7.5 Учет расчетов с подотчетными лицами

Организации производят расходы на служебные командировки, почтово-телеграфную связь, покупку канцелярских принадлежностей и вспомогательных материалов, другие хозяйственные расходы. Обычно такие расходы оплачиваются наличными деньгами подотчетными лицами, которыми являются работники, получившие деньги из кассы организации по расходному кассовому ордеру на определенные цели.

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Дебетовое сальдо означает сумму задолженности подотчетных лиц организации, а кредитовое сальдо – сумму задолженности организации перед работниками по произведенным ими расходам.

Порядок расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам установлен Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь (утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12. 04. 2000г. № 35 в редакции постановления от 04. 02. 2013 г. № 4) и Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства по труду и социальной защите Республики Беларусь от 30.07.2010 г. № 115 с изм. и доп. от 10. 02. 2012 г. № 22), постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2012 № 18, которым утверждены форма расчета денежных средств на служебную командировку за границу и форма отчета о затраченных на служебные командировки за границу денежных средствах, а также о рациональном и обоснованном их расходовании.

Служебной командировкой считается поездка работника или группы работников по приказу (распоряжению) руководителя организации (нанимателя) на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В распорядительном документе указывается пункт назначения, срок командировки в пути.

Работнику выдается командировочное удостоверение установленной формы. При направлении в одну командировку группы работников командировочное удостоверение установленной для этого форме выдается руководителю командируемой группы или иному лицу, определенному приказом (распоряжением) руководителя организации.

В командировочном удостоверении указывается таже информация, что и в приказе (распоряжении).

Регистрация работников,выбывающих в служебную командировку, осуществляется в журнале учета работников, выбывающих в командировки, который ведется по установленной форме.

В данном журнале указывается следующее: номер регистрации, ФИО командированного работника, его должность, дата и номер приказа (распоряжения) на командировку, ФИО работника, подписавшего командировочное удостоверение, фактическая дата выбытия и прибытия, расписка работника в получении командировочного удостоверения.

Основанием для выдачи денежных средств работнику в качестве аванса также является приказ (распоряжение) о командировании работника.

Аванс должет быть выдан работнику не позднее чем за день до отъезда в служебную командировку. Он выдается в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных, но при условии полного отчета работника по ранее полученным на командировки суммам.

В случае использования командированным работником в личных целях государственных праздников, выходных дней в месте служебной командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.

За работником, направленным в служебную командировку, сохраняется заработная плата в течение всего срока командировки, но не ниже среднего заработка.

На сумму выданного из кассы денежного аванса составляется бухгалтерская запись:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50.

Работники обязаны по возвращении из командировки сдать в бухгалтерию авансовый отчет о расходах на командировку, возвратить в кассу организации неизрасходованный остаток аванса в течение сроков, установленных законодательно. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение с отметками «выбыл» и «прибыл» во всех населенных пунктах пребывания в командировке и документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы (билеты на проезд, по найму жилого помещения – чек на оплату с приложенным счетом или квитанции к приходному кассовому ордеру с приложенным договором с индивидуальным предпринимателем, другие документы), указываются суммы произведенных расходов, сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке), отчет о проделанной работе (по требованию руководителя организации).

Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 календарных дней со дня окончания командировки.

Законодательно определен состав расходов, отражаемых в авансовом отчете и возмещаемых командированному работнику.

1 Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования всех видов (кроме такси) в размере фактических затрат на проезд, а также расходы на проезд до железнодорожной станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, расходы по бронированию билетов, комиссионные сборы, расходы за пользование в плацкартных, купейных и мягких вагонах поездов постельными принадлежностями при наличии подтверждения их оплаты, стоимость набора питания, включенного в цену проездного билета.

Возмещение указанных расходов производится на основании подлинных проездных документов, а при их отсутствии – на основании документов, подтверждающих факт проезда работника, либо в размере минимальной стоимости проезда независимо от использованного вида транспорта.

Минимальная стоимость проезда определяется с учетом рекомендуемых норм расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь и тарифа за один километр проезда при перевозках поездами на региональных линиях экономкласса, установленных законодательно.

