Визначення процесів
На першому етапі опису процесу треба визначити ділові процеси в організації. Ключовим елементом у визначенні ділового процесу є формулювання мети, яка відображає причину створення моделі (описи) ділового процесу і визначає його призначення.
Для того щоб виділити ділові процеси, необхідно визначити:
споживачів продукції або послуг,
продукцію або послуги, вироблені в організації,
види сировини та їх постачальників.
На другому етапі визначення ділового процесу необхідно описати його внутрішню структуру. Для цього потрібно визначити:
- з яких процесів складається процес, що моделюється,
- як ці процеси взаємодіють між собою.
У IDEF0 для опису внутрішньої структури процесу використовується механізм декомпозиції. Для того щоб декомпозіровать діловий процес, необхідно створити діаграму-нащадок, тобто розгорнути основні складові процесу. Використовуємо для ілюстрації принципів IDEF0 процеси СМЯ.
Відобразимо на рис. 2 діловий процес «виробляти продукцію», а на рис. 3 його декомпозицію, в якому елементами ділового процесу є субпроцеси:
реалізувати відповідальність вищого керівництва,
здійснити менеджмент ресурсів,
реалізувати процеси життєвого циклу,
здійснити вимірювання, аналіз та поліпшення.
Рис. 2. Функціональний блок процесу «Виробляти продукцію»
Рис. 3. Декомпозиція процесу «Виробляти продукцію» Позначення: 11, 12, 13 - входи; 01, 02 - виходи; С1 - управління; М1, М2, М3 - механізми
Опис взаємодії між процесами
Третім етапом визначення ділового процесу є опис взаємодій між процесами. Взаємодія описується за допомогою інтерфейсних дуг і позначає передачу матеріалів або інформації з виходів одного субпроцеси на входи (управління, механізми) іншого субпроцеси.
Застосовуються п'ять типів взаємодій між блоками. Ці взаємодії відображені на рис. 4.
Рис. 4. Опис взаємодії між процесами: а) управління, б) вихід-вхід,в) зворотний зв'язок з управління, г) зворотній зв'язок по входу, д) вихід-механізм
У методології IDEF0 допустимими є наступні взаємодії між блоками в межах однієї діаграми:
- управління;
- вихід-вхід;
- зворотній зв'язок з управління;
- зворотній зв'язок по входу;
- вихід-механізм.
Взаємозв'язок з управління: вихід одного процесу впливає на виконання іншого процесу, тобто вихідна дуга блоку 1 є керуючою для блоку 2. Така взаємодія визначає функцію управління «Відповідальність керівника» по відношенню до інших процесів.
Взаємозв'язок по входу: вихід одного процесу є входом для іншого, тобто вихідна дуга блока1 є вхідний для блока2. Ця взаємодія характерно для будь-яких процесів в організації, наприклад, для процесів життєвого циклу.
Зворотний зв'язок з управління: виходи з одного процесу впливають на виконання інших процесів, виконання яких, у свою чергу, впливає на виконання початкового процесу. Вихідна дуга блоку 1 є керуючою для блоку 2, а вихідна дуга блока2 є керуючою для блоку 1.
Така взаємодія може визначатись як:
- функцію управління «відповідальність керівництва»;
- функцію управління «Управління процесами життєвого циклу»;
- функцію управління «Вимірювання, аналіз і поліпшення".
Зворотний зв'язок по входу: вихід з одного процесу є входом для іншого процесу, вихід якого є для нього, тобто вихідна дуга блока2 є вхідний для бло-ка1, вихід якого є для нього входом. Така взаємодія може визначати функцію управління «управління процесами життєвого циклу».
Взаємозв'язок «вихід-механізм»: вихід одного процесу є механізмом для іншого, тобто вихідна дуга блока1 є дугою механізму для блока2. Такий тип зв'язку відноситься найчастіше до процесів забезпечення ресурсами. Така взаємодія може визначати функцію управління «менеджмент ресурсів».
Практика показує, що перерахованих п'яти типів взаємодій достатньо, щоб визначити взаємодії між процесами будь-якої складності.
Відобразимо на рис. 5 діаграму взаємодії між процесами. Так, наприклад, вихід з блоку 1 («Реалізувати відповідальність вищого керівництва») є керуючим впливом («Політика, цілі, керівництво з якості») для всіх інших процесів. Процес «Здійснювати менеджмент ресурсів» (блок 2) має зв'язок «вихід-механізм» з процесами «Реалізувати процеси життєвого циклу» (блок 3) і процесом «Здійснювати вимірювання, аналіз та поліпшення» (блок 4). Тут як «механізму» виступає керівництво підприємства. На діаграмі представлений контур зворотного зв'язку: вихід процесу «Здійснювати вимірювання, аналіз та поліпшення» (блок 4) з входом процесу «Реалізувати відповідальність вищого керівництва» (блок 1).
Рис. 5. Декомпозиція процесу «Виробляти продукцію» з урахуванням ілюстрації взаємодії між процесами
Четвертим етапом визначення процесів є декомпозиція (деталізація) процесу. Кількість рівнів деталізації визначається цілями моделювання та специфікою діяльності організації.
На діаграмі А0 (рис. 3) діловий процес «Виробляти продукцію» представлено у вигляді чотирьох процесів. Діаграма А0 є першим рівнем декомпозиції для цього процесу. Кожен їх чотирьох процесів у свою чергу може бути декомпозирован. На рис. 6 представлена декомпозиція процесу «Реалізувати процеси життєвого циклу». На діаграмі А3 (рис. 6) процес «Реалізувати процеси життєвого циклу» представлено у вигляді шести процесів, включаючи «Здійснити закупівлі», який також може бути декомпозирован (рис. 7).
П'ятим етапом визначення процесу є розробка глосарію процесу. Глосарій процесу включає перелік процесів, об'єктів, що обробляються в рамках процесів, а також їх визначення.
Глосарій представляє впорядкований в алфавітному порядку список термінів. Кожного терміну з цього списку відповідає визначення або посилання на відповідне визначення, наведене в нормативних документах організації або вищестоящих органів, регламентах і т. д.
Так, наприклад, для діаграми А34 (рис. 7) у глосарій має увійти кожне визначення інформації, що входить або виходить із блоків діаграми.
Дамо визначення декільком з них:
програми закупівель - затверджені керівництвом переліки партій комплектуючих виробів, які повинні бути придбані до визначених термінів,
інформація для постачальників - пакет документів, що містить питання, що цікавлять організацію (споживача) щодо постачальника, його продукції та умов поставки,
інформація від постачальників - пакет документів, що містить відповіді на питання, представлені в документації для постачальників.
Рис. 6. Декомпозиція процесу «Реалізувати процеси життєвого циклу»
Рис. 7. Декомпозиція процесу «Здійснювати закупівлі»