Dates‚ satulations and complimentary closes

The methods of writing dates are different. There is a tenden­cy to decrease the amount of punctuation in correspondence, so that it has become usual to write the date as 24 April 2005.

Also in the address, salutation and complimentary close, com­mas are frequently omitted.

For computer use the International Standards Organization (ISO) recommended writing the date in all-numeric form, with the year first, followed by the month and the date as 2005-04-24 or 20050424. But nowadays the date is very often written in the op­posite order as 24.04.2005 or 24.04.05. In writing dates there is some difference between the British style and American style.

British style		American			style
						Date
12th November, 19-
12 November 19-
12 Nov. 19-				November				12, 19-

BEGINNING AND ENDING A FAX MESSAGE

Every fax message needs a salutation (e.g. Dear Sirs) and a complimentary close (e.g. Yours faithfully).

Here there is also some difference between the two styles. In American style a colon follows the salutation.

a) Salutation (Greeting)

	British		American
1. Formal or Routine		Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Mesdames			Dear Sir: Gentlemen: Dear Mr. Brown: Dear Miss Smith: Dear Mrs. Brown:
2. Informal		Dear Mr. Brown, Dear Miss Smith			Dear Mr. Brown: Dear Miss Smith:
3. Personal		Dear Mr. Brown, My dear Brown, Dear Jim			Dear Mr. Brown, My dear Mr. Brown, Dear Jim

b) Complimentary Close

	British		American
1, Formal or Routine		Yours faithfully, Faithfully yours			(Very) truly yours, Sincerely yours, Yours (very) truly
2. Informal		Yours sincerely, Yours truly,			Sincerely yours, Cordially yours
3. Personal		Yours sincerely, Sincerely, (With) best wishes, Yours			Sincerely yours, With kind regards, (With) best regards, Sincerely, Yours

The salutation Dear Madam is used when addressing both a married and a single woman. Dear Miss is never used as a saluta­tion. Such salutations as Sir or Madam (without the word Dear) are very formal and you shouldn't use them often. If you know a person, you may use informal salutations such as Dear Mr. Brown or Dear Miss Smith.

American formal and informal salutations end with a colon.

Bear in mind (помните) that the most formal (official) compli­mentary closes are Yours faithfully (Yours truly). Yours sin­cerely expresses friendliness and informality.

I. Memorize these phrases.

A. OPENING PHRASES OF A FAX MESSAGE

1. This is to inform you that...

Настоящим сообщаем Вам, что ...

2. We have pleasure in informing you that (of) ...

С удовольствием сообщаем, что (о)...

3. We are pleased to inform you that...

С удовольствием сообщаем, что ...

4. In conformation of your fax of May 15, this year, this is to inform you that...

Подтверждая Ваш факс от 15 мая с.г., настоящим сообщаем Вам, что ...

5. In reply to you fax message of April 27, 2005, we are offering apologies for the delay in sending a reply to your letter of March 20, this year, ...

• В ответ на Ваше факсимильное сообщение от 27 апреля 2005г. мы приносим извинения за задержку с ответом на Ваше письмо от 20 марта с.г. ...

6. With reference to the talks (discussions) held in K. on December 28, 2005, ...

Ссылаясь на переговоры (обсуждения), проходившие в К. 28 декабря 2005г. ...

7. Referring to your statement (fax) of 30th April 20- ...

Ссылаясь на Ваше заявление (Ваш факс) от 30 апреля 20-г. ...

8. In reply to your letter I'm sorry to inform you ...

В ответ на Ваше письмо с сожалением сообщаю Вам ...

9. In accordance with Contract № ... signed between ... on 27.04.2005 the delivery of the equipment is to begin in May this year.

В соответствии с Контрактом № ..., подписанным между... 27.04.2005, поставка оборудования начнется в мае текущего года.

10. We find it necessary to remind you that ... Мы считаем необходимым напомнить Вам, что ...

11. We would like to draw your attention to the fact that...

Мы хотим обратить Ваше внимание на то, что ...

В. CLOSING PHRASES OF A FAX MESSAGE

1. We hope to hear from you as soon as possible.

Надеемся получить ответ как можно скорее.

2. We're looking forward to hearing from you soon. С нетерпением ждем Вашего ответа.

3. We should appreciate receiving your reply at your earliest convenience.

Мы будем благодарны, если Вы ответите при первой возможности.

4.I hope to see you in К. as soon as possible.

Надеюсь встретиться с Вами в К. как можно скорее.

5. We are looking forward to receiving your confirma­tion.

С нетерпением ждем Вашего подтверждения.

6. In case of any questions do not hesitate to contact us.

Если возникнут какие-либо вопросы, незамедлительно свяжитесь с нами (сообщите нам).

7. Attached please find our proposals. Мы прилагаем наши предложения.

8. Thank you beforehand (in advance) for your coopera­tion.

Заранее благодарен Вам за Ваше сотрудничество.

9. Enclosed you will find a Registration Form.

Мы прилагаем Регистрационный бланк.

10. Please, give the matter your immediate attention.

Просим безотлагательно обратить внимание на решение этого вопроса.

II. Translate these opening and closing phrases.

1. Настоящим сообщаем Вам, что мы получили Ваше со­общение (message).

2. В ответ на Ваше факсимильное сообщение от 27 апреля 2005 года мы приносим извинения за задержку с отве­том.

3. В ответ на Ваше письмо от 30 апреля 2005 с сожалением сообщаем Вам, что мы не можем принять Ваше предло­жение (accept your offer) от 3 марта 20- года.

4. Ссылаясь на обсуждения, проходившие в К. 28 декабря 2005 г., мы хотим обратить Ваше внимание на тот факт, что поставка оборудования еще не началась.

5. Мы с удовольствием сообщаем Вам, что поставка обо­рудования начнется в мае текущего года (this year).

6. Если возникнут какие-либо вопросы, незамедлительно свяжитесь с нами.

7. Мы прилагаем наши предложения.

8. Мы прилагаем Регистрационный бланк.

9. С нетерпением ждем вашего ответа.

10. Просим безотлагательно обратить внимание на решение этого вопроса.

11. Мы будем благодарны, если Вы ответите при первой воз­можности.

12. Заранее благодарен Вам за Ваше сотрудничество.

III. Questions and assignments.

1. Is the following date in British or American style: 9^th May 2005?

2. What is an outward (внешнее) difference between an Amer­ican and British formal and informal salutation?

3. What can you say about a fax message which begins with the salutation Sir and ends with the complimentary close Yours faithfully (Yours truly)?

4. Suppose (предположим, что) you want to send a fax mes­sage to a single business woman whom you know well but who is not your friend or a relative (родственница). Find a proper salutation and complimentary close for such a fax message.

IV. Write a schematic fax message to any assumed (вы­мышленный) person by using only the layout formalities, a salutation, opening phrase, closing phrase, and a compli­mentary close. His/her address is;

27 Conduit St. London W.I. UK

Lesson III

I. Remember the following words.

appeal – зд. быть обращенным

1b = librum = pound - фунт

jar – банка стеклянная

sample - образец

preserves - консервы

enc. = enclosure - приложение