Функції переговорів:

• інформаційно-комунікативна;

• спосіб регулювання відносин між партнерами;

• засіб контролю раніше прийнятих рішень;

• спосіб координації дій.

Наслідком того, що переговори являють собою спільну діяльність, є необхідність враховувати не тільки інтереси партнера, але і його бачення проблеми, його ставлення до переговорів і багато чого іншого. Іншими словами, стає задача правильно скласти уявлення про протилежну сторону. Воно формується ще до початку переговорного процесу й уточнюється в ході ведення переговорів. Але навіть коли сторони дійшли взаємного рішення і переговори формально закінчилися, взаємодія продовжується. Вона пов'язана з виконанням досягнутих домовленостей. На цьому етапі формується уявлення про надійність партнера, про те, наскільки серйозно він ставиться до підписаних документів.

2. Техніка планування та проведення переговорів

На цій фазі необхідно зосередити увагу на найбільш перспективних, основних і запасних варіантах ходу ведення переговорів. При цьому варто розрахувати, в розумі програти весь можливий хід переговорів, врахувати інтереси протилежної сторони та можливі компроміси. У спрощеному варіанті це звучить так: пошук найкращого шляху і його ретельне вивчення.

План дії залежить від мети і засобів переговорів. При цьому засоби - це не тільки фінансові фонди або матеріальні допоміжні ресурси, але і люди, що реалізують прийняті рішення, спираючи на свій творчий потенціал і можливості.

Предметом вивчення повинні бути й обставини, що супроводжують обраний варіант рішення. Чи немає правових протипоказань? Чи є прецеденти? Які можливі наслідки? Чи використовувалася інформація, що має імовірносний характер?

"Переговори - це не місце для поривів, це місце для дипломатії," - затверджує французьке прислів'я. Професіонал зобов'язаний бути дипломатом. Тобто мати у своєму арсеналі прийоми, інструменти і відмички, що дозволять відкрити серця партнерів. Знімати опір, нейтралізувати їх "несправедливі" дії.

Щоб задовольнити такі бажання, треба вміти: вирішувати проблему, налагоджувати міжособистісну взаємодію; керувати своїми емоціями. .

Добре підготовлений до переговорів той, хто задумався над наступними питаннями:

• наскільки мета переговорів партнера відрізняється від вашої власної;

• наскільки шляхи, які може обрати партнер, відрізняються від вашого власного варіанта;

• які параметри вашого плану (терміни, засоби, люди) можуть використовуватися опонентом;

• наскільки багато часу в партнера, чи оперує він інформацією, якої немає у вас, або навпаки;

• на яких підставах партнер оперує своїм обраним варіантом рішення.

Тільки тоді, коли потенційний клієнт бачить переваги, що відповідають його "егоїстичним" спрямуванням, можна сказати, що ви досягли успіху, та здобули нового партнера.

Підготовка переговорів складається з двох частин:

• рішення організаційних питань;

• моделювання процесу (ходу) переговорів.

В організаційну частину входить:

• формування складу делегації;

• місце переговорів;

• порядок денний;

• попереднє узгодження інтересів сторін.

Що ми повинні знати про партнера? Його імідж, рівень професіоналізму, віхи кар’єри, людські якості.

Переговори почалися. Їхня бажана схема:

• привітання, представлення, уточнення позицій;

• розкриття суті проблеми переговорів;

• проблема очима кожної із сторін;

• діалог;

• узгодження позицій, ухвалення рішення;

• завершення переговорів.

Динамічна фаза переговорів, потребує обрати правильний стиль і темп, прийоми і техніку. Доцільно не поспішати, але і не затягувати процедуру переговорів. Потрібно уникати поспішних рішень і свідомо недоцільних вчинків.

У позиціях партнерів треба шукати рішення, які об’єднують сторони, а не розділяють їх. Є різні способи подачі позицій: відкриття; закриття; підкреслення спільності; підкреслення розходжень.