В случае приобретения электронных билетов на поезд или самолет, командированный должен по возвращении из командировки приложить к авансовому отчету распечатку электронного билета, подтверждающую факт оказания услуги по перевозке, в котором указывается фамилия, имя, отчество пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки, распечатанную маршрут – квитанцию и (или) посадочный талон, чек электронного терминала.

Затраты на приобретение электронных билетов отражаются на основании авансового отчета командированного работника бухгалтерской записью:

Д-т сч. 60 К-т сч. 71 (на основании чека электронного терминала об оплате билета, авансового отчета).

Затем стоимость билетов учитывается в составе командировочных расходов на дату утверждения авансового отчета командированного работника и списывается на затраты организации бухгалтерской записью:

Д-т сч. 20, 23, 25, 26, 44 и др. счетов К-т сч. 71 (на основании маршрут – квитанции, посадочного талона, авансового отчета).

2 Расходы по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути).

Указанные расходы возмещаются в размере, указанном в представленных подлинных документах, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в многоместных номерах). Расходы за проживание в номерах высшей категории возмещаются с разрешения руководителя организации с учетом характера задания на командировку. Стоимость завтрака, включенного в счет гостиницы, также подлежит возмещению и не влияет на размер суточных. Расходы по бронированию мест в гостинице компенсируются при наличии документов, подтверждающих оплату бронирования жилья.

Расходы по найму жилого помещения без предоставления подтверждающих документов возмещаются в пределах норм, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения, время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более – принимается за полные сутки.

3За проживание вне места постоянного жительства (суточные) для покрытия дополнительных личных расходов в месте служебной командировки. Они оплачиваются в размере, устанавливаемом Министерством финансов Республики Беларусь за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, если они использованы командированным работником в целях выполнения служебного задания в командировке, и время нахождения в пути.

Если принимающая или направляющая сторона обеспечивает за свой счет питание командированного работника, суточные выплачиваются ему в следующих размерах: при обеспечении одноразовым питанием – 70 % от установленного размера суточных, двухразовым питанием – 30 %, трехразовым питанием – 15 %.

4Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома руководителя (нанимателя) в целях выполнения служебного задания по командировке (оплата междугородних телефонных переговоров, ксерокопирование документов, провоз багажа сверх норм бесплатного провоза и др.), подтвержденные документально.

Списание командировочных расходов согласно авансовому отчету, сданному подотчетным лицом, после его утверждения руководителем организации производится бухгалтерской записью:

Д-т сч. 25, 26 и др. счетов К-т сч. 71.

Работники могут получать деньги в подотчет на командировочные расходы с использованием корпоративных или личных банковских платежных карточек.

Выдача денег в подотчет с использованием карт – счета отражается следующими бухгалтерскими записями:

Д-т сч. 55 К-т сч. 51- перечислены деньги в подотчет на карт – счет;

Д-т сч. 71 К-т сч. 55 – использованы подотчетные деньги командированным работником;

Д-т сч. 26 и др. счетов К-т сч. 71 – списаны деньги с подотчета с командированного работника на основании представленного им авансового отчета;

Д-т сч. 50 К-т сч. 71 – внесены в кассу работником снятые с карт – счета и не использованные наличные деньги.

При служебных командировках в зарубежные страны обязательная выдача работнику организации командировочного удостоверения Инструкцией № 115 не предусмотрена, нормы суточных и расходов по найму жилья за время пребывания командированного работника за границей установлены в долларах США, евро и других валютах для каждой страны отдельно.

Основанием для возмещения расходов является авансовый отчет командированного работника, который составляется в валюте той страны, где произведены расходы с пересчетом указанных расходов в иностранную валюту, в которой был получен аванс. Пересчет производится по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Национальным банком Республики Беларусь на дату составления отчета об израсходованных суммах. Если Национальный банк не устанавливает официальный курс белорусского рубля к иностранной валюте государства, в которое был командирован работник, и работником не представлены документы, подтверждающие совершение валютно-обменной операции, то при составлении отчета об израсходованных суммах применяется кросс-курс доллара США к иностранной валюте с использованием информации агентств «Рейтер» или «Блумберг».

Возмещение суточных за время проживания командированного работника за границей производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое работник направлен в командировку.

За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из страны либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам для командировок в Беларуси. Если работник следовал в командировку на автомобиле, днем отъезда и приезда считают даты пересечения Государственной границы Республики Беларусь.

