Форматирование данных

При работе с электронными таблицами особое значение имеет формат ячейки таблицы, так как с каждой ячейкой связывается не только информация, которая в нее заносится, но и определенный формат.

От формата зависит способ обработки данных и вид, в котором они будут представлены в ячейке: используемый шрифт, размер символов, способ выравнивания, для чисел - форма представления (с фиксированной или плавающей точкой), количество знаков после запятой и т. д.

Формат ячейки в отличие от значения или формулы не отображается на экране. Формат ячейки устанавливается отдельно и сохраняется даже в том случае, если ячейка пуста.

Для быстрого копирования форматов отдельных ячеек (или блоков ячеек) удобно использовать кнопку Формат по образцу, которая используется так же, как и аналогичная кнопка на панели инструментов Word.

Для форматирования любых данных в Excel используется диалоговое окно Формат ячеек, которое можно вызвать с помощью команды меню окна ФорматЯчейки либо соответствующей команды контекстного меню.

Диалоговое окно Формат ячеек имеет несколько вкладок.

Если необходимо отформатировать только часть содержимого ячейки, эту часть можно выделить в строке формул (в режиме редактирования) с помощью мыши или клавиши Shift и стрелок курсора - так же, как это делается в документах Word.

Excel предлагает несколько стандартных вариантов оформления таблицы (обрамление и заполнение фоном), образцы которых можно предварительно просмотреть. Для выполнения автоформатирования необходимо выделить форматируемую часть таблицы и использовать команды меню ФОРМАТАвтоформат.

Защита информации в Excel

В Excel имеются разнообразные способы защиты информации в электронных таблицах. Ограничение доступа пользователей к информации в электронных таблицах может выполняться на уровне:

• защиты файлов - рабочих книг;

• защиты рабочих листов;

• защиты отдельных ячеек таблицы.

Для установления защиты могут использоваться команды:

• СЕРВИСЗащита;

• ФОРМАТЛист (Строка, Столбец)|=> Скрыть, ОкноСкрыть;

• ФОРМАТЯчейки, вкладка диалогового окна Формат ячеек - Защита;

• ограничения доступа при сохранении файлов рабочих книг.

После установки защиты введение в ячейки новых данных, их изменение или удаление становятся невозможными до тех пор, пока защита не будет снята.

Анализ и обработка данных электронной таблицы

В табличном процессоре Excel существует широкий набор средств анализа и обобщения данных в электронной таблице. Доступ к этим средствам осуществляется, как правило, с помощью команд меню окна Excel Сервис и Данные.

Для выполнения многих операций обработки таблиц с помощью команд меню Данные достаточно установить курсор в любую ячейку списка таблицы. Для работы с частью списка требуется выделение необходимой области.

Средства автоматического обобщения и анализа данных электронной таблицы

Excel предоставляет разнообразные способы для автоматического обобщения и анализа данных:

1. Автоматические вычисления.

2. Средства для работы с базами данных и списками, позволяющие создавать, добавлять, удалять и находить записи в базах данных, осуществлять сортировку и фильтрацию (выборку) записей, работать с базами данных в режиме формы и с помощью специальных функций (см. задания 4-6 практической работы 1).

3. Средства автоматического подведения общих и промежуточных итогов (см. задания 4, 5 практической работы 3).

4. Возможность создания и использования структуры таблицы.

5. Средства для консолидации (обобщения) данных (см. задание 6 практической работы 3).

6. Возможность создания и модификации сводных таблиц, отчетов и диаграмм.

7. Средства условного анализа (анализа "что, если"), к которым относятся:

   • Подбор параметра (см. задание 1 практической работы 3);

   • Надстройка Поиск решения (см. задание 2 практической работы 3);

   • Сценарии;

   • Таблицы подстановки (см. задание 3 практической работы 3).

8. Различные надстройки, мастера, шаблоны, например Мастер суммирования, подстановок, шаблонов, Мастер обновления связей, надстройка Пакет анализа и др.