Рекомендуемые правила выполнения и форма информационно-удостоверяющего листа
8.1 Правила выполнения информационно-удостоверяющего листа
8.1.1 УЛ используют для сопровождения выпуска одного документа, нескольких документов или комплекта документов.
8. 1.2 Если УЛ выпускают на один ДЭ, то ему присваивают обозначение ДЭ на это изделие с добавлением кода УЛ (например, АБВГ.ХХХХХХ.ХХХЭМД-УЛ).
Если УЛ выпускают на комплект документов, записанных в спецификацию, ведомость технического предложения или ведомость технического (эскизного) проектов, то ему присваивают обозначение спецификации или соответствующей ведомости с добавлением через дефис кода УЛ (например, АБВГ.ХХХХХХ.ХХХУЛ; АБВГ.ХХХХХХ.ХХХТП-УЛ).
При некомплектной сдаче документов в службу технической документации УЛ присваивают обозначение, как указано выше. В этом случае в УЛ не указывают те ДЭ, которые в данный момент не передаются, а при доукомплектовании вводят продолжение УЛ, в котором указывают эти ДЭ. Изменение общего числа листов УЛ производят на основании извещения об изменении УЛ.
Допускается присваивать обозначения УЛ иным способом, при этом правила присвоения обозначений УЛ устанавливает разработчик. Для документации на изделия, разрабатываемые по заказу Министерства обороны, правила присвоения обозначений УЛ согласуются с заказчиком (представительством заказчика).
УЛ включают в комплект подлинников документов. УЛ записывают после обозначения документа, который по нему выпущен. Если УЛ выпущен на комплект документов, входящих в спецификацию, то его записывают в спецификацию первым. Если на документ или комплект ДЭ выпускают ЛУ и УЛ, то в спецификацию сначала записывают ЛУ, а затем УЛ.
В УЛ указывают обозначения ДЭ, к которым он выпущен, фамилии и подлинные подписи лиц, разработавших, проверивших, согласовавших и утвердивших соответствующий ДЭ. Подпись лица, разработавшего ДЭ и УЛ, и нормоконтролера являются обязательными.
УЛ рекомендуется выполнять по форме 1 на листах формата А4, А5 по ГОСТ 2.301. Общие требования к выполнению — по ГОСТ 2.004. Пример выполнения сопроводительного листа приведен на рисунке В.1.
В графах УЛ указывают:
в графе 1 — порядковый номер ДЭ, выпуск которого оформляется данным УЛ. При выпуске УЛ на один ДЭ данную графу допускается не заполнять;
в графе 2 — обозначение и номер версии ДЭ, выпуск которых оформляется данным УЛ;
в графе 3— наименование и вид документа, если этому документу присвоен код по ГОСТ 2.102, ГОСТ 2.601, ГОСТ 2.602, ГОСТ 2.701. Для изделий народнохозяйственного назначения допускается не указывать наименование документа, если его код определен указанными стандартами;
в графе 4 — резерв. Использование графы при необходимости определяет разработчик;
в графе 5 — примечание. Рекомендуется записывать дополнительные данные о документе (например, наименование файла документа; обозначение первичного документа и т.д.);
в графе 6 — причина (цель) выпуска документа. Допускается не заполнять для документов, имеющих только одну версию;
в графе 7 — дату, с которой вводится в действие данная версия документа;
в графе 8 — документ, служащий основанием для ввода в действие данной версии ДЭ [как правило, таким документом является извещение об изменении (ИИ или ПИ)]. Графу не заполняют для документов, имеющих только одну версию;
графы 9, 10 — резерв. Использование графы при необходимости определяет разработчик;
в графе 11 — характер работы, выполняемой лицом, подписывающим документ, в соответствии с ГОСТ 2.104. Свободную строку заполняют по усмотрению разработчика, например: «Начальник отдела», «Начальник лаборатории», «Рассчитал»;
в графе 12 — фамилии лиц, подписавших документ;
в графе 13 — подписи лиц, фамилии которых указаны в графе 11.
Подписи лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль, являются обязательными.
Все необходимые согласующие подписи ставятся в графах 11—14. В случае недостаточности количества строк допускается использовать для размещения согласующих подписей свободное поле для подшивки УЛ или увеличивать количество строк блока граф 11—14;
в графе 14 — дата подписания документа лицами, фамилии которых указаны в графе 11;
в графе 15 — обозначение УЛ;
в графе 16 — собственное наименование УЛ («информационно-удостоверяющий лист»). Допускается собственное наименование не заполнять и использовать графу как резерв. В этом случае использование графы при необходимости определяет разработчик;
-в графе 17 — порядковый номер листа УЛ;
графа 18 — общее количество листов УЛ. Для УЛ, выпускаемого на одном листе, данную графу допускается не заполнять.
8.1.7 УЛ учитывают и хранят по правилам, установленным для ЛУ.
