2. Вербальна нота

Вербальна нота вважається одним із найбільш поширених документів дипломатичного листування.

Вербальні ноти використовуються для вирішення широкого кола питань. У них викладаються політичні, економічні, науково-технічні та інші проблеми як двостороннього, так і багатостороннього характеру. У вербальних нотах робиться запит на візи, повідомляється про автодорожні пригоди за участі співробітників посольств, доводиться до дипломатичних представництв інформація представницького харак­теру (про організацію поїздок членів дипломатичного корпусу в країні перебування, про запрошення дипломатів на всілякі урочисті заходи з нагоди національного свята країни, про екскурсії на промислові підприємства та в наукові заклади тощо).

Вербальні ноти служать для оформлення домовленос­тей щодо зняття найрізноманітніших проблем двосторонніх відносин. Текст вербальних нот складається від третьої особи, друкується на нотному бланку, має вихідний но­мер і дату відправлення; після тексту ноти ставиться печатка МЗС або дипломатичного представництва, нота не підпи­сується. Надзвичайно важливо, щоб зображений на печатці герб мав правильне положення. Глави деяких дипломатич­них представництв в кінці тексту вербальної ноти або на печатці ставлять свої ініціали. Хоча це і не є обов'язко­вим, проте в багатьох країнах ця практика розповсюджена і вважається бажанням надати документу особливого значення.

Вербальна нота починається і закінчується формулами ввічливості. На початку ноти вказується повне найменування відправника і одержувача: ”Міністерство закордонних справ України свідчить свою повагу Посольству Польської Республіки і має честь повідомити…”. Заключний комплімент має скорочену форму: “Міністерство користується нагодою, щоб поновити Посольству запевнення у своїй вельми високій повазі”. У деяких випадках, наприклад при повідомленні про дорожньо-транспортну пригоду з людськими жертвами слова «користується нагодою» опускаються і комплімент має таку форму: «Міністерство поновлює Посольству за­певнення у своїй глибокій повазі». Комплімент у вербальній ноті опускається в таких випадках: якщо в ній міститься протест у зв’язку з діями співробіиників посольства чи держави, які трактуються як грубе порушення поведінки. Або якщо в ній оголошується траур в країні чи висловлюється співчуття.

Типовим прикладом сучасної вербальної ноти може слугувати наведений в додатку А документ.

3. Пам'ятна записка (aide-memoire)

Пам’ятна записка – це вид дипломатичного листування, мета якого звернути увагу і підкреслити важливість зроблених під час бесіди усної заяви або прохання, полегшити подальше вирішення справи, запобігти можливому невірному тлумаченню бесіди чи усної заяви. В дипломатичній практиці застосовуються два види цього документа:

1. пам'ятна записка, що передається особисто;

2. пам'ятна записка, що направляється кур'єром.

Текст пам'ятної записки складається в безособовій формі з уживанням таких висловів: «доводиться констатувати», «повідомляється», «порушується питання» тощо. Пам'ятна записка направляється або на прохання особи, з якою відбулася бесіда, або як нагадування про те чи інше питання.

Пам’ятна записка друкується на простому папері без герба. Адреса і вихідний номер не ставляться. Проставляються лише місце і дата відправлення: “Київ “__” березня 200_ року”. Над текстом записки друкується заголовок: «Пам'ятна записка».