Підсумуємо техніку проведення переговорів:

• установлення контакту зі співрозмовником;

• ведення переговорів у потрібному напрямку;

• спостереження за реакцією партнера, уміння слухати;

• прогнозування відповідей партнера;

• корекція власної поведінки протягом розмови;

• уміння виражати розуміння або схвалення думки;

• використання міміки і пантоміміки, знаків уваги;

• уміння передбачати можливі варіанти відповідних реакцій.

Концентруючи увагу на взаємних інтересах і об'єктивних критеріях необхідно крок за кроком просуватися до ухвалення розумного рішення і взаємоприйнятої угоди (договору, контракту). На цьому етапі варто знову звернути увагу на людей, що ведуть переговори, заручитися якщо не дружнім їхнім відношенням, то хоча б взаєморозумінням і задоволенням від спільно проведеної роботи. На цій фазі дуже важливо задати собі питання типу: чи досягнута намічена мета переговорів? Ціль досягнута цілком або частково?

Що означає успішне завершення переговорів? Це досягнення заздалегідь намічених і запланованих цілей переговорів.

Наприкінці переговорів вирішуються такі завдання: досягнення основної або (в самому несприятливому випадку) запасної (альтернативної) мети; забезпечення сприятливої атмосфери наприкінці переговорів; стимулювання партнера до виконання намічених дій; підтримка в разі потреби подальших контактів з партнером і його колегами; складання всеосяжного висновку переговорів, зрозумілого для всіх присутніх.

3. Етикетні правила, що забезпечують успіх переговорів

1. На партнера не дивимося зверхньо. Ведемо переговори на рівних. Говоримо приблизно так: «Як досвідчений підприємець ви розумієте, що…».

2. Використовуємо принцип «підвищення ступеня складності». Починаємо з моментів другорядних, котрі вирішуються легше і створюють обстановку доброзичливості. Якщо почати з головних задумів – може статися «блокада переговорів» і навіть можливий їхній зрив.

3. Однобічної вигоди не прагнемо, виявляємо гнучкість, формуємо установку на згоду. Увагу партнерів акцентуємо не на розбіжностях, а на тім, що нас поєднує.

4. Не допускаємо емоційної напруги.

5. Уникаємо категоричності. Пропозиції, оцінки, висновки формуємо вкрай обережно, м’яко й обачно. Ось можливі фрази, звернені до партнера: «Наша точка зору трохи розходиться з вашою»; «Можна запропонувати інше рішення питання?»; «Спробуємо на проблему глянути з іншого боку»; «Можливо я помиляюся, давайте перевіримо факти».

Аргументація позиції – найважча частина переговорів. Серед методів переконання партнера застосовуємо:

• метод компромісу – найкращий;

• метод бумеранга – використання доказів партнера проти нього самого;

• метод стимулювання – демонстрація наших труднощів, а потім – погодитися з партнером і запропонувати своє рішення.

7. Уважно вивчаємо психологічний стан партнера, так звані невербальні засоби спілкування: байдужість, зацікавленість, спокій. Стежимо за тоном, мімікою, жестом вони не меш важливі, ніж слова. З психологічного стану партнера визначаємо подальшу тактику переговорів.

Статистика свідчить:

зі 100 переговорів тільки 10 фіксуються як готовність продовжити ділові відносини. І тільки 1 переговори завершуються укладанням угоди.

8. У діловому спілкуванні важливі погляд і посмішка. Посмішка настроює партнера на дружелюбність і додає впевненості. Погляд – не менш сильний невербальний засіб.

9. Якщо переговори проводила команда, рішення знайдеться і таким методом: кожен учасник пише свій варіант рішення і представляє керівнику. Останній відбирає найбільш прийнятний варіант, доповнює думками з інших варіантів.

10. Наприкінці зустрічі буде корисним подякувати партнерів за спільну роботу.