Способы создания отчетов в ms Access:

1. С помощью Конструктора отчетов.

2. С помощью Мастера отчетов.

3. Автоотчет.

4. Диаграмма.

5. Почтовые наклейки.

Конструирование отчета в режиме Конструктора

Создание отчетов в режиме Конструктора во многом совпадает с созданием формы.

Рисунок 41 - Области отчета

Области отчета показаны на рисунке 41:

1. Заголовок отчета – размещается в начале отчета.

2. Верхний колонтитул отображается в начале каждой страницы и под заголовком отчета.

3. Область данных отображается для каждой записи, входящей в отчет.

4. Нижний колонтитул отображается в нижней части каждой страницы.

5. Область примечаний отображается в конце отчета.

Обычно все отчеты содержат заголовок отчета и итоговую часть отчета. Для их формирования добавьте эти области в отчет, используя команду Вид/Заголовок/примечание отчета.

Для размещения даты и времени создания нужно в меню Вставка выбрать команду Дата и время.

Чтобы вставить в отчет номера страниц нужно выполнить команду Вставка/Номера страниц, задать формат расположения объекта, ОК.

Все элементы, добавляемые в отчет, являются элементами управления. Примерами разных элементов управления служат поля, надписи, списки, переключатели, кнопки и линии. С ними вы уже познакомились при разработке формы.

При создании отчетов в режиме Конструктора можно проводить вычисления, используя для этого так называемые вычисляемые элементы управления.

Создание вычисляемого элемента управления:

1. Откройте отчет в режиме Конструктора отчета.

2. Выберите на панели элементов инструмент для создания элемента управления, который будет использоваться как вычисляемый.

Примечание. Обычно элементом управления, используемым для вывода рассчитанного значения, является поле, но допускается использование любого элемента управления, имеющего свойство Данные (ControlSource).

3. В отчете выберите место, в которое следует поместить элемент управления.

4. Выполните одно из следующих действий:

• Для поля допускается ввод выражения прямо в элемент управления.

• Если элемент управления не является полем или если требуется ввести выражение в поле с помощью построителя выражений, убедитесь, что нужный элемент управления выделен, нажмите кнопку Свойства на панели инструментов и введите выражение в ячейку свойства Данные (ControlSource) или нажмите кнопку построителя, чтобы открыть построитель выражений.

Следует:

• В вычисляемом элементе управления перед каждым выражением следует помещать знак равенства (=).

• Если требуется больше места ввода выражения в ячейку свойства Данные (ControlSource), нажмите клавиши SHIFT+F2 для открытия окна Область ввода.

Сортировка данных:

В отчете допускается сортировка по 10 и менее полям или выражениям.

1. Откройте отчет в режиме Конструктора.

2. Нажмите кнопку - Сортировка и группировка на панели инструментов, чтобы открыть окно Сортировка и группировка.

3. В первой строке бланка выберите в ячейке столбца Поле/выражение имя поля или введите выражение.

Поле или выражение, указанное в первой строке, определяет первый (основной) уровень сортировки. Вторая строка бланка определяет второй уровень сортировки и т.д.