ĘłęóJeden przykład to za mało

ęłęóIlustrowanie prezentacji przykładami jest zawsze bardzo dobrze odbierane przez publiczność. Ma też istotne walory dydaktyczne.

Przykład jest tym rodzajem środka retorycznego, który stosujemy zazwyczaj intuicyjnie. To zresztą stanowi o jego sile - jego użycie jest naturalne a efekt, prawie zawsze dobry. Dzięki przykładom prezentacja zyskuje na obrazowości, staje się bliższa życia i bliższa publiczności, która w niej uczestniczy.

Stąd wynika pierwsza zasada dobierania przykładów - powinny przemawiać do publiczności, dla której przeznaczona jest prezentacja. Wtedy mają największą siłę. Dodatkowo, siła ta powinna być wzmocniona odpowiednim sposobem przekazu - opowiedzenia o przykładzie. 'Opowiedzenia' właśnie, nie tylko 'przytoczenia' jak zwykło się mówić o przykładach. Opowiadanie, wprowadzając do prezentacji pewną fabułę, dodatkowo ją ożywia i czyni ciekawszą.

Najlepsze przykłady pochodzą z życia, nie z książek. Szukaj takich przykładów w swoim życiu i stosuj je w swoich prezentacjach.

Jak opowiadać? Przede wszystkim - naturalnie. Tak jak o własnym przeżyciu, jak o zdarzeniu, które dopiero co nastąpiło i jego obraz jest żywy.

Skąd brać przykłady? Z życia. Najlepiej z własnego doświadczenia. To co sam zrobiłeś lub sam przeżyłeś potrafisz opowiedzieć najlepiej. Angażujesz się w opowieść, bo jeszcze raz przeżywasz to, co się stało. I to zaangażowanie jest widoczne dla publiczności.

Nie przywiązuj się zbytnio do jednego, konkretnego przykładu. Ciągłe powoływanie się na ten sam przykład robi złe wrażenie.

W tym miejscu musisz jednak wystrzegać się pewnej pułapki. Właśnie to, że jesteś tak zaangażowany w sytuację opisywaną w twoim przykładzie może spowodować, że publiczność odniesie wrażenie, ze jest to jedyna rzecz jaką dotychczas zrobiłeś w praktyce. Jeżeli twoja prezentacja jest przeznaczona dla jednego klienta (na przykład przedstawiasz twoją propozycję zarządowi firmy-klienta lub zespołowi projektowemu) wystrzegaj się powoływania na jeden konkretny przykład (powiedzmy, projektu wdrożonego u innego klienta) - to robi złe wrażenie.

Słuchacze tego nie lubią, bo od razu czują się porównywani z tamtym przykładem. Zwłaszcza, jeżeli posuwasz się do stwierdzeń "w naszym projekcie dla klienta X było trochę inaczej, bo..." . I nie kręć teraz głową z dezaprobatą "co to za rada, przecież nikt tak nie mówi, a już na pewno ja tak nie mówię!". Otóż mówi - wielokrotnie byłem świadkiem takiej sytuacji i dyskomfortu jaki wywoływała u słuchających.

Na konferencjach i seminariach słuchacze najbardziej lubią prezentacje poparte praktyką. Studium przypadku (case study) zawsze się dobrze sprawdza.

Natomiast jeżeli przemawiasz na konferencji lub seminarium - wtedy powołanie się na konkretny przykład jest jak najbardziej na miejscu. Im więcej danych możesz podać, tym lepiej.

Najlepsze wrażenie robi przykład poparty prawdziwymi liczbami. Jeżeli przykład dotyczy twojej pracy nad jakimś projektem to trzeba powiedzieć: kiedy projekt był prowadzony, jak długo trwał, ile miał kosztować a ile kosztował w rzeczywistości, jakie przyniósł rezultaty, jakie były problemy w czasie realizacji.

Przykłady powinny być prawdziwe. Nie wolno ich koloryzować.