При командировке в те страны, где при пересечении границы отметка в документах для выезда из Республики Беларусь и въезда обратно не вносится (в Российскую Федерацию и др.), день пересечения границы определяется по документам на проезд с учетом расписания движения пассажирского транспорта.

При выезде в служебную командировку за границу и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50% от нормы, установленной для той страны, в которую работник был направлен в командировку (этот порядок действует только для однодневных командировок).

Оплата расходов за проживание в командировке за границей осуществляется по нормам оплаты расходов по найму жилого помещения, установленным отдельно для каждой страны. Если командированный не представил документы, подтверждающие проживание в командировке за границей, то ему выплачивается 5% от нормы расходов по найму жилого помещения, но не более 20% от установленной нормы. В коммерческих организациях конкретный размер оплаты расходов по найму жилого помещения устанавливает наниматель.

Организации могут выдавать наличные деньги, в том числе с использованием корпоративных карточек, под отчет на текущие операции на строго определенные сроки:

– предстоящие хозяйственные расходы на сроки, определяемые руководителем организации, включая день выдачи (получения с корпоративной карточки) наличных денег под отчет, но не более 3 рабочих дней – если они производятся в месте нахождения организации; не более 10 рабочих дней –в не места ее нахождения; до 30 рабочих дней – в сумме, не превышающей размера одной базовой величины в целом по организации.

Для осуществления расчетов с другими юридическими лицами наличные деньги выдаются в подотчет в размерах, определяемых руководителем организации, но не более размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, который устанавливается нормативными актами.

Работники, получившие наличные деньги, в том числе с использованием корпоративных карточек, под отчет на предстоящие хозяйственные расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением некоторых законодательно установленных случаев.Новый аванс выдается подотчетному лицу только при условии его полного отчета по предыдущему авансу.

Работники, получившие денежные средства с использованием корпоративных карточек под отчет на предстоящие расчеты с другими субъектами хозяйствования, обязаны не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме и частично в наличной форме, исключая день оплаты, представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах.

Организации, осуществляющие через уполномоченных лиц, находящихся вне места ее нахождения, расчеты с физическими лицами с использованием корпоративной карточки, могут дополнительно перечислять на карт–счета денежные средства без получения полного отчета по ранее перечисленным на карт–счет суммам денежных средств.

Отчет об израсходованных суммах с приложением карт–чеков (их копий, заверенных руководителем организации) и иных документов, подтверждающих целевой характер расходования денежных средств, уполномоченное лицо представляет в бухгалтерию организации в сроки, определяемые руководителем организации, но не реже одного раза в месяц.

Документом, подтверждающим оплату наличными деньгами расходов по приобретению или изготовлению товаров, выполнению работ, услуг, является кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица или инициалы и фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира.

В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими данные расходы, являются кассовый чек и товарный чек, другие документы, установленные в соответствии с законодательством.

В бухгалтерском учете составляются следующие бухгалтерские записи:

Д-т сч. 07, 08, 10, 41 и др. счетов К-т сч. 71 – на стоимость активов без НДС, приобретенных подотчетными лицами и оплаченных за счет подотчетных сумм;

Д-т сч. 18 К-т сч. 71- на НДС, включенный в стоимость приобретенных активов;

Д-т сч. 44 К-т сч. 71- на сумму расходов по погрузке, разгрузке и упаковке продукции, оплаченных экспедитором за счет подотчетных сумм без НДС;

Д-т сч. 18 К-т сч. 71- на НДС, включенный в стоимость расходов по погрузке, разгрузке и упаковке продукции, оплаченных экспедитором за счет подотчетных сумм;

Д-т сч. 50 К-т сч. 71- при возврате неизрасходованного аванса в кассу;

Д-т сч. 70 К-т сч. 71 - при удержании невозвращенных средств из заработной платы работника.

Синтетический и аналитический учет операций с подотчетными лицами ведется в соответствующем учетном регистре отдельно по каждой подотчетной сумме.

При составлении бухгалтерского баланса сальдо счета 71 показывается развернуто, дебиторская задолженность включается в активы, кредиторская - в долгосрочные или краткосрочные обязательства.