3.2. Отношение "Один-к-одному"

При отношении "один-к-одному" каждой записи одной таблицы ставится в соответствие одна запись другой таблицы. Примером могут служить таблица сотрудников и таблица их адресов. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу.

3.3. Отношение "Один-ко-многим"

Отношение "один-ко-многим" в базах данных встречается наиболее часто. В этом случае одной записи одной таблицы ставится в соответствие несколько записей в другой таблице. Однако, каждая запись второй таблицы не может иметь более одной соответствующей записи в первой таблице.

Примером могут служить таблица сотрудников и таблица их заработной платы по месяцам (один сотрудник получает в течение года несколько раз зарплату).

3.4. Отношение "Многие-ко-многим"

При отношении "многие-ко-многим" одной записи одной таблицы может соответствовать несколько записей второй таблицы, а одной записи второй таблицы - несколько записей первой.Этот вид отношений, как правило, можно установить только между двумя таблицами, связанными с помощью третьей (связующей) таблицы, которая состоит из первичных ключей двух первых таблиц.

Например, такой тип связи реализуется при создании библиотечного каталога. Один автор может написать несколько книг, но и одна книга может принадлежать нескольким авторам. Таким образом, должны существовать таблица авторов, таблица книг и третья таблица с названиями книг и именами авторов.

4. Субд Microsoft Access

4.1. Особенности субд Microsoft Access

СУБД , как это уже говорилось - это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их и работать с ними. Многие существующие СУБД (FoxPro, Clipper) по сути являются специализированными языками программирования. С помощью Microsoft Access (MS Access) обычные пользователи получили удобное средство для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных без необходимости что-либо программировать. Фактически MS Access является инструментом быстрой разработки приложений. В то же время работа с MS Access не исключает возможности программирования на языке Visual Basic for Application (VBA).

Программный продукт MS Access представляет собой настольную систему управления базами данных. Понятие "настольная" СУБД указывает на то, что все операции с базой данных осуществляются на локальном компьютере пользователя. Именно здесь находится физическое место хранения информации, а также работают средства управления и организации запросов.

Противоположностью настольной системе является распределенная база данных, т. е. такая архитектура, при которой ядро БД работает на выделенном сервере; там же обычно хранятся и данные. Через локальную или глобальную сеть пользователь посредством установленного на своем компьютере программного обеспечения посылает запросы и получает ответы. Такие системы предназначены для работы с большим количеством клиентов, и зачастую в качестве серверов в них функционируют компьютеры более сложные и мощные, чем РС. Такая технология носит название "клиент-сервер".

Вышесказанное не означает, что MS Access способен выполнять операции только в однопользовательском режиме. Напротив, программа успешно работает и в сетях, правда, с ограниченным числом клиентов, и при этом не используется технология "клиент-сервер". Cама компания Microsoft настоятельно рекомендует инсталлировать MS Access в рамках небольших рабочих групп.

В целом БД MS Access представляет собой многокомпонентный объект, который может включать кроме таблиц отчеты, запросы, формы, макросы и модули. Все эти объекты, как правило, хранятся в одном файле, имеющем расширение *.mdb или *.mde. На практике это значительно упрощает резервное копирование данных.

Одновременно программная оболочка СУБД Microsoft Access позволяет оперировать только одной активной базой данных, но экземпляров оболочки на одном и том же компьютере может быть открыто столько, сколько потребуется.

Еще одним дополнительным достоинством MS Access является интегрированность этой программы с Microsoft Excel, Microsoft Word и другими программами пакета Microsoft Office. Данные, созданные в разных приложениях, входящих в этот пакет, легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.

Процесс создания и настройки новых таблиц ускорен за счет работы не в режиме конструктора, а непосредственно в таблице. В Access 2007 реализован механизм, ранее присутствовавший в Microsoft Office Excel. При вводе данных непосредственно в таблицу, этот процесс позволяет автоматически распознать тип данных (т.е. текст, дату и.т.д.). При импорте данных из Excel в новую таблицу также будет произведено автоматическое распознавание типов вводимых данных. Улучшенная совместимость Access 2007 и Excel 2007 облегчает фильтрацию данных. Для текста, чисел и дат предусмотрены различные параметры фильтра. Например, новые параметры фильтрации облегчают фильтрацию данных, содержащихся в столбце «Дата», по записям «Сегодня», «Вчера», «На прошлой неделе», «В следующем месяце», «В будущем», «В прошлом» и т.д.

Фильтры

Более ранние версии Access жестко регламентировали тип данных, вводимых в каждый отдельный столбец таблицы, что не всегда было удобно для пользователей. Office Access 2007 поддерживает типы сложных данных, поэтому пользователь может создавать столбцы, содержащие более одного значения в каждой ячейке. Например, при назначении задачи более, чем одному лицу, в ячейку можно вставить оба имени. В многозначные поля можно вложить любой документ, изображение или электронную таблицу, они также могут содержать несколько значений, меняя их в зависимости от выполняемой задачи.

Помимо сложных типов данных, в новой версии программы появилась возможность прикреплять многочисленные файлы, например фотографии, документы и электронные таблицы к персональным записям в хранилище данных для облегчения последующего обращения к этим файлам. Если файл находится в обычном (не сжатом) формате, Office Access 2007 автоматически выполнит операцию сжатия для экономии места на жестком диске.

Функция импорта – экспорта данных дополнена интеграцией в программу элементов Outlook 2007, что позволяет импорт контактных сведений из Outlook 2007 и экспорт из Access с сохранением в качестве контактов в Outlook 2007. Взаимодействие Office Access 2007 с Microsoft Office Outlook 2007 позволяет создавать и отправлять сообщения электронной почты с формами для ввода данных. Обработка ответов с заполненными получателями формами производится в соответствии с заранее определенными требованиями. Например, при выборе автоматической обработки ответов содержимое форм добавляется в соответствующую таблицу базы данных сразу после их получения. Эта новая возможность позволяет сэкономить время, затрачиваемое на ввод данных, полученных от пользователей.

С помощью Office Access 2007 можно сохранить отчет в формате PDF (Portable Document Format) или XPS (формат XML Paper Specification), что позволит произвести распечатку или публикацию файла, а также переслать его по электронной почте. Сохранив свой отчет в формате PDF или XPS, пользователь получает возможность вводить информацию из отчета в легко рассылаемую форму, которая сохранит все установленные им характеристики форматирования, что позволит другим пользователям просматривать или распечатывать отчет даже при отсутствии у них Office Access 2007.

Office Access 2007 имеет интерфейс разработчика интерактивных форм и отчетов «что-видишь-на-экране-то-и-получаешь» (WYSIWYG). Можно самостоятельно разрабатывать и редактировать проекты формы на экране в режиме реального времени, а также осуществлять предварительный просмотр созданной формы. Данная функция позволяет видеть данные, появляющиеся в отчете, в ходе его создания. С помощью нового WYSIWYG-интерфейса можно оперативно изменять проект отчета, поместив данные в конструктор отчетов, поэтому пользователю не придется каждый раз открывать отчет, чтобы оценить, как он смотрится на странице.