Создание таблиц в ms access
Ход работы:
Мы перешли ко второму этапу создания БД – создание таблиц в MS Access. Как и в практической работе 1, создание таблиц будет рассмотрено на примере базы данных, структура которой была разработана Вами в предыдущей лабораторной работе.
Сначала создадим структуру таблиц, затем установим связи между ними.
Создание структуры таблиц
Открываем MS Access, создаем новую базу данных с названием «ПРОДАЖИ».
На экране появится диалоговое окно (рисунок 1):
Р
исунок
1 – Диалоговое окно Создание таблиц в
БД
Как видно из рисунка 1, таблицу в MS Access можно создавать тремя способами:
а) Создание структуры таблицы с помощью мастера.
MS Access содержит ряд таблиц, которые можно использовать в качестве прототипов требуемых нам таблиц. При этом автоматически обеспечиваются стандартные имена и типы данных полей таблиц. Но этот способ не позволяет создавать произвольные таблицы, часто приходится после создания изменять структуру таблицы.
Создание структуры таблицы с помощью мастера состоит из нескольких шагов:
1-й шаг. Выбор таблиц и полей из предлагаемых вариантов (в случае необходимости можно переименовать поле после нажатия соответствующей кнопки).
На экране появляется диалоговое окно (рисунок 2), в левой части которого представлен список образцов таблиц, рядом расположены образцы полей, соответствующие выбранной таблице. Сначала из списка образцов таблиц выбираем прототип таблицы, которая похожа на создаваемую нами таблицу. Затем из списка образцов полей выбираем поля таблицы и с помощью кнопки > размещаем их в списке полей новой таблицы (кнопка > добавляет одно выделенное поле, кнопка >> добавляет все поля из списка образцов полей, кнопка < удаляет из списка полей создаваемой таблицы выделенное поле, кнопка << удаляет все элементы из списка полей новой таблицы).
Используя кнопку Переименовать поле, можно при необходимости изменить наименование любого из выбранных полей в списке полей новой таблицы.
Сформировав список полей, нажмите кнопку Далее.
Рисунок 2 – Выбор таблиц и полей в режиме Мастера таблиц
2-й шаг. Появляется диалоговое окно с запросом на задание имени таблицы, в этом же диалоговом окне указывается способ определения ключа (MS Access автоматически определяет ключ или пользователь самостоятельно определяет ключ).
3-й шаг. Если в БД уже существуют созданные ранее таблицы, то на этом шаге появится запрос на создание связей новой таблицы с существующими (для этого из списка существующих в БД таблиц выбираем те, с которыми хотим связать создаваемую таблицу, нажимаем кнопку <Связи>). В появившемся диалоговом окне выбираем один из возможных типов связей и нажимаем <ОК>.
4-й шаг. Выбор режима дальнейшей работы (изменить структуру таблицы, ввести данные непосредственно в таблицу или ввести данные в таблицу с помощью формы, создаваемой мастером). После выбора режима нажимаем кнопку <Готово>.
Выбираем Ввести данные непосредственно в таблицу. После заполнения закрываем таблицу, предварительно сохранив ее. Заполненная таблица КЛИЕНТЫ представлена на рисунке 3.
а) б)
Рисунок 3 – Структура таблицы КЛИЕНТЫ:
а) режим Конструктора; б) режим таблицы
б) Создание структуры таблицы с помощью Конструктора.
Этот способ создания структуры таблиц рассмотрим на примере создания таблицы ОРГАНИЗАЦИИ.
1-й шаг. Создание имен полей, типов полей.
Окно Конструктора (рисунок 4) состоит из трех столбцов: Имя поля, Тип данных, Описание. Переход между столбцами осуществляется с помощью нажатия <Tab> или <Enter>.
Первый столбец содержит имена полей таблицы, которые вводятся с клавиатуры.
Второй столбец содержит раскрывающееся меню, в котором представлен список типов данных. Выбираем нужный тип, при этом в нижней части окна появляются данные в разделе “Свойства поля”.
