17. Справочники о составе и содержании архивных документов

Типы и виды архивных справочников, их целевое назначение.

Понятие о каталогах документальных материалов, как архивных справочниках. Основы каталогизации и структура каталогов. Классификационные схемы и виды каталогов (систематический, предметно-тематический, хронологический, предметный каталог). Методика составления классификационных схем и системы их индексации. Методика описания документов при каталогизации и систематизации картотек. Выявление и отбор документальной информации для каталогизации. Описание документной информации на каталожных карточках, систематизация карточек и ведение каталога.

Архивные путеводители: назначение и основные виды. Схема построения путеводителя. Индивидуальные характеристики фондов (наименование фонда, справочные данные о фонде, историческая справка о фондообразователе и фонде, аннотация документальных материалов, библиографическая справка). Справочный аппарат к путеводителю: назначение и состав (титульный лист; оглавление, историко-археографическое предисловие; список сокращений; указатели, их виды и формы; оглавление; библиография; примечания; терминологический словарь; переводная таблица).

Обзоры документальных материалов и другие архивные справочники: назначение и виды. Схема построения обзора. Характеристика документов в обзоре. Справочный аппарат к обзору. Составление аннотаций документальных материалов.

Дополнительные справочники системы НСА (указатели, тематические карточки и перечни документов и дел, аннотированные реестры описей).

Справочники о составе и содержании архивных фондов. Справочники к документам ведомственных архивов. Требования, предъявляемые к архивным справочникам при их издании.

18. Использование архивных документов

Понятие «использование документов архива». Направления использования архивных документов. Цели использования архивных документов. Формы использования архивных документов (инициативное информирование учреждений и организаций о документах архива; информационное обеспечение пользователей; организация выставок документов; организация встреч с общественностью; исполнение социально-правовых и тематических запросов; организация работы читального ала; выдача документов во временное пользование; организация использования архивной информации через средства массовой информации; публикация документальных материалов; информационные мероприятия научных и культурно-просветительных целях).

Основные тенденции развития потребностей в архивной информации, источники их изучения. Взаимосвязь организации использования архивной информации с другими направлениями работы государственных архивов.

Организация использования архивной информации в новых условиях хозяйствования.

Особенности организации использования архивной информации на различных носителях. Вопросы организации комплексного использования архивной информации. Учет использования документальных материалов.

Архивная эвристика. Поиск документов в делопроизводстве, архиве учреждения и государственном архиве.

Методика наведения архивных справок по документам, хранящимся в архивах, в целях исполнения социально-правовых запросов.

Доступ к архивным документам и их использование. Регулирование доступа к документам Архивного фонда Российской Федерации. Документы, подлежащие засекречиванию и рассекречиванию.

Анализ использования архивных документов. Интенсивность использования документов. Эффективность использования документов. Формы учета документов.