Nie powinieneś się bać mówić o problemach. To dodaje wiarygodności. Żadne poważne przedsięwzięcie nie obywa się bez pułapek, problemów lub problemików, nieprzewidzianych wcześniej sytuacji. To jest właśnie najcenniejsza wiadomość, którą możesz przekazać słuchającym. To jest twoje doświadczenie, którego oni nie mają, a które pozwoli im lepiej przygotować się do tego, co ich może czekać.

Dobre przykłady, porównania ilustracje przychodzą do głowy często w nieoczekiwanych momentach. Bądź na to przygotowany. Zapamiętuj i wykorzystuj takie pomysły.

Może się zdarzyć, że w czasie prezentacji, w chwili w której akurat dobrze byłoby posłużyć się jakimś przykładem doświadczasz "pustki w głowie". Bezradnie szukasz w myślach jakiejś dobrej ilustracji przedstawionego rozumowania i nic nie przychodzi ci do głowy. Z czego to może wynikać? Są dwie podstawowe przyczyny: kłopoty z pamięcią lub brak wcześniejszego przygotowania do prezentacji.

W ogromnej większości przypadków jest to ten drugi powód. Jeżeli dobrze przygotujesz się do wystąpienia i przemyślisz a najlepiej opowiesz sobie wszystkie przykłady, których chcesz użyć to prawdopodobieństwo ich zapomnienia jest bardzo małe. Przykłady przecież, jako barwna ilustracja, mają zapadać w pamięć słuchaczy i jeżeli takie właśnie są to na pewno sam ich też nie zapomnisz.

Przygotowanie przykładów ilustrujących twoje rozumowanie stanowi niezbędny element przygotowania prezentacji. Nie licz na to, że coś przyjdzie ci do głowy w trakcie wystąpienia.

Ważne jest abyś jeszcze przed prezentacją wiedział, jakich przykładów użyjesz. Jeżeli wymagają one podania jakichś liczb czy przytoczenia danych, których nie musisz pamiętać - możesz posłużyć się notatkami (pod warunkiem, że będą uporządkowane i czytelne i nie będziesz w kulminacyjnym momencie przerzucał kartek "na pewno gdzieś to miałem..."). Niezależnie od tego - ćwiczenia pamięci nigdy nie zaszkodzą. Dobra pamięć bardzo pomaga w konstruowaniu i prowadzeniu wywodu.

Nie jest także wykluczone, ze dobry przykład przyjdzie Ci do głowy właśnie w trakcie prezentacji. Wykorzystaj to. Zależnie od twojej pewności siebie możesz albo od razu - na gorąco podzielić się tym przykładem z publicznością albo tylko go zapamiętać i użyć w następnej prezentacji na ten sam temat. Takie doświadczenie przekładane z jednej prezentacji na drugą jest bardzo pożyteczne - podnosi jakość twojej pracy, zapobiega znużeniu (wprowadzasz zmiany, więc twoja prezentacja rozwija się, nie jest ciągle taka sama).

Podsumowując: Po pierwsze staraj się używać wielu przykładów. Po drugie, przemyśl wszystkie przykłady przed prezentacją. Po trzecie opowiedz o nich tak jak o własnych ważnych przeżyciach angażując się w opowieść.

ęłęóKto tu rządzi? - Przygotowanie miejsca prezentacji

ęłęóPrezenterzy często nie przywiązują wagi do tego, w jakim miejscu występują. Przyjmują, że ustawienie sali konferencyjnej jest nietykalne i to oni muszą się dostosować. Nic bardziej błędnego...

