Документооборот в организации, на предприятии

Документооборот в организации является важной составляющей для эффективной деятельности предприятия, так как обеспечивает быстрый поиск необходимой информации и высокий уровень исполнительской дисциплины. В стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» в разделе 4 определены преимущества управления документами, а именно документы позволяют организациям:

•  осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно;

•  предоставлять информацию последовательно и объективно;

•  обеспечивать информационную поддержку при принятии управленческих решений;

•  обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;

•  повышать эффективность деятельности всей организации;

•  обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;

•  соблюдать требования нормативной среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;

•  обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;

•  защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;

•  обеспечивать и документировать научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, инновационную деятельность, а также исторические исследования;

•  предоставлять документированные доказательства личной, общественной и деловой деятельности;

•  обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность;

•  поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память.

В ГОСТ Р 51141-98 термин «документооборот» определяется как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления». В документообороте организации различают потоки входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение». В качестве примеров можно привести следующие входящие документы:

•  документы от вышестоящих организаций (распоряжения, приказы);

•  документы государственных органов (решения суда, письма от налоговой инспекции, пенсионного фонда);

•  документы партнеров предприятия  (деловые письма, коммерческие предложения, рекламации);

•  документы общественных организаций (обращения, запросы);

•  документы отдельных граждан (заявления, жалобы).

Входящие документы, поступающие в организацию, проходят прием, регистрацию, рассмотрение руководством, выработку резолюции, постановку на контроль и доставляются исполнителям.

INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/vhd1.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/vhd1.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/vhd1.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/vhd1.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/vhd1.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/vhd1.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/vhd1.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/vhd1.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/vhd1.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/vhd1.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/vhd1.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/vhd1.png" \* MERGEFORMATINET

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «исходящий документ; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения». В качестве примеров можно привести следующие исходящие документы:

•  документы, адресованные вышестоящим организациям (доклады об исполнении поручений, приказов);

•  документы, адресованные государственным органам (иски, кассации);

•  документы, адресованные партнерам предприятия (деловые письма, коммерческие предложения, рекламации);

•  документы, адресованные общественным организациям (ответы на обращения, запросы);

•  документы, адресованные отдельным гражданам (ответы на заявления, жалобы).

Документы для отправки передаются полностью оформленными и зарегистрированными, с указанием почтового адреса, номера телефона, электронного адреса или со списком на рассылку. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. До процедуры регистрации документ должен быть подготовлен, согласован и утвержден (подписан) внутри организации в соответствии с принятой инструкцией по ведению делопроизводства. Ниже указана типовая схема движения исходящего документа:

INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/isd2.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/isd2.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/isd2.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/isd2.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/isd2.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/isd2.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/isd2.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/isd2.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/isd2.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/isd2.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/isd2.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/isd2.png" \* MERGEFORMATINET

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации». Внутренние документы можно разделить на:

•  на организационно-правовые,

•  распорядительные,

•  информационно-справочные,

•  финансово-бухгалтерские документы;

•  документация по трудовым отношениям,

•  личные документы.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Можно привести следующие примеры организационно-правовых документов:

•  Устав,

•  Учредительный договор,

•  Положение об организации,

•  Положение о структурном подразделении,

•  Штатное расписание,

•  Правила внутреннего трудового распорядка,

•  Должностная инструкция и проч.

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Примеры:

•  Приказ,

•  Распоряжение,

•  Указание,

•  Решение,

•  Постановление.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Примеры:

•  Служебная записка,

•  Докладная записка,

•  Объяснительная записка,

•  Предложение,

•  Заявление,

•  Протокол,

•  Акт,

•  Справка,

•  Заключение и прочие.

Финансово-бухгалтерские документы – документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета и составления налоговой, бухгалтерской и статистической отчетностей. Примеры:

•  главная книга,

•  годовые отчеты,

•  бухгалтерские балансы,

•  счета прибылей и убытков,

•  акты ревизий, инвентаризаций,

•  первичные документы,

•  кассовые книги и прочие.

Документация по трудовым отношениям связана с отношениями между работодателем и работниками. Примеры:

• приказы по личному составу,

• трудовые контракты,

• личные дела,

• личные карточки формы Т-2,

• лицевые счета по заработной плате,

• трудовые книжки,

• графики отпусков и прочие.

Личные документы относятся к физическим лицам. Примеры:

• резюме;

• автобиографии;

• расписки;

• личные доверенности и некоторые другие документы.

Организация определяет перечень и классификацию документов в зависимости от специфики своей деятельности. Жизненный цикл внутреннего документа обычно состоит из подготовки, согласования, принятия, регистрации и исполнения документа. В зависимости от вида внутреннего документа маршрут движения документа может отличаться. Ниже указана примерная схема движения внутреннего документа:

INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/vnd3.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/vnd3.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/vnd3.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/vnd3.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/vnd3.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/vnd3.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/vnd3.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/vnd3.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/vnd3.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/vnd3.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/vnd3.png" \* MERGEFORMATINET INCLUDEPICTURE "http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/images/vnd3.png" \* MERGEFORMATINET