23. Табличный процессор Microsoft Excel: основные понятия и определения

Основным понятием табличного процессора является понятие электронной таблицы (ЭТ), которая представляет собой лист с клетками. Наиболее близкий аналог таблицы – это тетрадный лист в клеточку. Эти клетки называют ячейками, поэтому лист можно определить как совокупность ячеек. Основные объекты табличного процессора MS Excel:

• Ячейка – минимальный объект табличного процессора;

• Строка – горизонтальный набор ячеек, заголовки столбцов – A, B, C,…,IV;

• Столбец – вертикальны набор ячеек, заголовки строк – 1, 2, 3,…65536;

Адрес ячейки – определяется пересечением столбца и строки (A1, F123, AC72);

• Указатель ячейки – рамка;

• Активная ячейка – выделенная рамкой, с ней можно производить какие-либо операции;

• Смежные ячейки – ячейки расположенные последовательно;

• Диапазон (блок) ячеек – выделенные смежные ячейки, образующие прямоугольный участок таблицы;

• Адрес диапазона (блока) ячеек - определяется адресом верхней левой и нижней правой ячейки, разделенных двоеточием (:), B2: C7 → B2, B3, B4, B5, B6, B7, C2, C3, C4, C5, C6, C7.

• Книга – документ электронной таблицы, состоящий из листов, объединенных одним именем и являющихся файлом;

• Лист – рабочее поле, состоящее из ячеек.

Табличный процессор Microsoft Excel: управление рабочими листами

Листы служат для организации и анализа данных. Лист представляет собой сетку из строк и столбцов. Каждая ячейка образуется пересечением строки и столбца и имеет свой уникальный адрес или ссылку. Например, ячейка, находящаяся на пересечении столбца В и строки 5, имеет адрес В5. Эти адреса используются при записи формул или ссылках на ячейки. Наибольший размер листа – 65536 строк и 256 столбцов.

Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует щелкнуть мышью на соответствующем ярлычке.

Работа с листами

Удобнее всего операции с листами выполнять с помощью команд контекстного меню (вызывается щелчком правой кнопки мыши на ярлычке листа).

Вставка листа. Выберите команду Добавить в контекстном меню. Лист будет вставлен слева от текущего листа.

Удаление листа. Выделите листы, которые нужно удалить, и выберите команду Удалить в контекстном меню.

Переименование листа. Выберите команду Переименовать в контекстном меню или дважды щелкните на ярлычке нужного листа, а затем введите новое имя поверх старого.

Одновременный просмотр различных частей листа

Чтобы одновременно просматривать и прокручивать различные части листа, нужно разделить его по горизонтали и вертикали на отдельные области. Наведите указатель на вешку, расположенную в верхней части вертикальной полосы прокрутки или в правой части горизонтальной полосы прокрутки. Когда указатель примет вид двунаправленной стрелки, перетащите его вниз или влево.

Чтобы восстановить окно, которое было разделено на две области, дважды щелкните на полосе разделения областей или выберите команду Снять закрепление в меню Окно.

45. Табличный процессор Microsoft Excel: ввод данных в ячейки электронной таблицы (понятие данных (констант и формул), особенности ввода текстовой информации (способы ввода, выравнивание по умолчанию, просмотр «длинного» теста в одной ячейке), особенности ввода числовой информации (разрешенные символы, ввод рациональных дробей и отрицательных чисел, ввод чисел с фиксированным количеством десятичных знаков, выравнивание по умолчанию, виды и назначение числовых форматов).

