Тема 3. Структура информационной системы организации

3.1. Функциональная структура информационной системы организации

В предыдущем разделе в числе различных классификаций ИС нами была рассмотрена классификация, построенная по принадлежности каждой из ИС к определенной сфере бизнеса или, что одно и то же, к определенной функциональной сфере хозяйственной деятельности. Среди таких сфер назывались маркетинг, производство, финансы, управление персоналом и др. [5].

Информационная система организации. По мере того как специалисты по компьютерным информационным системам накапливали опыт их использования в рамках всей организации, работники различных подразделений и подсистем также начинали лучше осознавать специфику своих информационных потребностей. В конце концов, это привело к выделению из ИС организации функциональных информационных подсистем маркетинга, производства, финансов и кадров, обслуживающих подразделения компании, выполняющие соответствующие функции. Помимо этого, признание специфики информационных потребностей высшего руководства фирмы привело к созданию специальной информационной подсистемы для их обслуживания. На рис. 3.1 приведена функциональная структура ИС организации, включающая в себя пять отдельных частей: 1) информационную систему руководства; 2) информационную систему маркетинга; 3) информационную систему производства; 4) информационную систему финансов; 5) информационную систему кадров (управления персоналом).

Рис. 3.1. Пример функциональной структуры информационной системы организации [5]

Однако следует помнить, что это разделение чисто умозрительное. Физически ничто не разделяет эти подсистемы. База данных является общей для всех подсистем. Часть программного обеспечения также может быть универсальной. Функциональные подсистемы ИС организации работают одновременно в интересах достижения общих целей компании. Поэтому решения, принимаемые в одной из них, должны быть сопоставимы с решениями, принимаемыми в других.

Таким образом, разделение ИС организации на отдельные подсистемы является скорее логическим, чем физическим. Такое разделение, однако, облегчает осмысление работы ИС организации с позиций их пользователей.

3.2. Информационная система руководства

Руководство фирмы имеет свои уникальные требования к информации. ИС руководства предназначены для обеспечения управленцев высшего уровня всей необходимой для них информацией о деятельности фирмы с требуемым уровнем детализации. Эти системы начали создаваться в организациях сравнительно недавно. По-видимому, это связано с тем, что деятельность высшего руководства, затрагивающая множество плохо структурированных и совсем неструктурированных проблем, в значительно меньшей степени понималась специалистами по информатике, чем деятельность работников на более низких уровнях управления. Сегодня ИС руководства, предназначенные главным образом для менеджеров, работающих на уровне стратегического планирования, являются объектом интенсивных научных исследований.

Структура ИС руководства приведена на рис. 3.2. В основу ее создания положен принцип совмещения возможностей большого центрального компьютера компании и сети персональных компьютеров, выполняющих роль рабочих станций, обслуживающих высшее руководство. Центральный компьютер (работающий не только в интересах ИС руководства) использует базу данных компании, включая данные из СЭОД, библиотеку программных средств, а также специально вводимые в интересах руководства текущие новости и объяснения. Собственная база данных рабочих станций, обслуживающих руководство, содержит данные и информацию, предварительно подготовленные центральным компьютером. Руководитель лишь выбирает нужную ему информацию с указанием требуемой степени подробности или строит свою работу в запросно-ответном режиме. Система обеспечивает доступ руководства к электронной почте, а также к внешней информации и данным.

Диалог между руководителем и ИС руководства строится на основе использования меню с минимальным использованием клавиатуры. Информация предоставляется в виде табуляграмм, графиков и объяснений. Используемые программы должны давать возможность переключения между графической и символьно-числовой формой представления данных. Сопроводительные пояснения могут вводиться помощниками руководителей или разрабатываться системами искусственного интеллекта. Таким образом, в рамках ИС руководства реализуется в основном информационная и экспертная форма поддержки принятия решений [5].

Рис. 3.2. Структура ИС руководства

Обязательным элементом диалога является возможность понижения (или повышения) уровня детализации описания того или иного контролируемого параметра. Так, например, начав с обзора выходных параметров в их окончательном виде и обнаружив в них какое-то несоответствие, руководитель может потребовать расшифровать структуру, порядок расчета и исходные данные, использованные для вычисления данного показателя. Использование такого метода оказывается весьма полезным для поиска возможных ошибок.

Обычно руководители строят свою работу с ИС руководства на основе известных принципов менеджмента. Например, многие руководители используют так называемое «управление по отклонениям», реализуемое на основе постоянного сравнения запланированных и текущих результатов деятельности компании. Другие предпочитают вводить и контролировать только «критические параметры» деятельности организации. Ясно, что все подобные методы имеют целью уменьшить объем контролируемых данных, перегружающих руководство и затрудняющих принятие обоснованных решений.

И несколько слов о программном обеспечении ИС руководства. В настоящее время рынок программных продуктов, специализированных для ИС руководства, недостаточно широк. Альтернативой покупки такого обеспечения является его разработка собственными силами, которая пока не под силу небольшим компаниям. В ближайшем будущем следует ожидать появления новых видов гибкого программного обеспечения для ИС руководства, особенно использующих принципы искусственного интеллекта.