7. Формы ms Access
7.1. Общие сведения
Конечному пользователю БД работать непосредственно с таблицами не всегда бывает удобно, а представление в них данных не очень наглядно. Формы MS Access как правило используются для создания пользовательского интерфейса любой БД. Большая часть данных, представленных в форме, берется из таблицы или запроса. Каждая форма представляет собой контейнер, в котором размещаются элементы управления для просмотра и редактирования данных, навигации по набору записей и выполнение активных действий, при возникновении разных событий.
Элемент управления - это визуальный объект, используемый для отображения информации, ввода и изменения данных, выполнения определенных действий или просто для украшения формы.
Первое и наиболее часто встречающееся применение форм - ввод и редактирование информации. Для этого применяются различные элементы управления, чаще всего это поля ввода, в которые вводятся данные различных типов, выпадающие списки с набором значений для подстановки и логические переключатели. Также с помощью формы можно производить любые манипуляции с базой данных: создавать и уничтожать ее объекты, запускать на исполнение другие формы или отчеты и др. Формы по сравнению с обработкой данных в режиме таблицы обладают следующими преимуществами:
форма позволяет в каждый момент времени сфокусировать внимание на отдельной записи, поскольку, как правило, отображает все поля одной записи в отличие от режима таблицы, отображающего сразу несколько записей, так что приходится прокручивать окно, чтобы просмотреть содержимое всех полей;
элементы управления на форме можно расположить логичным образом, облегчающем чтение и работу с данными;
некоторые объекты базы данных, такие как рисунки, анимация, звуки и видео клипы, могут отображаться или воспроизводиться только в режиме формы, а не в режиме таблицы.
Редактирование формы происходит в визуальном режиме, что позволяется экспериментировать с расположением элементов управления и их внешним видом. При этом многие элементы при создании запускают своих "Мастеров", облегчающих процесс настройки их свойств.
Формы могут содержать следующие разделы: заголовок, верхний колонтитул, область данных, нижний колонтитул и примечание. В режиме формы заголовок отображается в верхней части экрана, а при печати - в верхней части первой страницы. Верхний и нижний колонтитулы могут содержать сведения, которые должны изображаться соответственно в верхней или нижней части каждой страницы. Колонтитулы отображаются только при печати формы. Область данных содержит записи. Допускается вывод одной или нескольких записей на экране или странице. Примечаниев режиме формы отображается в нижней части экрана, а при печати - на последней странице после области данных.
7.2. Создание форм
Создание формы начинается с щелчка на вкладке "Создание" в окне базы данных.
Для удобства ввода информации в таблицы применяются формы. В версии Access 2007 можно воспользоваться заготовками форм, соответствующие кнопки расположены на ленте «Создание». Первая заготовка используется для создания формы, в которую можно будет вводить информацию только по одной строке соответствующей таблицы за один раз.
Созданная при помощи такой заготовки форма для таблицы «Продукты» выглядит следующим образом.
При большом количестве полей в таблице такая форма очень удобна для ввода данных, она не позволяет случайно пропустить ввод какого-либо поля. Недостатком является необходимость просматривать исходную таблицу, чтобы по ошибке не вводить данные, уже имеющиеся в таблице. При переходе к следующей записи программа проверит уникальность сделанных добавлений и не допустит повтора, но время на ввод уже потрачено.
Более предпочтительна форма, созданная с помощью следующей заготовки.
Как видно из комментария к команде на создание такой формы, она позволяет видеть на экране данные уже введенные в таблицу и поля для ввода. Созданная при помощи такой заготовки форма для таблицы «Продукты» выглядит следующим образом. Обратите внимание на ошибку комментария: Таблица расположена снизу, а поля формы сверху окна формы.
Промежуточным вариантом по удобству работы среди вышеописанных форм можно считать форму, созданную из третьей заготовки (Рис. 02_3).
Она позволяет видеть на экране сразу несколько записей в форме, но это не приемлемо для таблиц с очень большим количеством полей, т.к. это снижает удобство ввода информации в мелкие по размерам поля.
Конструктор - создание формы на основе пустого бланка при помощи инструментальных средств конструктора форм. Этот вариант лучше всего использовать либо для очень простых форм, либо, наоборот, для очень сложных, не предусмотренных встроенным мастером MS Access.
Диаграмма - создание формы с диаграммой на основе выбранных полей таблицы. В этом случае по указанным полям Microsoft Excel автоматически строит диаграмму.
Сводная таблица - создание сводной таблицы Microsoft Excel на основе таблиц или запросов Access. Этот вариант создания формы следует использовать в тех случаях, когда возникает необходимость отобразить некий интегрированный суммарный результат.
Содержимое поля со списком "Таблица/Запрос"показывает, на основе какого объекта MS Access (таблицы или запроса) будет создана форма.
Для настройки элементов формы следует переключиться в режим конструктора.