Ввод и редактирование данных. Определенная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула. Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы MS Excel. Место ввода отмечается текстовым курсором. Чтобы завершить ввод данных в ячейку используйте клавишу {Enter}. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки используют клавишу {Esc}. Для удаления содержимого ячейки или выделенного диапазона служит клавиша {Delete}. Данные в ячейке можно редактировать тремя способами: 1) можно выделить ячейку и щелкнув на строке формул отредактировать данные в ней; 2) отредактировать данные в текущей ячейке, нажав функциональную клавишу {F2}; 3) отредактировать данные в ячейке, сделав в ней двойной щелчок мышью. При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются, а ячейка, где раньше была формула, становится свободной. При копировании формула перемещается в другое место таблицы, ссылки изменяются, но ячейка, где раньше находилась формула, остается без изменения Ячейки рабочего листа электронной таблицы могут содержать:

• исходные или первичные данные – константы;

• производные данные, которые рассчитываются с помощью формул или функций.

Данные в ячейках таблицы могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, даты, формулы и функции.

Текст – последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов.

Числа могут включать цифры и различные символы: знак процента, знак мантиссы, круглые скобки, денежные обозначения, разделители и др. Например: 5; 3,14.

Дата и время вводятся в ячейки электронной таблицы как числа и выравниваются по правому краю.

Формулой в электронной таблице называют алгебраические и логические выражения. Формулы всегда начинаются со знака равенства (=) и вводятся в латинском регистре. Например: =А5*2/В1

Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов. Функции могут вводиться в таблицу в составе формул либо отдельно. Например, функция суммирования имеет вид =СУММ(А1:А2)

Аргументами функции могут быть: числа; ссылки на ячейки и диапазоны ячеек; имена; текст; другие функции; логические значения и др.

MS Excel содержит более 400 встроенных функций. Имена функций можно набирать в любом регистре – верхнем или нижнем. Для облегчения работы с встроенными функциями используется Мастер функций.

В формулах используются следующие знаки арифметических операций:

сложение +

вычитание –

умножение *

деление /

возведение в степень ^

Для изменения порядка арифметических действий используются круглые скобки.

Данные могут по-разному изображаться в таблице. Ячейка с заданным для нее форматом считается отформатированной. Для установления формата ячейки пользуются командой Меню – Формат – Ячейки. В диалоговом окне Формат ячейки содержится 6 вкладок.

Вкладка Число определяет формат ячейки.

Общий формат – для отображения текстовых и числовых значений произвольного типа.

Числовой – способ представления чисел: определение количества цифр после запятой, разделение групп разрядов пробелом.

Денежный – для отображения денежных величин: определение количества знаков после запятой, обозначение денежного знака (р., $, kr и т.д.)

Финансовый – для выравнивания денежных величин по разделителю целой и дробной части. Можно выбрать количеств знаков после запятой, обозначение денежного знака (р., $, kr и т.д.)

Дата – для отображения дат и времени, представленных числами, в виде дат. Можно выбрать тип даты (10.02.03; 10 фев; 10 фев 03; 2003; февраль и т.д.) и язык.

Время – для отображения дат и времени, представленных числами, в виде времени. Можно выбрать тип времени (1:30 РМ; 13:30:55; 10.02.03 1:30 РМ и т.д.) и язык.

Процентный – в этом формате значение ячеек умножается на 100 и выводится на экран с символом процента. Можно определять количество знаков после запятой.

Дробный – для представления чисел в виде дроби. Можно выбирать тип вывода (простой дробью, дробью до двух цифр, половинными долями и т.д.)

Экспоненциальный – представление очень больших и очень маленьких чисел в виде мантиссы (с одним разрядом слева от точки), некоторого количества десятичных знаков справа от нее и порядка числа (например, число 12345 запишется как 1.2345.Е+04 или 1.23Е+04 в зависимости от выбранного количества разрядов).

Текстовый – отображает значения так же, как они вводились. Обрабатываются они как строки вне зависимости от их содержания.

Возможно создание своего формата.

Вкладка Выравнивание позволяет выравнивать данные в ячейках по горизонтали, по вертикали, а также изменить направление текста от -90о до 90о.

Во вкладке Шрифт можно менять шрифт, его размер, начертание, цвет.

Во вкладке Граница можно выбрать тип линии и цвет границы, установить диапазон обрамления

Во вкладке Вид можно установит цвет заливки ячеек.