1.2 Структура і оточення проекту

Для того щоб управляти проектом, доцільно розбити його на ієрархічні підсистеми та компоненти, тобто структурувати. Структура проекту — це організація зв'язків і відносин між його елементами. У процесі структурування виокремлюють компоненти продукції проекту, етапи його життєвого циклу та елементи організаційної структури. Структурування — невіддільна частина загального процесу планування проекту, визначення його цілей, розподілу відповідальності й обов'язків [10; 37]. До основних завдань структурування проекту належать такі:

• поділ проекту на блоки, що підлягають управлінню;

• розподіл відповідальності за елементами проекту і визначення зв'язку робіт зі структурою організації (ресурсами);

• точне оцінювання необхідних витрат (коштів, часу і матеріальних ресурсів);

• створення єдиної бази для планування, упорядкування кошторисів і контролю за витратами;

• встановлення зв'язку між роботами, пов'язаними з проектом і системою ведення бухгалтерських рахунків;

• перехід від загальних, не завжди конкретно виражених цілей до конкретних, які виконують підрозділи організації;

• окреслення комплексів робіт (підрядів).

Мистецтво поділу проекту на складові полягає в умінні поєднувати три різні структури — процес, продукт і організація — в єдину структуру проекту. Етапи структурування проекту ілюструє рис. 1.1.

Необхідно чітко окреслити характер, мету і зміст проекту, а також усі його кінцеві продукти з їх точними характеристиками. Доцільно здійснити ієрархію цілей, що показує повний ланцюг кінцевих результатів або засобів їх досягнення. При цьому необхідно обміркувати потрібний рівень деталізації планів і оцінити кількість рівнів у структурі проекту. Слід побудувати схеми життєвого циклу, проекту та організаційну структуру, де зазначити групи чи окремих осіб, які працюватимуть над проектом, включаючи зацікавлених у проекті осіб із зовнішнього середовища проекту. Необхідно проаналізувати структуру продукції — схему її поділу на підсистеми або компоненти, включаючи машини і устаткування, програмне та інформаційне забезпечення, послуги, а також у разі потреби географічний поділ.

Крім того, потрібно вивчити план бухгалтерських рахунків організації — систему застосовуваних при структуруванні проекту кодів, яка має ґрунтуватися на діючому в організації плані бухгалтерських рахунків або з урахуванням його коригування. На основі отриманої інформації потрібно скласти генеральний зведений план проекту, який можна буде деталізувати у процесі пошуку критичного шляху. При реалізації проекту цей план можна використовувати для доповідей керівництву. На основі зведеного плану слід скласти робочий план бухгалтерських рахунків (у разі потреби доцільно розробити систему субрахунків), робочий сітковий графік з часовими й ресурсними оцінками всіх робіт, а також запровадити систему нарядів-завдань.

Для того щоб правильно організувати реалізацію проекту, слід пам'ятати, що проекти виникають, існують і розвиваються в зовнішньому середовищі. Склад проекту постійно змінюється у процесі його реалізації і розвитку; у ньому можуть з'являтися нові елементи (об'єкти), а вилучатись існуючі; при цьому елементи повинні бути взаємопов'язані.

Середовище проекту — це зовнішні та внутрішні чинники впливу на його підготовку і реалізацію. Від точності визначення середовища проекту залежить його життєздатність. Поділ середовища, в якому існує і розвивається проект, на внутрішнє та зовнішнє умовний з таких причин:

• проект не є жорстким стабільним утворенням, тобто окремі його елементи у процесі реалізації можуть переходити із зовнішнього середовища до складу проекту і навпаки;

• можливе використання певних елементів проекту як у його межах, так і поза ними (наприклад, спеціалісти, які водночас працюють над реалізацією конкретного проекту і розв'язанням інших проблем, зокрема виконанням іншого проекту).

На проект впливають такі чинники зовнішнього середовища: політичні, економічні, суспільні, правові, науково-технічні, культурні, природні.

До чинників внутрішнього середовища проекту належать стиль керування, відносини між учасниками проектної команди, професіоналізм цієї команди, засоби комунікації. Професіоналізм команди проекту має забезпечити досягнення поставлених цілей проекту. Стиль керування визначає психологічний клімат у команді та впливає на її творчу активність. Від засобів комунікації залежать повнота й достовірність обміну інформацією між учасниками проекту.

Рис. 1.2 ілюструє зв'язок між проектом і його зовнішнім середовищем, а також показано перехідну зону, через яку здійснюється зв'язок між ними і переміщуються елементи, що беруть участь у реалізації проекту.