1. 1. Режим таблиці

При виборі варіанта Режим таблиці з'являється шаблон таблиці, що містить 30 рядків (записів) і 20 стовпців (полів) зі стандартними іменами Поле1, Поле2 і т.д. Після заповнення таблиці Access автоматично визначить тип полів залежно від внесеної в них інформації. Для зміни імені поля потрібно зробити подвійне клацання по заголовку відповідного стовпця, ввести нове ім'я й нажати клавішу Enter.

Після завершення введення інформації в таблицю потрібно клацнути по кнопці Зберегти й дати ім'я створеній таблиці. Потім Access запропонує додати в неї ключове поле. Якщо цю пропозицію буде прийнято, то в таблицю буде додане поле Код типу Лічильник, що містить номери введених записів.

Використання режиму таблиці не дозволяє встановити потрібні властивості полів. Для цього варто перейти в режим конструктора таблиці, який визивається натисканням кнопки Конструктор вікна БД.

1. 2. Режим конструктора таблиці

При створенні таблиці в цьому режимі відкривається вікно таблиці в режимі конструктора. У верхній частині вікна перебуває порожній бланк таблиці, що містить три графи, і для створення таблиці потрібно заповнити, принаймні, дві з них: Ім'я поля й Тип даних. Для кожного з полів майбутньої таблиці варто виконати наступні дії.

1. Визначити ім'я поля таблиці

Щоб визначити поле таблиці, потрібно ввести в комірку стовпця Ім'я Поля ім'я створюваного поля (до 64 алфавітно-цифрових символів, включаючи пробіли).

2. Визначити тип даних поля

Для цього варто нажати клавішу Tab і перейти в стовпець Тип даних. У цьому стовпці можна залишити значення, що виводиться за замовчуванням, Текстовий або, розкривши список, вибрати потрібний тип даних.

Тип даних визначає вид інформації, що зберігається в поле. Наприклад, якщо поле має тип Числовий, то Access не дозволить увести в це поле текст. По типу даного поля Access визначає не тільки які дані можуть зберігатися в цьому полі, але й скільки місця для них треба зарезервувати. Для зберігання даних типу Дата/час потрібно 8 байт пам'яті, текстове поле вимагає 1 байт для кожного символу.

Основні типи даних:

• текстовий — алфавітно-цифрові дані, до 255 байт;

• поле МЕМО — коментарі й пояснення, до 64 Кбайт;

• числовий — числові данні;

• дата/час — значення дати й часу;

• грошовий — грошові значення;

• лічильник — послідовні номери, що автоматично вставляються;

• логічний — логічні значення типу Так/Ні, Істина/Неправда або Вкл/Выкл;

• об'єкт OLE — малюнок, таблиця Excel, документ Word або інші дані у двійковому форматі;

• гіперпосилання — рядок, що складається з букв і цифр і представляє адресу гіперпосилання.

3. Ввести опис поля (необов'язково)

Для більше докладного опису полів можна ввести пояснювальний текст про, що втримуються в поле даних в комірку стовпця Опис. Цей текст буде з'являтися в рядку стану при виборі даного поля в режимі таблиці або форми.

4. Задати властивості поля (необов'язково)

Кожне поле має набір характеристик, називаних властивостями, які задають умови зберігання й відображення даних. Цей набір визначається типом даного поля. Після вказівки типу даних Access виводить список властивостей у нижній частині вікна конструктора й дає можливість задати потрібні значення властивостей поля. Настроювання властивостей поля дозволяє, зокрема, проконтролювати правильність введення даних, а нерідко спростити сам процес введення.

Нижче приводиться перелік і короткий опис властивостей поля. Для одержання докладної довідки потрібно клацнути по властивості, що цікавить, і нажати F1.

Розмір поля. Задає максимальний розмір даних, які будуть зберігатися в поле. Текстове поле може мати розмір від 1 до 255 символів (за замовчуванням - 50 символів). Розмір числового поля залежить від обраного типу числових даних. Access допускає наступні діапазони значень для числових даних.

• Байт — цілі числа в межах від 0 до 255.

• Ціле (2 байти) — цілі числа в межах від -32768 до 32767.

• Довге ціле (4 байти) — цілі числа в межах від -2 147 483 648 до 2 147 483 647.

• Із плаваючою крапкою (4 байти) — числа в межах від -3,4*10³⁸ до 3,4*10³⁸ з точністю до 6 розрядів.

• Із плаваючою крапкою (8 байт) — числа в межах від -1,8*10³⁰⁸ до 1,8*10³⁰⁸ з точністю до 10 розрядів.

Формат поля. Це властивість поля задає формат подання його значень при висновку на екран або друк. Формат, встановлений для поля при створенні таблиці, використовується за замовчуванням в полі формі або запиту.

Для числових, грошових, логічних полів, а також поля типу дата/час Access надає список стандартних форматів. Цей список викликається клацанням миші. Користувач може створити свій власний формат поля.

Дробова частина. Задає кількість знаків у числах праворуч від коми.

Маска введення. Встановлює символи форматування для їхнього автоматичного заповнення під час введення даних, наприклад, додавання дужок і дефісів у полях номерів телефонів. Маску введення можна використовувати для перетворення символів, що вводяться, до потрібного регістра. У неї можна також включити рядок символів, що буде зберігатися в цьому полі або використовуватися для форматування при висновку на екран.