2. Основні вимоги до складання дипломатичних документів

1. Форма документа повинна відповідати його змісту і меті направлення.

2. Кожний документ починається зверненням із зазначенням точного титулу, прізвища та ім’я особи, якій адресується документ.

3. Документ повинен мати бездоганний зовнішній вигляд, надрукований на папері вищого гатунку, не мати підчищень і правок. Конверти для документів повинні відповідати їх розміру і якості. Печатка повинна стояти на відповідному місці – внизу документа, а такст повинен бути рівномірно розташований по всій сторінці.

4. Формули ввічливості і компліменти в документі мають відповідати його призначенню.

5. Дипломатичне листування ведеться, як правило, мовою країни перебування. Якщо документ викладений іншою мовою, до оригіналу додається переклад мовою країни перебування.

6. Надаючи належну увагу формі і атрибутам ввічливості, пріоритет у документі повинен надаватися змісту, виразності, логічності думки, доказовості фактів, врахуванню особистості адресата і можливої реакції з його боку.

7. У дипломатичному документі слово повинно бути аутентичним вкладеним у нього поняттям. Мова дипломатичних документів є простою, лаконічною, в ній рідко зустрічаються порівняння та епітети.

8. Документ потребує обов’язкової відповіді, яка має відповідати за формою одержаному документові (на особисту ноту відповідають особистою, на вербальну – вербальною і т.ін.) [5].

Суттєвим компонентом дипломатичного листування є мова, якою складаються дипломатичні документи. Формально міністерство закордонних справ та посольство мають право вести дипломатичне листування мовою своєї країни. Проте, це може спричинити труднощі для адресата з перекладом і, таким чином, загальмувати чи навіть зашкодити вирішенню порушуваного в дипломатичному документі питання. Щоб уникнути такої ситуації, можливе застосування двох загальновідомих варіантів:

1. за домовленістю із міністерством закордонних справ або посольством дипломатичне листування може вестися будь-якою третьою мовою, наприклад, англійською чи французькою;

2. по-друге, дипломатичне листування може здійснюватися мовою своєї країни, з додаванням до кожного документа його неофіційного перекладу.

Ведення посольством дипломатичного листування мовою країни перебування, звичайно, не можна розглядати як помилку. Проте посольству необхідно виявляти обережність у тих випадках, коди в країні перебування існує не одна, а кілька офіційних мов (Канада, Бельгія, Швейцарія, Індія, Нігерія тощо). Ведення листування однією із цих мов може в певних політичних ситуаціях призвести до ускладнень у взаємовідносинах між країнами.

За всіх переваг найсучасніших видів та систем зв’язку важливим засобом спілкування між органами зовнішніх зносин є відправлення та отримання документів дипломатичною поштою.

Дипломатична пошта – це вид зв’язку дипломатичного чи консульського представництва з центром у власній країні або з іншими представниками своєї країни за кордоном.

У сучасному міжнародному праві та повсякденній дипломатичній практиці утвердився інститут абсолютної недоторканності дипломатичної пошти. Вона не обкладається податками, зборами та митом. Дипломатична пошта може доставлятися дипломатичним кур’єром, командиром літака, капітаном торговельного судна або за допомогою органів зв’язку.

Служба дипломатичних кур’єрів має давнє походження. Ще такі розвинуті стародавні держави, як антична Греція, Єгипет, Рим, Китай мали добре налагоджений кур’єрський зв’язок. Існувала мережа постійно діючих кур’єрських маршрутів [8].

З розвитком міждержавних відносин і збільшенням кількості держав зростає значення дипкур’єрського зв’язку. Свідченням цього є домовленість правителів європейських країн XV-XVII століть, за якою кур’єри та їхня кореспонденція не підлягають перегляду.

Згодом в європейських країнах з’являються поштові станції. Це допомагало значно прискорити доставку кореспонденції. Найстарішою з нині існуючих дипкур’єрських служб вважається британська. Формально служба королівських гінців бере початок у 1722 році. Але перші англійські кур’єри почали свою роботу ще в ХІ столітті.

У США дипкур’єрської служби не існувало до 1918 року. Її створили під час Першої світової війни з використанням військовослужбовців спочатку для перевезення кореспонденції до європейського театру військових дій, а пізніше – американській делегації на мирній конференції в Парижі.

З середини 1960-х років обсяг інформації, з якою працюють дипломати, набагато збільшився. Проте частка власне дипломатичної пошти в подальшому отримала тенденцію до зменшення через широке застосування мережі Інтернет та прямого супутникового зв’язку у 90-х роках ХХ століття.

В Україні розпорядженням Президента України від 27 липня 1992 року була створена служба дипкур’єрів, якій була доручена доставка пошти до представництв України за кордоном і цих представництв в Україну [8].

Контрольні запитання

1. Назвіть основні види документів у сучасному дипломатичному листуванні.

2. Охарактеризуйте види дипломатичних нот та проаналізуйте, для яких подій у дипломатичних стосунках країн вони можуть використовуватися.

3. Дайте визначення поняття «меморандум».

4. У яких випадках у дипломатичній практиці застосовують пам’ятну записку (AIDE-MEMOIRE)?

5. У чому полягають особливості написання приватного листа напівофіційного характеру?

6. Чим відрізняється заява уряду (МЗС) від інших видів документів дипломатичного листування?

7. Якими є основні вимоги до складання дипломатичних документів?

8. Охарактеризуйте особливості функціонування дипломатичної пошти та дипкур’єрської служби.

9. Назвіть основні умови, яких слід дотримуватися, щоб успішно вести дипломатичне листування.

11