Режимы работы табличного процессора

Режим, в котором находится табличный процессор в каждый конкретный момент, отражается в Строке состояния (в самом низу окна программы). Табличный процессор Excel может иметь несколько режимов работы, наиболее важные из них:

• режим готовности - в Строке состояния появляется индикатор Готово;

• режим ввода данных - в Строке состояния появляется индикатор Ввод;

• режим редактирования - отмечается появлением индикатора Правка;

• командный режим (режим команд) - в Строке состояния появляются подсказки;

• запись макроса - производится запись макроса. Макросы содержат программы последовательности команд или действий пользователя. Для записи макросов используются специальные языки микропрограммирования, например Visual Basic. В Excel существует панель инструментов Макрос и специальные команды для записи, проигрывания и отладки макросов.

Режим готовности - режим, в котором происходит выбор ячейки или блока ячеек для корректировки или выполнения какой-либо операции. В этом режиме текстового курсора нет, а есть выделение активной ячейки.

Режим готовности автоматически переключается в режим ввода данных в тот момент, когда начинается ввод данных в определенную ячейку. При этом адрес и содержимое активной ячейки отражаются в строке формул. По окончании ввода данных в ячейку программа возвращается в режим готовности. Такая последовательная смена режимов происходит многократно, до тех пор, пока продолжается ввод данных.

Попытка в режиме ввода данных внести исправления в ячейку, уже содержащую ранее введенные данные, приводит к потере этих данных. Чтобы этого не произошло, необходимо перейти в специальный режим редактирования. (Подробнее об этом режиме см. ниже.)

В командном режиме (режиме команд) пользователю предоставляется возможность мышью или комбинацией клавиш выбрать нужную команду (пункт меню или пиктограмму). После выполнения команды происходит возврат к режиму готовности. В режиме команд в Строке состояния появляются подсказки о назначении используемого инструмента или расшифровки текущих команд меню. В командном режиме активизировать строку Главного меню можно с помощью клавиш Alt или F10, для активизации контекстного меню используется комбинация клавиш Shift+FlO или щелчок правой кнопки мыши.

Ввод и редактирование данных

Ввод данных в таблицу можно начинать в том случае, если в Строке состояния высвечивает индикатор режима Готово. Во время ввода данных в Строке состояния появляется индикатор режима Ввод.

Основным отличием ввода данных в электронные таблицы от ввода в текстовом процессоре Word является то, что в Excel после ввода данных их необходимо зафиксировать, т. е. сообщить программе, что ввод данных в ячейку закончен.

Зафиксировать данные можно одним из способов:

• нажать клавишу Enter;

• щелкнуть мышью по другой ячейке;

• перейти к другой ячейке с помощью клавиш управления курсором;

• щелкнуть мышью по кнопке Конец ввода в Строке формул;

• щелкнуть мышью по квадратику в нижнем правом углу ячейки.

В двух последних вариантах активной остается та же самая ячейка.

Двойной щелчок по ячейке позволяет произвести редактирование непосредственно в активной ячейке. (Начало ввода данных после одинарного щелчка приводит к уничтожению содержимого ячейки, в ячейке появляется текстовый курсор, и вместо редактирования текста его приходится набирать заново.)

Режим редактирования позволяет вносить изменения в содержимое ячейки без полного повторения его набора. В режиме редактирования все содержимое активной ячейки появляется в строке ввода и редактирования. Этот режим особенно удобен, когда вносимые изменения невелики по сравнению с содержимым ячейки.

Для редактирования нужно:

• активизировать ячейку;

• нажать клавишу F2 или щелкнуть мышью в Строке формул (активизировать строковое поле);

• внести в данные необходимые изменения;

• зафиксировать ввод.

При вводе данных, например текста, выходящего по ширине за границы ячейки, он захватывает на экране поля пустых соседних ячеек (до первой занятой), физически оставаясь в одной ячейке. Если соседняя справа ячейка занята, то длинный текст не отображается, хотя на самом деле он продолжает оставаться в ячейке.

Текст в ячейки можно вводить в виде нескольких строк. Разделить строки в одной ячейке можно с помощью комбинации клавиш Alt+Enter или команды меню ФОРМАТЯчейки (на вкладке Выравнивание установить переключатель Переносить по словам).

Ячейки (строки, столбцы и листы) электронной таблицы можно скрыть внутри рабочей книги с помощью команд меню ФОРМАТЯчейки (Строка, Столбец, Лист).

Для удаления выделенного фрагмента электронной таблицы можно использовать команды меню ПРАВКАУдалить или команду контекстного меню Удалить. Использование клавиши Del приводит к удалению из ячеек только значений. При этом форматы ячеек остаются неизменными, так как Excel сохраняет в памяти форматы ранее введенных данных. Для удаления ранее введенных форматов следует использовать команду ПРАВКАОчиститьФорматы или Все.