Практическое задание №4 «Создание электронных форм»

Теория. В повседневной жизни мы встречаемся с ситуацией, когда нам выдают некий бланк документа, в котором мы должны заполнить вручную определённые области. Это может быть бланк заявления, квитанции, заявки. После заполнения  информация с бланков документов будет повторно вводиться в компьютер, и обрабатываться по заданному алгоритму.

Современные приложения позволяют обойти необходимость ручного заполнения бланков документов и повторный ввод заполненной информации. В MS WORD есть возможность создания электронной формы. Электронная форма — это структурированный документ, содержащий заполненные графы (области, поля) с постоянной информацией и некоторые области (поля формы), в которые пользователь будет  вводить переменную информацию. Таким образом, форма состоит из постоянных областей и полей, подлежащих заполнению. В постоянных областях, при необходимости, можно разместить данные в графическом, текстовом, табличном виде. Обычно сама форма имеет вид таблицы. Форму можно создавать на основе ранее разработанного шаблона. В шаблоне можно разместить поля для ввода информации, указать их тип, выбрать элемент управления, который будет использоваться при вводе. Переменные области (поля) могут быть определены как текстовые поля, поля с раскрывающимися списками и флажки. После  создания формы: введения постоянной информации и выбора расположения и типа полей, необходимо установить  защиту документа для устранения возможности изменения постоянной информации электронного документа. Только после установки защиты можно заполнять поля формы.

Задание: Создайте электронную форму заявки на участие в студенческой научной конференции согласно следующему образцу:

Заявка на участие в студенческой научной конференции

Для создания формы выполните следующую последовательность действий:

1. Запустите Microsoft Word: Пуск®Программы® Microsoft Office2007® Microsoft Word.

2. Введите заголовок формы — «Заявка на участие в конференции».

3. Создайте таблицу, состоящую из 16 строк и 5 столбцов. Для этого:

• перейдите на вкладку Вставка, щёлкните по кнопке Таблица, выберите Вставить таблицу и укажите соответствующее количество строк и столбцов.

4. Согласно приведённому образцу объедините и разбейте ячейки, установите требуемую высоту строк, удалите обрамление границ, введите текст (наименование полей), установите параметры шрифта (по своему усмотрению). Обратите внимание на то, что затенённые области это поля формы.

5. Вставьте элементы управления текстовым полем для ввода текста. Для этого:

• установите курсор в место вставки текстового поля Фамилия,

• перейдите на вкладку Разработчик, в группе Элементы управления найдите кнопку Инструменты из предыдущих версий,

 

• нажмите кнопку и выберите элемент Поле,

• вставленное текстовое поле отобразится в виде затенённого серого прямоугольника.

6. Установите или измените параметры элементов управления содержимым текстового поля. Для этого:

• щёлкните правой кнопкой мыши по полю и контекстном меню выберите Свойства или два раза щёлкните по полю,

• в окне Параметры текстового поля установите требуемые параметры (в раскрывающемся списке Тип выберите типОбычный текст).

7. Вставьте аналогичным образом поле Имя, Отчество, Город, Факультет, группа, Тема доклада, Секция № (наименование).

8. Щёлкните два раза по полю Город. Появится окно Параметры текстового поля. Введите в поле Текст по умолчанию –Хабаровск.

9. Вставьте поле со списком ВУЗ. В окне Параметры поля со списком введите — РАНХиГС в поле Элемент списка и нажмите кнопку Добавить, введите Пед.университет  —  нажмите кнопкуДобавить, введите ТОГУ-  нажмите кнопку Добавить, перечислите ещё ряд вузов города Хабаровска.

10. Вставьте поле Год рождения. Свойства поля: Максимальная длина -4, Формат числа – 0.

11. Вставьте поле Дата приезда (в случае иногороднего участника конференции). Откройте окно Параметры текстового поля (двойным щелчком мыши по полю) и установите Тип – Дата, Формат даты – dd.MM.yyyy. Для ввода поясняющего текста нажмите кнопку Текст справки, откройте вкладку Клавиша F1, щёлкните по флажку Текст справки и введите текст: Укажите предполагаемую дату приезда (теперь, по нажатию клавиши F1, будет появляться введённый поясняющий текст.

12. Вставьте поле Дата оформления заявки. В окне Параметры текстового поля выберите в поле Тип – Текущая дата, в поле Формат даты – dd.MM.yyyy.

13. Вставьте поле со списком Требуется ли гостиница. В окне Параметры поля со списком в поле Элемент списка введите Да и нажмите кнопку Добавить, введите Нет в поле Элемент списка и нажмите кнопку Добавить.

14. Поля вставлены, свойства определены. Следующий шаг – установление защиты на различные части формы для предотвращения удаления или редактирования определенного элемента управления или группы элементов управления, или защитить всю форму паролем.

15. Для защиты постоянной информации от редактирования необходимо защитить электронную форму. Для этого:

• во вкладке Разработчик в группе Защитить нажмите кнопкуЗащитить документ и выберите команду Ограничить форматирование и редактирование,

• в области задач Ограничить форматирование и редактирование в разделе Ограничения на редактированиевыберите параметр Ввод данных в поля форм и нажмите кнопкуДа, включить защиту,

16. Теперь документ позволяет вводить поля формы, но запрещает напрямую менять остальной текст.

17. В окне Включить защиту можно ввести пароль для защиты формы (в учебных целях вводить пароль не обязательно). Для ввода пароля заполните поле Новый пароль, а затем повторите его в полеПодтверждение пароля. Только пользователи, знающие пароль, смогут снять защиту и изменить форму.

18. Создайте папку «Слияние1» в папке MS WORD.

19. Сохраните созданную форму с именем «Форма», как шаблон, в папке «Слияние1».

20. Следующим этапом является заполнение формы. При заполнении перемещение между полями защищенной формы производится с помощью клавиш перемещения курсора, клавишей Tab,  щелчком мыши, клавишами PageDown и PageUp. При вводе данных в поля формы проверка правописания не производится, автотекст не работает, автозамена возможна. При заполнении поля со списком в правой его части отображается значок раскрывающегося списка. Щелкните мышью по стрелке списка и выберите нужное значение. Заполните поля формы соответствующими значениями.

21. Создайте таблицу в  текстовом процессоре WORD следующего вида:

Фамилия	Имя	Отчество	Год рождения	ВУЗ	Факультет, группа

22. Заполните таблицу информацией о 4-х участниках студенческой научной конференции из разных вузов города. 23. Сохраните  файл «Список участников студенческой конференции» в папке «Слияние1».

24. Откройте файл «Форма», если он закрыт, и снимите  защиту с документа. При включённой защите последующие действия (слияние) выполнить будет невозможно.

25. Выполните слияние файла «Форма» с файлом «Список участников студенческой конференции».

26. Вставьте поля слияния Фамилия, Имя, Отчество Год рождения, Вуз, Факультет, группа. 27. Выполните слияние в новый документ «Форма1». 28. Заполните в форме пустующие поля. 29. Сохраните произведённые изменения в файле «Форма1».