Третий столбец предназначен для ввода поясняющего текста. Это описание будет появляться в нижней части экрана MS Access каждый раз, когда вы окажетесь в соответствующем поле, и будет напоминать вам о назначении данного поля.
Более подробно об именах полей, о типах полей и об описании полей можно узнать, нажав клавишу F1 (помощь), при этом курсор должен находиться в соответствующем столбце.
Вводим в окне Конструктора имена полей, типы данных и описания для таблицы ОРГАНИЗАЦИИ (рисунок 4).
2-й шаг. Сохранение таблицы.
Для сохранения таблицы в меню выбираем Файл/Сохранить. Вводим название таблицы – ОРГАНИЗАЦИИ. После этого появится сообщение о создании первичного ключа (рисунок 5).
Если выбрать Да, то MS Access автоматически установит первичный ключ Код и сохранит таблицу под указанным именем.
Нам нужно, чтобы ключевым было поле Код клиента. Поэтому выбираем Нет.
Рисунок 4 – Заполнение структуры таблицы ОРГАНИЗАЦИИ в окне Конструктора
Р
исунок
5 – Сообщение о создании ключевых полей
3-й шаг. Создание ключевого поля.
Выделяем поле Код клиента. В основном меню выбираем команду Правка/Ключевое поле. В таблице напротив поля Код клиента появляется ключ, что означает, что данное поле является ключевым.
4-й шаг. Заполнение таблицы. Из режима конструктора переходим в режим таблицы (Вид/ Режим таблицы) и заполняем ее. Результат показан на рисунке 6.
а) б)
Рисунок 6 – Структура таблицы ОРГАНИЗАЦИИ:
а) режим Конструктора; б) режим таблицы
в) Создание таблицы путем ввода данных.
Этот способ является более простым и наглядным. Построим этим способом таблицу КАТЕГОРИЯ ТОВАРА.
1-й шаг.
После выбора данной опции на экране появится окно, в котором содержится созданная по умолчанию таблица. Она содержит 10 столбцов и 20 строк. Вводим с клавиатуры данные (рисунок 7). Для переименования столбцов используем команду Формат/ Переименовать столбец или дважды щелкнуть указателем мыши по названию столбца.
Рисунок 7 – Ввод данных в таблицу КАТЕГОРИЯ ТОВАРА
2-й шаг. Сохранение таблицы.
Для сохранения таблицы в меню выбираем Файл/Сохранить. Вводим название таблицы – КАТЕГОРИЯ ТОВАРА. После этого появится сообщение о создании первичного ключа (рисунок 5). Выбираем Нет. MS Access cохранит таблицу под указанным именем и уберет лишние строки и столбцы.
а) б)
Рисунок 8 – Структура таблицы КАТЕГОРИЯ ТОВАРА:
а) режим Конструктора; б) режим таблицы
3-й шаг. Создание ключевого поля.
Чтобы определить поле Код как ключевое, нужно перейти в режим Конструктора (в главном меню команда Вид/Конструктор), выделить поле Код, в меню выбрать команду Правка/Ключевое поле.
4-й шаг.
Все изменения структуры таблицы проводятся в режиме Конструктора. Необходимо проверить, верно ли выбраны типы данных.
Далее любым из вышеописанных способов создаем оставшиеся таблицы (рисунки 9, 10, 11):
а) б)
Рисунок 9 – Структура таблицы ЗАКАЗЫ:
а) режим Конструктора; б) режим таблицы
а) б)
Рисунок 10– Структура таблицы ТОВАРЫ:
а) режим Конструктора; б) режим таблицы
а) б)
Рисунок 11– Структура таблицы ВСПОМОГАТЕЛЬНАЯ:
а) режим Конструктора; б) режим таблицы
Обратите внимание, что в двух таблицах (ЗАКАЗЫ и ВСПОМОГАТЕЛЬНАЯ) создано по два ключевых поля. Это связано с тем, что эти таблицы участвуют в качестве вспомогательных таблиц при определении связи многие-ко-многим (создание связей будет рассмотрено далее). Такой ключ называется составным. Чтобы его создать, нужно в режиме Конструктора выделить два нужных поля , в меню выбрать команду Правка/Ключевое поле.