3.2 Документальное оформление хозяйственных операций по учёту расчётов с поставщиками и подрядчиками

Существуют следующие формы первичных документов, обосновывающих возникновение долга перед поставщиком (подрядчиком):

товарно-транспортная накладная (ТТН) - выписывается поставщиков в двух экземплярах. Она содержит реквизиты: поставщика, покупателя; в табличной форме указываются наименования передаваемых товаров с указанием признаков: сорт, ассортимент, номер, единицы измерения, количество, цена за единицу без НДС, НДС, стоимость с НДС, страна происхождения товара, номер грузовой таможенной декларации; под таблицей указываются данные о транспортировке груза, реквизиты доверенностей; подписи: продавца, перевозчика и покупателя, реквизиты доверенностей.

акт о приёмке товаров, материалов (форма М-14) - выписывается при приёмке товара в количестве, ассортименте и при прочих условиях противоречащих условиям товарно-транспортной накладной. Акт содержит реквизиты аналогичные товарно-транспортной накладной. Акт подписывается покупателем и представителем продавца в момент приёмки груза.

акт выполненных работ (оказанных услуг) - унифицированной формы не имеет. Документы, выписываемые в сопровождение груза: железнодорожная накладная, коносамент (ценная бумага, обосновывающая перевозку груза водным путём), пакет документов, подтверждающих качество товара (сертификаты соответствия, удостоверения качества, документы, подтверждающие гарантийные обязательства производителя).

Дополнительные документы:

счёт - документ для расчёта причитающейся предоплаты.

Доверенность (форма М-8) - выписывается лицу, сопровождающему (принимающему) груз. Каждая доверенность регистрируется в журнале учёта выданных доверенностей.

Счёт - фактура - документ налогового учёта по НДС; выписывается в двух экземплярах: у продавца регистрируется в журнале учёта счетов - фактур выданных; у покупателя - в журнале учёта счетов - фактур полученных.

Основными реквизитами счета-фактуры являются:

номер документа и дата его составления,

сведения о поставщике (наименование поставщика товаров, его юридический адрес, соответствующий учредительным документам, идентификационный номер и др.),

сведения о грузоотправителе с указанием полного почтового адреса, если поставщик и грузоотправитель не являются одним и тем же юридическим лицом;

сведения о покупателе товаров (наименование покупателя, его юридический адрес, идентификационный номер и др.);

сведения об условиях поставки, включая транспортировку груза, формы расчетов за поставку (в безналичном порядке, расчеты наличными через кассу, расчеты векселями, в порядке обменных операций, предварительной оплаты и т. д.);

сведения о реализованных товарах, работах и услугах (наименование товаров, их технические параметры, типы, размеры, номера моделей; единица измерения, количество, цена товара по договору за единицу измерения без НДС и с учетом НДС, стоимость товара, включая НДС, и стоимость товара без НДС).

Покупатель в праве на основании счёта - фактуры полученного принять НДС к возмещению из бюджета при соблюдении следующих условий:

1. товары или услуги, для которых выписан счёт - фактура принят к учёту

2. наличие оформленного в соответствии с правилами счёта - фактуры, где НДС выделен отдельной строкой

3. деятельность для которой предполагается использовать полученное имущество или услугу облагается НДС.

Счёт - фактура при соблюдении всех вышеперечисленных условий подлежит учёту в Книги покупок; каждый её лист открывается на период до одного месяца; заполняется в хронологическом порядке.

Книга покупок должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью организации, подписью руководителя.