумовного шанування співрозмовнику, неуважність може розцінюватися як зверхність та брутальність безтактність. При будь-якому, і особливо діловому, розмові треба вміти слухати і витримувати паузу.
З часу, коли збоку сядуть за стіл переговорів, починається власне переговорний процес, структурними елементами якого є:
- етапи викладу позиції;
- стратегія ведення переговорів;
- тактичні прийоми.
З положень цих компонентів будується технологія ведення переговорів. Невміння обумовити загрожує як помилками, і навіть зривом переговорного процесу.
Етапи подачі позиції переговорів розуміють послідовність рішення наступних завдань:
- взаємне уточнення інтересів, точок зору, концепцій і поглядів учасників;
- обговорення (зокрема висування аргументів на її підтримку виправдання своїх поглядів, пропозицій, їх обгрунтування);
- узгодження інтересів і вироблення домовленостей.
типові помилки під час переговорів такі:
- переговори погано підготовлені, оскільки учасників вважають, що легше вирішуватиметься всі питання під час переговорів. Насправді підготовка до переговорів повинна займати до 80% і навіть більше загального часу;
- за одним столом переговорів виникають суперечки всередині делегації, що неприпустимо. Коли якісь питання не узгодженими всередині делегації або виникали нові проблеми, слід запропонувати партнеру зробити перерву;
- під час переговорів учасники недостатньої уваги батьків до того, як конкретно можна реалізувати їх пропозиції. Прорабативая пропозиції, обов'язково потрібно вирішити питання можливої реалізації;
- в делегацію потрапили люди й не які мають достатній рівень професіоналізму, зазвичай, буває при завищеній кількісний склад делегації. Усе це веде до їх зниження ефективності переговорів і може негативно зашкодити іміджі компанії та керівника;
- не враховуються особливості ділового спілкування, і етикету партнера іншої країни, що веде до загальної думки.
На закінчення цієї глави наведу шість основних правил, які б успіху переговорів та підтриманню сприятливого клімату у процесі їх проведення, які мають точно дотримуватися обидві сторони.
1.Раціональність
Необхідно поводитися раціонально, навіть якщо інший бік виявляє емоції. Неконтрольовані емоції несприятливо позначаються процесі ухвалення рішень.
2.Роміння.
Постарайтеся зрозуміти партнера. Неувага до точки зору партнера обмежує можливість вироблення взаємоприйнятних рішень.
3. Спілкування.
Навіть якщо протилежна сторона вас не слухає,однак постарайтеся провести консультації із нею, цим будуть поліпшено відносини.
4.Достовірність.
Не давайте удаваної інформації, навіть якщо це робить протилежна сторона. Така поведінка послаблює силу аргументації, і навіть утрудняє подальше взаємодія.
5. Необхідність уникати повчального тону.
Не намагайтеся повчати партнера, будьте відкриті до його і постарайтеся, своєю чергою, переконати його.
6. Прийняття.
Постарайтеся прийняти думку другої сторони, і будьте відкриті до здобуття права дізнатися щось нове від партнера.