3.15 Инвентаризация основных средств, доходных вложений в материальные активы, нематериальных активов, долгосрочных активов, предназначенных для реализации, учет ее результатов

Инвентаризация является действенным способом проверки соответствия фактических данных учетным. Ей подвергаются все объекты бухгалтерского учета, в том числе основные средства, доходные вложения в материальные активы, нематериальные активы, долгосрочные активы, предназначенные для реализации. Инвентаризация проводится в соответствии с Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 180 от 30 ноября 2007 г.

В конце каждого года перед составлением годовой бухгалтерской отчетности инвентаризация проводится обязательно. В процессе ее выявляется фактическое наличие каждого объекта долгосрочных активов, результаты оформляются инвентаризационными описями или актами инвентаризации установленной формы.

Плановая инвентаризация основных средств, доходных вложений в материальные активы, нематериальных активов проводится не реже одного раза в год, как правило, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, но не ранее 1 ноября отчетного года. Она проводится рабочей или постоянно действующей центральной инвентаризационной комиссией, создаваемой приказом руководителя организации. В состав комиссии входят руководитель организации либо его представитель (административное лицо), главный бухгалтер или другой специалист, имеющий опыт и необходимые навыки и знания.

Инвентаризация проводится внезапно. Председатель инвентаризационной комиссии предъявляет материально ответственному лицу приказ (постановление, распоряжение) на проведение инвентаризации.

Во время инвентаризации долгосрочных активов проверяется наличие и состояние документации на них – инвентарных карточек или инвентарных книг, технических паспортов и другой необходимой документации, соответствие фактических данных данным бухгалтерского учета, условия хранения и использования, выявляются их излишки или недостачи.

По основным средствам и инвестиционной недвижимости комиссия проводит осмотр объектов, проверяет соответствие номеров, проставленных на объектах и указанных в документах на эти объекты, год выпуска, техническое состояние объектов и др.

По результатам инвентаризации долгосрочных активов оформляются следующие документы: инвентаризационные описи основных средств, которые составляются отдельно по каждому подразделению организации (материально ответственному лицу); акты инвентаризации незавершенного капитального строительства,нематериальных активов, незавершенных НИОКР, в которых выводятся результаты по каждому объекту и др.

Инвентаризация объектов основных средств, полученных в аренду, также оформляется инвентаризационной описью, один экземпляр которой высылается собственнику.

До начала инвентаризации у материально ответственного лица берется расписка о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на основные средства, инвестиционную недвижимость, предметы финансовой аренды (лизинга) сданы в бухгалтерию, все поступившие объекты оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Материально ответственное лицо ставит свою подпись под распиской в актах инвентаризации.

Результаты инвентаризации записываются в инвентаризационную опись в следующем порядке: номер по порядку, наименование и краткая характеристика объекта, год приобретения или создания, фактическое наличие (количество, стоимость), по данным бухгалтерского учета (количество, стоимость).

В конце каждого листа описи ставится прописью общее количество порядковых номеров, общее количество единиц объектов по листу описи, фактическая их стоимость.

На последнем листе описи указываются итоги по листу и по описи в целом. У материально ответственного лица берется расписка о том, что все основные средства, указанные в инвентаризационной описи, проверены комиссией в его присутствии и претензий к комиссии он не имеет, что перечисленные в описи основные средства, инвестиционная недвижимость, предметы финансовой аренды (лизинга) находятся на его ответственном хранении.

Инвентаризационная опись подписывается всеми членами комиссии и передается в бухгалтерию на проверку и бухгалтерскую обработку.

Бухгалтерия организации по результатам проведенной инвентаризации составляет сличительную ведомость. В ней отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и фактическими данными, отраженными в инвентаризационных описях, по каждому объекту. В результате могут быть выявлены недостачи или излишки указанных объектов.

По каждому случаю выявленных отклонений инвентаризационная комиссия берет письменные объяснения у материально ответственных лиц.

Окончательное решение о порядке регулирования инвентаризационных разниц принимает руководитель организации. Он рассматривает результаты инвентаризации и выносит письменное решение по ним.

На основании поступивших документов по инвентаризации и протокола заседания инвентаризационной комиссии, утвержденного руководителем организации, на сумму выявленной недостачи объектов основных средств, инвестиционной недвижимости, предметов финансовой аренды (лизинга), нематериальных активов составляются следующие бухгалтерские записи:

Д-т сч. 02 К-т сч. 01, 03/1, 2, 04 – на сумму числящейся амортизации и обесценения по данным объектам долгосрочных активов;

Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» К-т сч. 01, 03/1, 2, 04 – на их остаточную стоимость.

Недостача долгосрочных активов, предназначенных для реализации, отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 94 К-т сч. 47 − на их учетную стоимость.

В случае установления вины материально ответственного лица, сумма недостачи относится на него по остаточной стоимости, что отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению ущерба» К-т сч. 94 – на остаточную стоимость недостающего имущества.

Если при этом проводится дооценка стоимости недостающего объекта до рыночной цены, сумма дооценки также относится на виновное лицо бухгалтерской записью:

Д-т сч. 73/2 К-т сч. 91/1.

При погашении виновным лицом стоимости недостающих объектов долгосрочных активов составляются бухгалтерские записи:

Д-т сч. 50 К-т сч. 73/2 – на сумму наличных денег, внесенных виновным лицом в кассу организации;

Д-т сч. 70 К-т сч. 73/2 – на сумму недостачи, удержанную из начисленной работнику заработной платы по его письменному заявлению.

Если период отражения суммы дооценки недостающего объекта, отнесенной на виновное лицо, и период поступления суммы ее погашения виновным лицом не совпадают, то возникает отложенное налоговое обязательство, которое учитывается на пассивном счете 65 «Отложенное налоговое обязательство». Его начисление отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 99 К-т сч. 65.

Если работник не признает свою вину, организация может подать документы в суд о взыскании недостачи. До решения суда сумма недостачи числится на счете 94.

Суммы недостачи долгосрочных активов, выявленные в отчетном году, но относящиеся к прошлым периодам, признанные виновными лицами или присужденные к взысканию с них судом, отражаются бухгалтерской записью:

Д-т сч. 94 К-т сч. 91/1.

Если судом отказано в иске по причине недоказанности вины материально ответственного лица, или если виновный не установлен, сумма недостачи списывается на прочие расходы бухгалтерской записью:

Д-т сч. 91/4 К-т сч. 94.

Выявленные при инвентаризации неучтенные (излишки) долгосрочных активов,имевшиеся в наличии у материально ответственного лица на момент проведения инвентаризации, приходуются по рыночной стоимости, определенной экспертным путем, в составе инвестиционных доходов, что отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 01, 07, 08, 03/1, 2, 04, 47 К-т сч. 91/1.

Каждому неучтенному объекту присваивается инвентарный номер, заводится необходимая техническая документация, составляется акт о приемке, оформляется инвентарная карточка.