Jeżeli masz wpływ na przygotowanie miejsca prezentacji i sposób jej prowadzenia - wykorzystaj to. Pamiętaj, że to ty prowadzisz prezentację i ty wiesz najlepiej jak trafić do twojej publiczności. Jeśli możesz wybrać salę, w której odbędzie się prezentacja kieruj się następującymi zasadami: 1. Komfort publiczności (wygodne krzesła, dobra widoczność sceny i ekranu, łatwy dostęp do sali i miejsc, oświetlenie, wyposażenie) 2. Komfort prezentera czyli twój 3. Wielkość sali i wyposażenie

Publiczność siedzi w czasie twojej prezentacji. Dobrze jest, jeśli może siedzieć wygodnie. Najważniejsze są więc wygodne krzesła i ich dobre ustawienie. Krzesła z podłokietnikami są zawsze wygodniejsze od tych bez. Ustawienie stołów powoduje wprawdzie większą izolację publiczności od prezentera (może stwarzać niepotrzebne bariery), ale daje publiczności znacznie większą wygodę jeśli trzeba prowadzić notatki, rozłożyć materiały itd. Nie próbuj jednak ustawiać po 3 krzesła przy dwuosobowych stołach, żeby zaoszczędzić miejsce - wygoda publiczności jest ważniejsza.

Zapewnienie komfortu publiczności to podstawowe kryterium sposobu umeblowania i ustawienia sprzętów w sali konferencyjnej.

Równie ważne jest przewidywanie odpowiedniej wielkości miejsca dla każdego uczestnika w typowej dla konferencji i seminariów konfiguracji sali: same krzesła, bez stołów. Chociaż hotele i ośrodki szkoleniowe stosują określenie "ustawienie teatralne" nie ma ono z teatrem zazwyczaj nic wspólnego. Nazwałbym je raczej ustawieniem "czekoladowym". Krzesła ustawiane są w rzędy i kolumny (jak w tabliczce czekolady), najczęściej w minimalnej możliwej odległości od siebie. To nie zapewnia ani komfortu zajmowania miejsc (wąskie przejścia) ani komfortu siedzenia (mało miejsca na nogi i obijamy się o ramiona sąsiadów).

Jeżeli ustawienie krzeseł lub innych mebli nie odpowiada ci - zmień je. Bądź zdecydowany. Nie bój się wymagać komfortu dla swojej publiczności i dla siebie.

Nie słuchaj tłumaczeń w rodzaju "zawsze tak ustawiamy", bo przecież nie chcesz mieć prezentacji takiej "jak zawsze" - chcesz żeby była wyjątkowa. Ty jesteś tu szefem.

Prawdziwe ustawienie teatralne to takie, gdy wszystkie krzesła zwrócone są w stronę środka sceny. Kolejne rzędy tworzą więc łuki o coraz większym promieniu. Jeśli możesz tak ustawić krzesła - zrób to. Bądź odpowiednio wcześniej przed prezentacją i poproś personel hotelowy o pomoc, albo poproś o pomoc kolegów (a jeśli krzeseł jest niewiele - możesz zrobić to sam - korekta ustawienia 50-100 krzeseł nie zajmie ci więcej niż 10 minut a przy okazji będziesz miał ćwiczenie fizyczne przed prezentacją.

Nie rób bałaganu. Bałagan źle świadczy o gospodarzu, a w czasie twojego wystąpienie ty nim jesteś. Zadbaj o porządek odpowiednio wcześnie.

Zadbaj o porządek (w dosłownym tego słowa znaczeniu). Porozrzucane po okolicy walizki z rzutnika i komputera, twoja teczka, papiery, folie, dokumenty itd. nie robią dobrego wrażenia. Schowaj wszystko, co nie będzie ci potrzebne do końca prezentacji a rzeczy, których możesz potrzebować ułóż przyzwoicie. Zupełnie niedopuszczalne jest, aby twój płaszcz i parasol leżały gdzieś na widocznym miejscu na przykład na stole lub jednym z krzeseł. Ich miejsce jest w szatni, w szafie lub na wieszaku.

Unikaj picia w czasie prezentacji. Nie będziesz wtedy musiał obstawiać się butelkami, szklankami i filiżankami. Pomijając fakt, że szklanka lub butelka może przewrócić się w najmniej oczekiwanym momencie i zalać wodą materiały lub komputer, popijanie przerywa tok wypowiedzi i odwraca uwagę publiczności.