10.1. Программы-органайзеры

К программам-органайзерам относят группу программ, предназначенных для организации работы и ее упрощения. Сегодня известны следующие программы этой группы:

1-Dynamic Notes ведение баз контактов с сетевым доступом

2-Longsoft Netbook ведение баз контактов с сетевым доступом

3-Call’em All номеронабиратель, те. Справочник

4-Freebie Notes менеджер заметок, организатор задач, напоминатель, будильник

5-Rom@n.Soft CD Organizer систематизатор файлов

6-Power Notes планировщик

7-Reminder 2000 личный секретарь, Outlook дневник, задачи, календарь.

10.2. Программа Outlook 2000

Система Outlook особо выделяется в пакете программ Микрософт Офис. Outlook реализует функции интеграционной настройки, позволяя организовать весь цикл работ в коллективе. Outlook выполняет функции личного секретаря и помощника. Ряд задач она выполняет самостоятельно, а другие задачи требуют вмешательства пользователя. Функции обеспечиваются след.средствами: адресной книгой, электронной перепиской, организацией совместной работы, встреч, программ, проведение мероприятий, работа в общем приложении. Настройка рабочей среды: окно программы Outlook имеет ряд элементов, типичных для Windows приложений. Особенностью интерфейса является наличие специальных панелей, на кот располагаются ярлыки. Важным свойством интерфейса Outlook является возможность поддержки различных служб, используемых при работе в сети. Службы:

1-Microsoft Exchange Server(устанавливается, когда комп должен работать в сети)

2-Microsoft Fax (обеспечивает отправку факсимильных сообщений)

3-Личная адресная книга

4-Электронная почта Internet

5-служба Microsoft Mail(работает вместе с 1 и обеспечивает обработку сообщений в почтовом ящике)

6-адресная книга Outlook

7-личные папки(позволяет хранить и обрабатывать адреса, организации, лиц).

Хранение инфо осуществляется в папках разного типа(папки органайзера, почтовые папки). В папку органайзера входят задачи, дневник, заметки, календарь, контакты. В почтовые – входящие, исходящие, отправленные, удаленные, черновики.

Доступ к папкам осуществляется из панелей ярлыки Outlook и список папок. Пользователь может управлять представлением инфо на экране.

10.3. Средства организации рабочего места

Для решения задач по планированию и организации работы в Оутлук имеются след. функциональные элементы: календарь, организатор задач, обработчик сообщений, организатор контактов, дневник, записная книжка. Календарь - электронный аналог настольного календаря, имеющего более широкие возможности. Папка Календарь позволяет вести расписание пользователя, фиксировать повторяющиеся встречи и даты, оповещать и приглашать участников на встречи. Имеются функции автоматизации(оповещать о предстоящих мероприятиях). Организатор задач планирует работы и контролирует их исполнение: фиксирует процесс выполнения задачи, напоминать о задаче, группировать задачи. Организатор контактов является адресной книгой с расширенными возможностями. В нее заносятся подробные сведения о людях, организациях и т.д. данные папки контакта являются важными, поскольку они используются другими средствами системы Оутлук. Дневник – средство для внесения записей различного характера. Позволяет группировать записи и автоматически фиксировать выполненные действия.

Организатор собраний не представлен отдельным ярлыкам, однако он присутствует внутри др компонентов в виде кнопки организовать.